Ketterästi oppiva tiimi? Asiantuntijatiimin toiminta- ja työtapojen kehittäminen

Abstract

Opinnäytetyön tavoitteena oli kehittää CSC – Tieteen tietotekniikan keskus Oy:n liiketoiminnan työkaluista vastaavan Business ICT Tools asiantuntijaryhmän toiminta- ja työtapoja vastaamaan entistä paremmin nykyisiin ja tuleviin ryhmälle asetettuihin vaatimuksiin ja odotuksiin. Tavoitteena oli tutkia, että miten ryhmän toimintaa voidaan kehittää suuntaan, joka tukee ryhmän tuottamien palveluiden volyymiskaalautuvuutta ja ryhmän osaamisen kehittämisen ketteryyttä. Volyymiskaalautuvuus toimii kehitystoimien taustaperiaatteena, kun taas osaamisen kehittämisen ketteryys tukee ryhmän kykyä vastata käyttäjien muuttuviin odotuksiin.

Teoreettinen viitekehys sisälsi ketterän oppimisen, oppimismallien erot, ketterä oppiminen osana johtamista ja palaute osana oppimista. Lisäksi teoriaosuudessa käsiteltiin toimivan tiimin reseptiä sisältäen ketterästi oppivan tiimin eri osa-alueet. Osaamisstrategiaa, toimintaympäristön ymmärtämisen merkitystä ja osaamisen kehittämistä nostettiin esiin tukemaan asiantuntijatiimin toimintatapojen kehitystä. Asiantuntijatiimin toiminta- ja työskentelytapoihin laajalti vaikuttavat ketterän kehityksen mallit nostettiin esiin Scrumin ja SAFen muodossa. Teoriassa raapaistiin myös IT-palveluhallinnan historiaa ja merkitystä sekä pureuduttiin tarkemmin IT-palveluhallinnan kevyeen standardiin FitSM:ään.

Tutkimusmetodiksi valittiin toimintatutkimus opinnäytetyön aiheen keskittyessä asiantuntijaryhmän toiminta- ja työtapojen kehittämiseen päivittäisen toiminnan ohella. Tutkimustoiminnan tavoite on kriittinen tiedonintressi, jolla pyritään vapautumaan väärästä tietoisuudesta ja pikemminkin tavoittelemaan käytäntöjen muuttamista rikkomalla totuttuja säännönmukaisuuksia. Kriittisen tiedonintressin tavoitteena on kehittyminen ja toimintojen muuttaminen. (Kyrö, 2001. Luku 3 Paradigma ja tieteenfilosofiset sitoumukset.)

Toimintatutkimus suoritettiin syyskuun 2023 ja toukokuun 2024 välillä. Toimintatutkimus sisälsi neljä sykliä ja toimintaiteraatiota. Tutkimuksessa kerättiin tuloksia muun muassa toimintatutkimuksen havaintojen ja reflektion muodossa, mutta myös teemahaastatteluiden sekä osallistavien kehitystyöpajojen muodossa. Merkittävimpinä lopputuloksina ja kehitysaskelina olivat vastuiden jako selkeisiin aihekokonaisuuksiin, jolla tuetaan mahdollisuuksia asiantuntijoiden osaamisen syventämiselle. Osaamisen syventämisellä taas kehitetään asiantuntijatiimin kykyä valmistautua tulevaisuuden entistä kovempiin tavoitteisiin ja odotuksiin. Lisäksi tuoteomistaja -roolin käyttöönotto tukemaan alitiimien vastuualueiden kehitystyötä ja päivittäistä työnohjaamista sekä Scrumin käyttöönoton mahdollistajana. Myös Scrumin ottaminen osaksi tiimin toiminta- ja työtapoja tukemaan työvuon hallintaa, päivittäisten tehtävien sekä kehitystehtävien priorisointia sekä näiden toteutumisen seurantaa oli merkittävä kehitysaskel.

Johtopäätöksenä toimintatutkimuksen tuloksista ja asiantuntijatiimiltä itseltään saadusta palautteesta voidaan vetää se, että kehityksen suunta on ollut oikea. Toimintatutkimus, jota opinnäytetyö käsittelee, kävi läpi neljä sykliä, mutta jatkuvakehitys mielessä pitäen kehitystä jatketaan muun muassa jatkotutkimusehdotuksien muodossa työelämälähtöisesti.

The aim of the thesis was to develop practices and procedures of expert team called Business ICT Tools at CSC – IT Center for Science Ltd to enhance team’s readiness to meet the current and future requirements and expectations set for the group. The aim is to study how group’s practices and procedures can be developed into direction that supports the volume scalability of the services the group provides and group’s competence development agility. Volume scalability acts as underlying principle for the development activities, while agility on competence development supports the group’s ability to respond to ever changing user expectations.

The theoretical framework included agile learning, the differences of learning models, agile learning as part of leading and feedback as part of learning. In addition, the theoretical part covered the recipe for a functional team, including the different aspects of an agile learning team. Competence strategy, the importance of understanding the operational environment and competence development were brought up to support the development of practices of the expert team. Practices and procedures of the expert team was highly influenced by agile methods in which Scrum and SAFe were brought up. The history and importance of IT service management was also researched, and the lightweight standard for IT service management, FitSM, was examined in more detail.

The research method chosen was action research, as the topic of the thesis focused on the development of the expert group's activities and working methods in addition to its daily activities. The objective of action research is a critical knowledge interest, which seeks to free itself from false consciousness and rather to seek to change practices by breaking established regularities. The aim of the critical knowledge interest is to develop and change practices. (Kyrö, 2001. Luku 3 Paradigma ja tieteenfilosofiset sitoumukset.)

The action research was carried out between September 2023 and May 2024. The action research included four cycles and operational iterations. The study collected results in the form of action research observations and reflections, but also in the form of thematic interviews and participatory development workshops. The most significant outcomes and developments were the allocation of responsibilities and the creation of clearer focus areas, which will support the deepening of competences to prepare the team for the tougher expectations of the future. In addition, the introduction of the role of product owner to support the development and day-to-day management of the sub-teams and as crucial role for enabling the use of Scrum. The introduction of Scrum as part of the team's way of working to support workflow management, prioritization of daily tasks and development tasks also enabling the monitoring of the completion status of these tasks were also a significant development step.

The conclusion from the results of the action research and based on feedback from the team members them selves is that the direction of the development has been right. The action research covered in this thesis went through four cycles, but in the interests of the continuous development, further development will be pursued in the form of further research proposals in work life oriented way.