Sähköisen ohjekirjan päivitys ja parempi hyödynnettävyys

Abstract

Toiminnallisen opinnäytetyön tarkoituksena oli päivittää ja selkiyttää laitehuolto- ja takuutoimintoihin liittyvät vanhentuneet alkuperäiset ohjeet päivittäisen työn ja perehdytyksen tueksi. Työ tehtiin toimeksiantona Valmet Automation Oy Kajaanin toimipisteeseen. Kehittämistyö toteutettiin yhdessä toisten työntekijöiden kanssa. Ohjeen käyttäjäkunta on pieni, joten kaikki sitä käyttävät olivat mukana suunnittelutyössä. Tutkimusmenetelmänä käytettiin ryhmähaastattelua, jossa jokainen sai tuoda mielipiteensä ja toiveensa ilmi sekä ohjeesta keskusteltiin lähes päivittäin työn ohessa. Ohjeen päivitys oli tarpeen, koska sitä ei ollut tehty kolmeen vuoteen ohjeen ilmestymisen jälkeen ja toimintatavat ovat muuttuneet lähes täysin sinä aikana.

Teoriaosuus koostuu suurimmaksi osaksi siitä, mitä toimivan ohjekirjan luomisessa on otettava huomioon. Tärkeimpänä mainittakoon ohjeen käyttäjäkunta sekä käytettävyys. Ohjetta suunniteltaessa on mietittävä, millä tavoilla ohjeesta saadaan helposti käytettävä ja ymmärrettävä. Esimerkiksi hyperlinkeillä ja kohdekirjanmerkeillä voi helpottaa liikkumista ohjeen eri osissa, varsinkin jos ohje on pitkä. Ohjekirjan päivityksessä on perehdyttävä aiheesta jo olemassa olevaan materiaaliin, sekä käyttäjien kokemuksiin vanhasta ohjeesta.

Kehittämistyön tuloksena syntyi sähköinen ohjekirja (Word-tiedosto), jota on helppoa päivittää ja muokata tulevaisuudessa työtapojen uudistuessa. Ohjeessa käydään vaihe vaiheelta läpi, kuinka eri laitehuolto ja -takuutapaukset hoidetaan. Alkuperäisestä ohjeesta poistettiin turhat osiot ja siihen lisättiin niistä puuttuvat tiedot sekä irralliset ohjeet, joita toimintatapojen muutokset ovat tuoneet tullessaan.

Kehittämistyö rajautui lopussa koskemaan vain korjattavaksi tulevien laitteiden huolto- ja takuutapauksia, sillä toimintatavat tulevat muuttumaan lähitulevaisuudessa niin paljon, ettei koko ohjeen päivitys ollut enää järkevää. Johtopäätöksenä voidaan todeta, että ohje todella oli päivityksen tarpeessa ja uutta ohjetta oli helpompaa käyttää ja seurata. Uusi pohja on tehty muutoksia silmällä pitäen ja sitä on helppoa muokata ja päivittää. Jatkokehittämistarpeena on ohjeen päivitys loppuun, kunhan toimintatavat selkiintyvät. Jatkotutkimuksen voisi tehdä koko laitehuolto- ja takuuprosessin toimivuudesta tai siinä käytettyjen ohjelmistojen toimivuudesta.