Toiminimiyrittäjän tarpeet ja älykkäät kirjanpitojärjestelmät: Case-tutkimus

Abstract

Tämän opinnäytetyön laadullisen tapaustutkimuksen tarkoituksena oli tutkia, kuinka toimeksiantajayritys LEV Wood Design oli hoitanut ja järjestänyt yrityksensä kirjanpidon ja ulkoisen laskentatoimen. Tavoitteena oli mikroyrityksen kirjanpidon kehittäminen ja taloushallinnon ohjelmiston hankinta. Lisäksi selvitettiin, kuinka kirjanpito-ohjelmistot parantavat toiminimiyrittäjien taloushallintoa verrattuna perinteiseen Excel-pohjaiseen kirjanpitoon.

Työ rajattiin käsittelemään lakisääteistä kirjanpitoa ja ulkoista laskentatoimea. Tämän opinnäytetyön tietoperustan keskeisiä käsitteitä ja teorioita ovat kirjanpitolaki, taloushallinnon järjestäminen, audit trail, kirjanpitoaineiston arkistointi, tilinpäätös ja lakisääteinen raportointi, toiminimen verotus ja veroilmoitukset sekä digitaalinen ja älykäs taloushallinto. Kirjanpitolaki määrittelee, että kirjanpitovelvollisten on noudatettava hyvää kirjanpitotapaa. Audit trail varmistaa kirjanpidon virheettömyyden, ja taloushallinnon järjestäminen kattaa kirjanpidon prosessien tehostamisen.

Digitaalinen taloushallinto tarkoittaa taloushallinnon prosessien ja tietovirtojen siirtämistä digitaaliseen muotoon ja niiden automatisointia, mikä vähentää manuaalista paperityötä ja tehostaa tietojen käsittelyä. Älykäs taloushallinto hyödyntää kehittynyttä teknologiaa, kuten automaatiota ja tekoälyä, jotka voivat ennakoida ja ratkaista ongelmia sekä parantaa taloushallinnon tehokkuutta. Tämä mahdollistaa taloushallinnon ammattilaisten keskittymisen strategisempiin tehtäviin ja parantaa yrityksen taloudellisen raportoinnin laatua.

Tutkimus toteutettiin laadullisena tapaustutkimuksena. Toimeksiantajaa haastateltiin, ja analyysissä käytettiin teorialähtöisen tutkimuksen keinoja. Kirjanpito-ohjelmistoja vertailtiin niiden ominaisuuksien perusteella vertailevan analyysin menetelmillä. Oletuksena oli, että teknologian käyttö voi vähentää manuaalista syöttöä ja parantaa taloudellisen raportoinnin laatua.

Tulokset osoittivat, että kirjanpito-ohjelmistot tarjoavat tehokkaita välineitä taloushallinnon järjestämiseen, pienentävät virhemarginaalia ja vapauttavat yrittäjän aikaa muille tehtäville. Ohjelmistot myös parantavat tietoturvaa ja tekevät taloudellisesta raportoinnista ammattimaisempaa. Tämän tapaustutkimuksen tuloksena suositellaan toimeksiantajayritystä ottamaan käyttöön kirjanpito-ohjelmisto, joka tarjoaa monipuolisia toimintoja ja parempaa tietoturvaa verrattuna Excel-taulukoihin.

Tutkimus osoitti, että useat mikroyrittäjät voisivat hyötyä kohdennetusta taloushallinnon opastuksesta. Työstä on hyötyä työelämälle ja toimeksiantajalle, koska se tarjoaa konkreettisia suosituksia taloushallinnon parantamiseksi ja kirjanpito-ohjelmiston käyttöönotosta. Jatkotutkimusmahdollisuutena voisi olla laajempi tutkimus eri taloushallinnon ohjelmistojen vaikutuksista eri toimialojen mikroyrityksiin. Kehittämismahdollisuutena olisi myös tutkia tarkemmin, kuinka älykkäiden taloushallintojärjestelmien käyttö voisi tehostaa kirjanpitoa ja ulkoista laskentatoimea.

The purpose of this qualitative case study thesis was to investigate how the client company, LEV Wood Design, had managed and organized its accounting and financial accounting. The aim was to improve the accounting of the micro-enterprise and to acquire financial management software. The study also explored how accounting software improves financial management for sole proprietors compared to traditional Excel-based accounting.

The study was limited to statutory accounting and financial accounting. The key concepts and theories in the theoretical framework of this thesis include accounting law, financial management organization, audit trail, archival of accounting material, financial statements and statutory reporting, taxation and tax returns for sole proprietors, and digital and intelligent financial management. Accounting law defines that those subject to accounting must comply with good accounting practices. The audit trail ensures the accuracy of accounting, and the organization of financial management covers the streamlining of accounting processes.

Digital financial management refers to the digitization and automation of financial management processes and information flows, reducing manual paperwork and enhancing data processing efficiency. Intelligent financial management utilizes advanced technologies such as automation and artificial intelligence to anticipate and solve problems and improve the efficiency of financial management. This enables financial professionals to focus on more strategic tasks and improves the quality of financial reporting.

The study was conducted as a qualitative case study. The client was interviewed, and the analysis used theory-driven research methods. Financial management software was compared based on its features using comparative analysis methods. The assumption was that the use of technology could reduce manual data entry and improve the quality of financial reporting.

The results showed that accounting software provides effective tools for organizing financial management, reduces error margins, and frees the entrepreneur's time for other tasks. The software also improves data security and makes financial reporting more professional. Based on this case study, it is recommended that the company adopts accounting software that offers diverse functions and better data security compared to Excel spreadsheets.

The study indicated that many micro-entrepreneurs could benefit from targeted financial management guidance. The work is beneficial for the industry and the client because it provides concrete recommendations for improving financial management and adopting accounting software. Further research could explore the impact of different financial management software on micro-enterprises in various industries. Additionally, examining how the use of intelligent financial management systems could further enhance accounting and external financial accounting would be a valuable development opportunity.