Kirjaamisen kehittäminen sosiaalihuollon asumispalveluissa

Abstract

Opinnäytetyö oli työelämälähtöinen kehittämishanke, jonka tarkoituksena oli tutkia yhden sosiaalihuollon asumispalveluita tuottavan organisaation kirjaamisen nykytilaa ja tavoitteena oli tuottaa tutkimuksen pohjalta organisaatiolle konkreettinen kirjaamisen ohje. Uuden asiakastietolain myötä kirjaaminen yhdenmukaistuu ja tiedon liikkuminen mahdollistuu eri toimijoiden välillä. Tämän vuoksi laadukkaan sekä lakien ja asetusten mukaisesti tehdyn kirjaamisen hallinta on tärkeää.

Opinnäytetyössä käytettiin sekä määrällisiä että laadullisia aineistonkeruumenetelmiä. Kesällä 2023 järjestettiin kaksi ideariihi-menetelmään pohjautuvaa keskustelutilaisuutta, jossa kartoitettiin havaintoja kirjaamisesta ja ideoitiin, minkälainen kirjaamisen ohjeen tulisi olla. Tämän jälkeen hankittiin kirjaamisesta laaja teoriapohja, joka pohjautui erilaisiin tieteellisiin julkaisuihin, raportteihin sekä lainsäädäntöön. Keskusteluiden sekä teoriapohjan avulla laadittiin vuoden 2024 alussa organisaation henkilöstölle kysely, jonka avulla kartoitettiin kirjaamisen nykytilaa. Kyselyyn saatiin 71 vastausta. Kysely sisälsi sekä määrällisiä että laadullisia osioita. Analysoitujen vastausten pohjalta laadittiin organisaatiolle kirjaamisen ohje, joka lähetettiin kommentoitavaksi asiakastietojärjestelmän pääkäyttäjille ja saatujen kommenttien avulla muokattiin lopulliseen muotoonsa. Opinnäytetyön määrällinen aineisto analysoitiin tarkastelemalla lukujen asettumista suhteessa toisiinsa ja laadullinen aineisto analysoitiin sisällönanalyysin avulla.

Opinnäytetyön tärkeimpinä tuloksina havaittiin, että organisaation työntekijät kokevat kirjaamisen olevan osa heidän perustehtäväänsä ja kirjaamisen kehittäminen kiinnostaa heitä. Suurimmiksi kehittämiskohteiksi organisaatiossa koettiin kirjaamisen vähäisyys ja se, että asiakirjoihin kirjoitetut tekstit eivät ole tarpeeksi informatiivisia: ne eivät kuvaile riittävästi tehtyä työtä tai asiakkaan tilaa, toimintakykyä ja taitoja. Kehittämiskohteina nähtiin myös kielellisten ilmaisujen kehittäminen sekä tietojärjestelmän käytön hallinta. Organisaatiosta on puuttunut kattava kirjaamisen ohje ja henkilöstö ei ole ollut tietoinen siitä, mitä kaikkea kirjaamisessa olisi huomioitava. Kirjaamisen koulutusta sekä yhteistä keskustelua olisi lisättävä ja kiinnitettävä huomiota siihen, että kirjattu tieto olisi laadukasta. Myös lainsäädäntöä ja tietosuojaan liittyviä asioita tulisi kerrata.

Opinnäytetyössä tutkittu organisaation henkilöstö osasi nimetä koulutustarpeitaan ja vastauksista oli pääteltävissä, että kirjaamisen koulutusta myös halutaan. Opinnäytetyön tuotos, eli kirjaamisen ohje tulee toimimaan hyvänä pohjamateriaalina sekä nykyisten työntekijöiden koulutuksessa että uusien työntekijöiden perehdytyksessä. Tuotoksen avulla voidaan laatia koulutusmateriaaleja henkilöstön osaamisen lisäämiseksi ja syntynyttä kirjaamisen ohjetta on mahdollista hyödyntää myös muissa sosiaalihuollon organisaatioissa. Ohjeen vaikuttavuutta henkilöstön osaamisen on myöhemmin mahdollista arvioida uuden henkilöstötutkimuksen tai esimerkiksi asiakirja-analyysin avulla.