Intranetin kognitiivinen ergonomia ja käytettävyys

Abstract

Opinnäytetyön aiheena on intranetin kognitiivisen ergonomian ja käytettävyyden parantaminen esihenkilötyön henkilöstöhallinnollisissa osuuksissa. Henkilöstöhallinnolliset toimet kuuluvat jokaisen esihenkilön tehtäviin tavallisten työtehtävien ohessa. Kyseessä on valtion virasto, jossa tutkittavat toimivat esihenkilöinä noin 20 henkilön yksiköissä. Opinnäyteyön hyötynä on, että paremmalla kognitiivisella ergonomialla ja käytettävyydellä voidaan parantaa sekä tehostaa esihenkilöiden työskentelyä henkilöstöhallintoon liittyvissä tehtävissä. Työn aihe nousi käytännön työelämän tarpeesta, kun esihenkilöt etsivät intranetistä tietoa henkilöstöhallinnollisiin asioihin ja kertoivat havainnoistaan esihenkilötyön kehittämisestä vastaavalle henkilölle.

Viraston esihenkilöiden strategisen henkilöstön kehittämisen asiantuntijan tarpeena oli saada intranetin henkilöstöhallinnolliseen osaan esihenkilölle kognitiivisen ergonomian ja käytettävyyden parantamiseksi kehitysideoita tietojärjestelmän näkökulmasta sekä sisällisesti. Kehitysideoitien koonnin tavoitteena ja tarkoituksena on parantaa intranetin käytettävyyttä, jotta henkilöstöhallinnollinen osa tukisi paremmin esihenkilötyöskentelyä.

Tutkimuksen tavoitteena on parantaa intranetin käytettävyyttä, kognitiivista ergonomiaa ja tehostaa tiedon hallintaa. Opinnäytetyön tarkoituksena on tutkia ja kehittää intranetin henkilöstöhallinnollisen osan kognitiivista ergonomiaa. Teoriaviitekehyksenä oli kognitiivinen ergonomia ja käytettävyys ilmiönä. Esihenkilöiden löytäessä paremmin tietoa intranetistä eli käytettävyyden parantuessa intranetin henkilöstöhallinnollisissa osioissa myös heidän kognitiivinen ergonomiansa tehostuu ja se vapauttaisi aikaa sekä energiaa muihin tehtäviin. Tehokkaampi esihenkilötyöskentely auttaa koko yksikön työskentelyn sujumista. Parempi intranetin käytettävyys ja kognitiivisen ergonomian huomioon ottaminen tekee itseohjautuvasta, valmentavalla työotteella toimivan esihenkilön hallinnollisesta työstä aivoystävällisempää parantaen työhyvinvointia.

Opinnäytetyön tutkimus toteutettiin kyselytutkimuksena tammikuun 2024 lopussa ja tutkimusotteena on kvantitatiivinen ja kvalitatiivinen tutkimus yhdessä eli monimenetelmätutkimus. Esihenkilöitä valittiin tutkimukseen eri alueilta, jotta nähtäisiin vaikuttaako virasto sijainti tai koko kokemukseen kognitiivisesta ergonomiasta ja käytettävyydestä. Saatujen kyselytutkimusten tulosten pohjalta kehittämismenetelmäksi valittiin työpaja. Työpajaan helmikuun 2024 lopulla osallistui kehittämisen asiantuntijoita ja heidän kanssansa käytiin läpi kyselyn tulokset fasilitoiden heidän ideoitaan. Kyselyn ja työpajan tuloksista tuotettiin kognitiivisen ergonomian ja käytettävyyden kehitysideoiden koonti intranetin henkilöstöhallinnollisen osuuden parantamiseksi. Koonnin parannusten toivotaan johtavan parempaan kognitiiviseen ergonomiaan ja käytettävyyteen intranetin henkilöstöhallinnollisessa osassa sekä tekevän työstä aivoystävällisempää.

The subject of the thesis is improving the cognitive ergonomics and usability of the intranet in the administrative sections managed by supervisors. Administrative tasks are part of the responsibilities of each supervisor alongside regular task management. The context is a government agency where the subjects work as supervisors in units of approximately 20 people. The benefit of the thesis is that by enhancing cognitive ergonomics and usability, the efficiency of supervisors in personnel management tasks can be improved. The topic arose from the practical need in the workplace when supervisors were seeking information on personnel management issues from the intranet and provided feedback to the person responsible for supervisory development.

The strategic personnel development specialist for the agency's supervisors needed development ideas from both a system perspective and content-wise to enhance cognitive ergonomics and usability for the intranet's personnel management section. The goal of collecting development ideas is to improve intranet usability so that the personnel management section better supports supervisor tasks.

The objective of the research is to improve intranet usability, cognitive ergonomics, and enhance knowledge management. The purpose of the thesis is to examine and improve the cognitive ergonomics of the intranet's personnel management section. The theoretical framework revolves around cognitive ergonomics and usability as phenomena. As supervisors find information more easily on the intranet, thus improving usability, their cognitive ergonomics also improves, freeing up time and energy for other tasks. More efficient supervisor work aids in the smooth operation of the entire unit. Better intranet usability and consideration of cognitive ergonomics make administrative work more brain-friendly for self-directed, coaching-oriented supervisors, enhancing well-being at work.

The research for the thesis was conducted as a survey at the end of January 2024, using both quantitative and qualitative methods, i.e., mixed methods research. Supervisors from different areas were selected for the survey to see if the agency's location or size affects their experience of cognitive ergonomics and usability. Based on the survey results, a workshop was chosen as the development method. In late February 2024, development experts participated in the workshop, where the survey results were facilitated to generate ideas. The results of the survey and workshop were compiled into development ideas for improving the cognitive ergonomics and usability of the intranet's personnel management section. It is hoped that these improvements will lead to better cognitive ergonomics and usability in the intranet's personnel management section, making the work more brain-friendly.