Henkilöstölähtöinen tulevaisuustyö : toimintamalli LiveCoFutures ja mallipohja Co-Sight

Abstract

Opinnäytetyön tarkoitus on tunnistaa organisaation henkilöstölähtöisen tulevaisuustyön lähtökohdat, sekä selvittää miten henkilöstön osallisuutta tulevaisuustyössä voidaan kehittää ja mitä henkilöstön osallisuudella voidaan saavuttaa. Kohdeorganisaatioon liittyvänä tavoitteena on kasvattaa Live-säätiön tulevaisuusvalmiutta ja tulevaisuuskestävyyttä. Tähän pyritään vahvistamalla henkilöstön tulevaisuustietoisuutta osana strategisen ennakoinnin ja tulevaisuuslähtöisen muotoilun kokonaisuutta. Laajemmin työelämää kehittävänä tavoitteena on tukea erilaisia organisaatioita kehittämään henkilöstön osallisuutta tulevaisuustyössä ja näin kasvattamaan omaa tulevaisuusvalmiuttaan ja tulevaisuuskestävyyttään.

Henkilöstölähtöisen tulevaisuustyön tietoperusta koostuu kolmesta ulottuvuudesta. Ennakoinnin ja muotoilun yhdistäminen nähdään oleellisena tulevaisuuden aktiivisen muotoilun mahdollistajana. Osallisuus ja sen tukeminen on työn merkityksellinen ja läpileikkaava teema. Organisaation tulevaisuusvalmiutta ja tulevaisuuskestävyyttä rakentamaan tarvitaan kyvykkyyksien ja strategisen toiminnan kehittämistä, sekä viitekehyksiä, prosessimalleja ja mittareita toiminnan suunnittelulle, kehittämiselle ja arvioimiselle.

Opinnäytetyö on monimenetelmällinen tapaustutkimus. Tapaustutkimuksen ensimmäinen osa tutki ja kehitti Live-säätiön henkilöstölähtöisen tulevaisuustyön vuoden kestoista pilottia. Opinnäytetyöntekijä oli mukana fasilitoimassa ja muotoilemassa pilottia. Tutkimus- ja kehittämismenetelmiä olivat kaksiosainen puolistrukturoitu haastattelu, kvantitatiivista ja kvalitatiivista tutkimusta yhdistävä kysely, osallistuva havainnointi, muotoilu ja ennakoinnin menetelmät. Tapaustutkimuksen toinen osa oli benchmarking-tutkimus, joka tutki kahdeksan organisaation henkilöstölähtöisen tulevaisuustyön parhaita käytäntöjä. Menetelminä oli puolistrukturoitu haastattelu ja benchmarking-analyysi.

Tuloksista nousi systemaattisen osallistavan ennakoinnin ja muotoilun positiivinen yhteys erityisesti organisaation innovaatiokyvykkyyteen. Tuotettujen tulevaisuuskuvien moniäänisyydestä hyötyvät osallistujat ja organisaatio, joka saa systeemistä näkemystä toimintaympäristöstä. Keskeiseksi nousi myös tuotetun tiedon ja kehittyneen osaamisen hyödyntäminen organisaation päätöksenteossa, muotoilussa ja arjen johtamisessa ja kehittämisessä. Tulevaisuustyötä on johdettava strategiasta, sen on oltava aikataulutettua sekä vastuu-alueiden jaettuja.

Kehittämistehtävän tuotokset ovat syntyneet tutkimus- ja kehittämishankkeen johtopäätöksinä. Ensimmäisenä kehittämistehtävänä tuotettiin tulevaisuustyön toimintamalli LiveCoFutures, joka on suositus Live-säätiön henkilöstölähtöisen tulevaisuustyön kehittämisen tueksi. Toisena tuotettiin henkilöstölähtöisen tulevaisuustyön mallipohja Co-Sight. Se on laajasti työelämän käyttöön suunniteltu mallipohja, joka tukee henkilöstölähtöisen tulevaisuustyön suunnittelua ja toteuttamista erilaisissa organisaatioissa.

Mallit tukevat toiminnan osien jäsentämistä ja toiminnan ja kyvykkyyksien kehittämistä. Co-Sight mallipohjan saa maksutta käyttöön organisaatiolleen Canva-verkkotyökalusta (linkki työssä). Opinnäytetyössä huolehdittiin luotettavuudesta ja eettisyydestä. Jatkotutkimuksen aiheita ovat esimerkiksi sidosryhmien laajemman osallisuuden kehittäminen ja toiminnan kiinnittäminen Co-Sight malliin.

The purpose of this thesis is to identify the basis of employee-driven strategic foresight and futures design and to examine how employee participation can be developed and what can be achieved with it. The first objective of the thesis is to increase futures preparedness and fitness in the case study organization Live Foundation. This is pursued by strengthening employee futures consciousness, a component of strategic foresight and futures design functions. The broader objective of the thesis is to support many different organizations to develop employee participation in strategic foresight and futures design, resulting in increased futures preparedness and fitness.

The theoretical framework of employee-driven strategic foresight and futures design consists of three dimensions. The combination of foresight and design is considered fundamental to the approach of actively designing the futures. Supporting participation is the meaningful and encompassing theme of the thesis. Organizational futures preparedness and fitness builds on developing capabilities and strategic action, and having suitable frameworks, processes and measuring tools for planning, developing and assessing the whole.

The thesis is a case study with various methods. In the first part of the case study, Live Foundation’s pilot project on employee-driven strategic foresight and futures design was researched and developed. The writer of this thesis took part in facilitating and designing the pilot project. The research and development methods were a two-part half-structured interview, a survey combining quantitative and qualitative research, participant observation, design, and foresight methods. The second part of the case study was benchmarking the best practice of employee-driven strategic foresight and futures design of eight organizations. The methods used were half-structured interview and benchmarking analysis.

The study showed that systematic participatory foresight and design is positively connected especially to organizational innovation capacity. Diverse futures images benefit both participants and the organization that gains systemic understanding of the operating environment. Applying the produced knowledge and gained understanding in organizational decision making, design and daily management and development was also found crucial. Strategic foresight and futures design should be managed from strategy, the action should be scheduled, and responsibilities assigned.

Two developing tools were designed based on the findings and the conclusions of the study. The first tool is the operating model LiveCoFutures, a recommendation supporting the developing of employee-driven strategic foresight and futures design in Live Foundation. The second tool is the Co-Sight model canvas, that supports development and execution of employee-driven strategic foresight and futures design in various organizations.

The two models support identifying the areas of operation and help to develop the functions and capabilities needed. The Co-Sight model canvas can be brought into use free of charge in Canva-creation tool (link in thesis). Further research could for example be conducted in developing broader stakeholder participation and attaching the activity to the Co-Sight model.