Designing open foresight : participatory trainings in developing organisational futures thinking

Abstract

Foresight views future as an open path with many alternative directions. It offers tools for organisations to prepare for risks, discover opportunities, and actively create a preferable future. Despite its wide-scale potential, foresight is often a dedicated task that remains siloed as its own, marginal function in the organisation. Bringing foresight activities closer to routine tasks, and having the entire organisation participate in future-oriented work are recommended in the development of foresight practice. To provide a solution for spreading foresight use to diverse parts of the organisation, a participative foresight training program was designed in the thesis.

The theoretical framework of the thesis builds on understanding the objectives and practice of two operations in organisations: foresight and training. The central concept of the thesis is open foresight, which signifies on an open-ended process for foresight, where broad participation with various stakeholders and environments is encouraged.

The development and experimentation of the training program was done in collaboration with a large company in Finland, using design thinking and the process of experimentation-driven innovation. At the beginning of the development process, Futures Frequency workshop model by Sitra was utilised as a base from which a new type of training was formed. Two experiments of the training were conducted, where the training materials and its framework were developed and tested in a real-life use environment. Participants of the training experiments were employees from different parts of the case company who had some or no prior experience in foresight. The training experience, perceptions on the use and benefits of foresight, and the impact and challenges after the training were evaluated with surveys.

After the development and experimentation, a Minimum Viable Product of the foresight training program was designed, and it is presented on the systemic and strategic level. The goal of the training program is to increase awareness and abilities in foresight among workers and stakeholders of different skill backgrounds. It provides a framework for organisations to develop open foresight and extend collaboration in future-oriented work. The final result outlines the training objectives, its content modules, and a program for the training workshop and webinar. It presents a perspective on discovering training participants, the training ecosystem, impact evaluation, and roadmap.

Ennakointi näkee tulevaisuuden avoimena polkuna, jolla on monia vaihtoehtoisia suuntia. Se tarjoaa työkaluja organisaatioille varautua riskeihin, löytää mahdollisuuksia ja luoda aktiivisesti toivottavaa tulevaisuutta. Laaja-alaisesta potentiaalistaan huolimatta ennakointi on usein erikoistehtävä, joka jää organisaatioissa omaksi marginaaliseksi toiminnokseen. Koko organisaation osallistumista ennakointiin ja tulevaisuuteen orientoituneen työskentelykulttuurin yhdistämistä rutiinitehtäviin suositellaan ennakoinnin kehitystyössä. Ennakoinnin vaikutuspiirin laajentamiseksi opinnäytetyössä muotoiltiin osallistava ennakoinnin koulutusohjelma.

Opinnäytetyön teoreettinen viitekehys rakentuu kahden organisaation toiminnan ymmärtämiseen: ennakoinnin ja kouluttamisen. Opinnäytetyön keskeinen käsite on avoin ennakointi, joka tarkoittaa jatkuvaa ennakointiprosessia, jossa kannustetaan laajaa osallistumista eri sidosryhmien ja ympäristöjen kanssa.

Koulutusohjelman kehitys tehtiin yhteistyössä suomalaisen suuryrityksen kanssa muotoiluajattelua ja kokeilukehittämisen prosessimallia käyttäen. Kehitysprosessin alussa hyödynnettiin Sitran Tulevaisuustaajuus-työpajamallia, josta muodostettiin uudenlainen koulutus. Koulutuksesta järjestettiin kaksi kokeilua, joissa koulutusmateriaalia ja sen runkoa testattiin todellisessa käyttöympäristössä. Koulutuskokeiluihin osallistui kohdeyrityksen työntekijöitä, joilla oli jonkin verran tai ei ollenkaan aikaisempaa kokemusta ennakoinnista. Osallistujien kokemuksia koulutuksesta, käsityksiä ennakoinnin käytöstä ja hyödyistä sekä koulutuksen jälkeisiä vaikutuksia ja haasteita arvioitiin kyselyillä.

Kehitys- ja kokeiluvaiheen jälkeen suunniteltiin ennakoinnin koulutusohjelman Minimum Viable Product, joka esittelee koulutusohjelman systeemisellä ja strategisella tasolla. Koulutusohjelman tavoitteena on lisätä ennakoinnin tietoisuutta ja kykyjä erilaisista osaamistaustoista tulevien työntekijöiden ja sidosryhmien keskuudessa. Se tarjoaa toimintamallin yrityksille kehittää avointa ennakointia ja laajentaa tulevaisuuteen suuntautunutta yhteistyötä eri tahojen välillä. Lopputulos hahmottelee koulutustavoitteet, sen sisältömoduulit sekä ohjelman koulutustyöpajalle ja -webinaarille. Se esittelee näkökulman koulutuksen osallistujien löytämiseen, sekä koulutuksen ekosysteemin, vaikutusarvioinnin ja tiekartan.