Taloushallinnon tehtävien tehostaminen hallitusti tietojärjestelmän avulla

Abstract

Tämän opinnäytetyön aiheena on taloushallinnon tietojärjestelmän käyttöönottoprojektin suorittaminen hallitusti. Tavoitteena on tehostaa toimeksiantoyrityksen taloushallinnon rutiinitoimenpiteitä sähköisen taloushallintojärjestelmän avulla, jotta yrittäjälle jää enemmän aikaa keskittyä ydinosaamiseensa. Opinnäytetyö keskittyy selvittämään, miten tietojärjestelmä otetaan käyttöön onnistuneesti ja mitä asioita projektissa tulee ottaa huomioon pienen yrityksen näkökulmasta. Projektin tarkoitus on luoda yritykselle taloushallinnon tietojärjestelmä, joka palvelee yrittäjän tarpeita mahdollisimman hyvin.

Työn teoriaosuus käsittelee tietojärjestelmiä ja niiden hankintaa, sähköisen taloushallinnon mahdollisuuksien ja lakien vaikutusta käyttöönottoprojektiin ja riskitekijöitä, jotka vaikuttavat projektin onnistumiseen. Käyttöönoton onnistumista arvioitiin osallistuvan havainnoinnin ja yrittäjälle toteutetun avoimen haastattelun perusteella.

Käyttöönotto toteutettiin lopulta onnistuneesti, vaikka projektin aikana ilmeni ongelmia. Ongelmat liittyivät teknisiin ratkaisuihin, käyttökoulutukseen, aikataulun venymiseen ja tavoiteanalyysin puutteelliseen hyödyntämiseen. Käyttöönottoprojektien onnistumisen kannalta on tärkeää tiedostaa yleisimmät riskitekijät ja osata varautua niihin. Lisäksi havaittiin, että projektin tavoitteet saavutetaan paremmin, jos yrityksen tavoitteet tietojärjestelmästä on määritelty huolellisesti ja ne on huomioitu ohjelmistoratkaisua valitessa.

The subject of this bachelor's thesis was a controlled introduction of a financial management information system. The aim of the thesis is to improve the case organization’s main operations in the area of electronic financial administration. The main purpose is to find out how a financial management system can be brought into use successfully and which aspects should be considered from a perspective of a small business. The aim of the project is to create a functioning financial management information system that serves the needs of the entrepreneur.

The theoretical framework of the thesis discusses purchasing information systems and how the opportunities of the electronic financial administration, laws and the risk factors are influencing the success of the project. The introduction was evaluated by using both participant observation and interviewing the case organization.

The introduction was eventually successfully executed though there were problems during the project. Problems concerned the technical solutions, lack of software trainer’s education skills, schedule slipping and inadequate exploitation of the target analysis. It is important for the introduction project to recognise most common risk factors and to be prepared for them. As a result of this thesis it was found that when the company's needs for the information system are met properly, targets of the project and the right program solutions are easier to achieve.