Google Appsin hyödyt ja haitat yrityksessä

Abstract

Tämän tutkimuksellisen opinnäytetyön aiheena on tutkia Googlen yrityksille suunnatun Google Apps – paketin hyötyjä ja haittoja grafiikka-alan yrityksen käytössä. Paketti on laajassa käytössä yrityksen jokapäiväisessä viestinnässä. Työn tarkoituksena on tarkastella, täyttääkö Google Apps tehtävänsä yrityksen liiketoiminnassa. Google Apps on Googlen tarjoama ohjelmistopaketti, joka mahdollistaa toimistosovellusten käytön liikkuvassa ympäristössä.

Kohdeyritys on suuri kansainvälinen korporaatio, mutta tässä opinnäytetyössä keskitytään pelkästään korporaation Suomen toimiston toimintaan. Google Apps on ollut käytössä yrityksellä jo muutamia vuosia. Sen käytöstä, sekä vahvuuksista ja heikkouksista päätettiin tehdä selvitys. Selvityksessä käydään myös läpi uhkia ja mahdollisuuksia.

Opinnäytetyö on toteutettu laadullisella tutkimusmenetelmällä ja tutkimusstrategiaksi valittiin tapaustutkimus. Aineisto tähän tapaustutkimukseen on hankittu haastattelemalla yrityksen työntekijöitä puhelimen ja sähköpostin välityksellä. Haastattelut litteroitiin ja tuloksia analysoitiin nelikenttäanalyysin avulla.

Haastatteluista saatujen tietojen jälkeen on voitu tehdä johtopäätös, että Google Appsin käyttöönotto on hyödyttänyt yrityksen toimintaa. Sen käyttöönotto on koettu positiiviseksi. Myös selviä haittoja on havaittu käytössä vain vähän. Ohjelmistopaketti jättää myös tilaa toiminnan kehittämiselle ja sen ominaisuuksista on mahdollista hyötyä vielä enemmän.

This thesis studies the advantages and disadvantages of Google Apps in the use of a graphics company. Google Apps is being used on a daily basis for communication in the company. The goal of this thesis is to study whether Google Apps succeeds in delivering its purpose in the business use of the target company. Google Apps is a software package that enables different office tools to be used in a mobile environment.

The target company is a multinational corporation, but this study focuses only on the Finnish branch of it. Google Apps has been in use for a few years already, but now it was decided to make a more analyzed description of its advantages and disadvantages. The thesis also examines the possible threats and opportunities of its use.

The study follows a qualitative methodology. It underlines a case study of one particular target company. The data was collected through semi-structured interviews via e-mail and telephone. The interviews were transcribed and the data was analyzed by using SWOT-analyzing method.

The interviews lead into a conclusion that the utilization of Google Apps software package has been successful in the company. Its effect on the means of internal communications has been positive and there have been only a few obvious disadvantages. The studied software also enables further internal development and utilization.