Toiminnanohjausjärjestelmän käyttökokemuksien kartoittaminen ja ohjeiden ylläpidon parantaminen

Abstract

Hankinta elää jatkuvassa kehitysmuutoksesta nykyaikaisessa globaalissa toimintaympäristössänsä. Moni-mutkaiset ja vaativat toimitusketjut ja -ratkaisut, sekä mahdolliset globaalit poikkeustilanteet, luovat yrityksille jatkuvaa painetta sopeutua ja keksiä uusia ratkaisuja, jotta he voisivat toteuttaa toimituslupauksensa ja palvella asiakkaitansa ja sidosryhmiään mahdollisimman onnistuneesti. Ja vaikkakin yrityksien sisäiset toimintatavat ja prosessit noudattavat yleisesti hyviksi todettuja toimintatapoja ja -periaatteita, on alati tärkeää kehittää ja uudistaa prosesseja mahdollistavia työkaluja ja niihin liittyviä järjestelmiä.

Opinnäytetyön tavoitteena oli kartoittaa Valmet Technologies Oy:n Paperit -liiketoimintalinjan hankinta-osaston käyttökokemuksia vasta käyttöön otetusta uudesta toiminnanohjausjärjestelmästä ja tämän käyttöohjeistuksista ja niiden ylläpidosta. Tutkimus toteutettiin tapaustutkimuksena, jossa kerättiin aineistoa haastatteluilla ja kyselyillä kyseiseltä hankintaosastolta. Työn päämääränä oli koota kokemuksia uuden järjestelmän käyttöönotosta ja esittää kehitysehdotuksia käyttöohjeistusten luomiseen ja ylläpitoon, jotta hankinta pystyisi hyödyntämään uutta toiminnanohjausjärjestelmää mahdollisimman tehokkaasti toimissaan.

Tutkimuksen lopputuloksena kyselykoontien myötä osastolle esitettiin yhtenäisen ohjekirjaston luomista ja sen liittämistä interaktiiviseen prosessikuvaukseen, sekä erillisen työryhmän luomista ohjeiden päivittämistä ja tarkistamista varten. Pitkän aikavälin tavoitteena on keventää toiminnanohjausjärjestelmään liittyvien ohjeiden luomis- ja päivitysprosessia. Näiden ratkaisujen avulla järjestelmän käyttö sujuvoittaisi ja helpottuisi hankintaosastolle, sillä toiminnanohjausjärjestelmän tehokas hyödyntäminen hankinnassa tarjoaa mahdollisuuden parantaa tilaushallintaa ja reagointikykyä toimitusketjuissa.