Varastolaskurobotiikan kehitysprojekti : Osuuskunta Maitosuomi
Jauhiainen, Terhi (2024)
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2024052817001
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2024052817001
Tiivistelmä
Ohjelmistorobotiikan hyödyntäminen taloushallinnon prosesseissa yleistyy jatkuvasti. Opinnäytetyössä tutkittiin, miten ohjelmistorobotiikkaa voitaisiin edelleen kehittää toimeksiantajan varastolaskuprosessissa. Tavoitteena oli löytää kehityskohtia prosessissa, jotta varastolaskujen läpimenoprosenttia saataisiin korkeammaksi.
Tutkimus toteutettiin toimintatutkimuksena, jossa yhdistettiin laadullinen ja määrällinen tutkimusmenetelmä. Tutkimuksen teoriaosuudessa käsiteltiin prosessijohtamista, ohjelmistorobotiikkaa ja ostolaskuprosessia. Teorian aineisto kerättiin alan kirjallisuudesta, artikkeleista, blogeista ja aiemmin tehdyistä tutkimuksista.
Opinnäytetyön empiirinen osuus tutki toimeksiantajayrityksen varastolaskuprosessia ja robotiikan osuutta siinä. Kehityskohtien löytämiseksi robotin toimintaa havainnoitiin. Lisäksi tietoa saatiin yrityksen taloushallinnon henkilöstöltä. Määrällistä aineistoa robotin toiminnasta saatiin toimeksiantajalta erilaisina tilastoina.
Robotti on merkittävästi vähentänyt yrityksen taloushallinnon manuaalista työtä sen jälkeen, kun se otettiin käyttöön vuonna 2022. Kuitenkin prosessissa ilmeni haasteita laskujen läpimenossa, esimerkiksi poikkeamien vuoksi ostotilausten ja laskujen loppusummien välillä. Tutkimuksessa selvisi, että jos robotti kykenisi käsittelemään ostotilauksia tilaus- tai rivikohtaisesti ja tunnistamaan poikkeamakohdat, manuaalinen työ vähenisi, työaikaa säästyisi ja läpimenoprosentti paranisi. Tutkimuksessa ilmeni myös, että tavarantoimittajakohtainen läpimenoprosentin mittaaminen edesauttaisi usein ilmenevien ongelmien havainnointia. The utilization of robotic process automation in financial administration processes is continuously increasing. The purpose of the thesis was to investigate how robotic process automation could be further developed in the commissioners purchase invoice process and to increase the approval rate of invoices.
The study was executed combining qualitative and quantitative research methods. In the theoretical part of the study examined process management, robotic process automation and purchace invoice process. The material used in the theory section was collected from literature, current articles and blogs and previous research on the topic.
The empirical part of the study examined the purchase invoice process of the commissioner and the role of robotics within it. In order to identify areas for improvement, the operation of the robot was observed. Additionally the finance department staff of the company provided information on the robot's operation. The commissioner provided statistics on the operation of the robot.
The robot has significantly reduced manual work in the company's finance department since its implementation in 2022. However, challenges were encountered in the invoicing process, such as discrepancies between the final totals of purchase orders and invoices. The robot could be taught to recognize purchase orders causing errors. This would result in a decrease in manual work, saving time, and improving the throughput rate.
Tutkimus toteutettiin toimintatutkimuksena, jossa yhdistettiin laadullinen ja määrällinen tutkimusmenetelmä. Tutkimuksen teoriaosuudessa käsiteltiin prosessijohtamista, ohjelmistorobotiikkaa ja ostolaskuprosessia. Teorian aineisto kerättiin alan kirjallisuudesta, artikkeleista, blogeista ja aiemmin tehdyistä tutkimuksista.
Opinnäytetyön empiirinen osuus tutki toimeksiantajayrityksen varastolaskuprosessia ja robotiikan osuutta siinä. Kehityskohtien löytämiseksi robotin toimintaa havainnoitiin. Lisäksi tietoa saatiin yrityksen taloushallinnon henkilöstöltä. Määrällistä aineistoa robotin toiminnasta saatiin toimeksiantajalta erilaisina tilastoina.
Robotti on merkittävästi vähentänyt yrityksen taloushallinnon manuaalista työtä sen jälkeen, kun se otettiin käyttöön vuonna 2022. Kuitenkin prosessissa ilmeni haasteita laskujen läpimenossa, esimerkiksi poikkeamien vuoksi ostotilausten ja laskujen loppusummien välillä. Tutkimuksessa selvisi, että jos robotti kykenisi käsittelemään ostotilauksia tilaus- tai rivikohtaisesti ja tunnistamaan poikkeamakohdat, manuaalinen työ vähenisi, työaikaa säästyisi ja läpimenoprosentti paranisi. Tutkimuksessa ilmeni myös, että tavarantoimittajakohtainen läpimenoprosentin mittaaminen edesauttaisi usein ilmenevien ongelmien havainnointia.
The study was executed combining qualitative and quantitative research methods. In the theoretical part of the study examined process management, robotic process automation and purchace invoice process. The material used in the theory section was collected from literature, current articles and blogs and previous research on the topic.
The empirical part of the study examined the purchase invoice process of the commissioner and the role of robotics within it. In order to identify areas for improvement, the operation of the robot was observed. Additionally the finance department staff of the company provided information on the robot's operation. The commissioner provided statistics on the operation of the robot.
The robot has significantly reduced manual work in the company's finance department since its implementation in 2022. However, challenges were encountered in the invoicing process, such as discrepancies between the final totals of purchase orders and invoices. The robot could be taught to recognize purchase orders causing errors. This would result in a decrease in manual work, saving time, and improving the throughput rate.