HR-järjestelmän kehittäminen esihenkilöille käyttäjäkeskeisiä menetelmiä hyödyntäen

Abstract

Digitaalisten palveluiden yleistyessä sähköisistä HR-järjestelmistä on tullut arkipäivän työväline esihenkilötyössä. Käyttäjäystävällisten palveluiden valloittaessa markkinoita, käyttäjät osaavat entistä paremmin vaatia järjestelmiltä hyvää käytettävyyttä ja käyttäjäkokemusta. Kilpailluilla markkinoilla ei riitä, että järjestelmä mahdollistaa tehtävien suorittamisen. Käyttäjät haluavat, että järjestelmän käyttäminen on myös miellyttävää ja tehokasta.

Tämän opinnäytetyön toimeksiantajana toimi yksi Suomen suurimmista HR- ja palkkahallinnon palveluita tarjoavista yrityksistä. Toimeksiantajalla oli käynnissä laaja järjestelmien uudistamiseen ja kehittämiseen tähtäävä projekti, johon työ liittyi. Työn tavoitteena oli selvittää käyttäjäkeskeisiä menetelmiä hyödyntäen, minkälaisia tarpeita esihenkilökäyttäjillä on HR-järjestelmien käyttäjinä. Tarkoituksena oli hankkia ymmärrystä esihenkilökäyttäjistä, siitä miten esihenkilöt käyttävät nykyistä järjestelmää, minkälaisia haasteita järjestelmän käyttöön liittyy ja miten käyttäjäkokemusta ja käytettävyyttä voitaisiin kyseisen käyttäjäryhmän näkökulmasta kehittää.

Opinnäytetyössä käydään läpi käyttäjäkeskeisen suunnittelun, käytettävyyden, käyttäjäkokemuksen ja käyttöliittymäsuunnittelun käsitteitä. Nämä käsitteet ja menetelmät auttavat ymmärtämään miten käyttäjäystävällisiä järjestelmiä voidaan suunnitella järjestelmällisesti ja tutkimusta hyödyntäen. Opinnäytetyössä esitellyn kehittämistehtävän prosessi noudatteli käyttäjäkeskeisen suunnittelun prosessia.

Kehittämistehtävää varten toteutettu tutkimus tehtiin laadullisena tapaustutkimuksena. Tapaustutkimuksen avulla oli mahdollista perehtyä tutkittavaan ilmiöön mahdollisimman yksityiskohtaisesti. Tutkimuksen kohteena olivat tietyn HR-järjestelmän esihenkilöinä toimivat käyttäjät. Aineistoa hankittiin sähköisen käyttäjäkyselyn, olemassa olevien asiakaspalautteiden sekä puolistrukturoitujen haastattelujen avulla. Aineiston analysoinnissa menetelmänä käytettiin laadullista sisällönanalyysiä. Käyttäjäkyselystä saatiin myös määrällisiä vastauksia, joita analysoitiin ristiintaulukoinnin avulla.

Tutkimuksen kautta saadun tiedon perusteella laadittiin neljä esihenkilöpersoonaa, jotka kuvaavat erilaisia käyttäjiä. Persoonille laadittiin toimintatarinat kuvaamaan tyypillisiä käyttötilanteita ja niissä ilmeneviä haasteita. Lisäksi suunnittelun tueksi luotiin asiakasarvokartta. Toimeksiantajalle laadittiin kehitysideadokumentti, jossa kehitysideoita esiteltiin käyttöliittymäprototyyppikuvien ja käyttötarinoiden kautta. Prototyyppien avulla toteutettiin käytettävyystestaukset, joista saadut havainnot liitettiin kehitysideadokumenttiin.

Opinnäytetyön tuloksia voivat hyödyntää HR-järjestelmien suunnittelun ja tuotekehityksen parissa työskentelevät asiantuntijat. Opinnäytetyössä esitellään yksi tapa toteuttaa käyttäjäkeskeinen kehittämisprosessi ensimmäiseen käytettävyystestausvaiheeseen saakka. Lisäksi työssä esitellään miten järjestelmiä tulisi kehittää esihenkilöt huomioiden. Ymmärryksen lisäämiseksi tarvitaan jatkossa lisää tutkimusta ja vertailua erilaisten järjestelmien kesken.