Toimistorakennuksen lukitusturvallisuuden muutosten vahvuudet ja kehityskohteet käyttäjien ja aulapalvelun näkökulmasta

Abstract

Tämä opinnäytetyö on kehittämistyö, jonka tavoitteena oli tuottaa toimeksiantajalle mahdollisimman kattava materiaali kesällä 2024 toteutettavan lukitusmuutoksen sujuvaksi toteuttamiseksi. Työn tarkoituksena oli kehittää Toimistorakennuksen fyysistä turvallisuutta lukitusmuutoksen avulla. Työ toteutettiin yhteistyössä Tampereen Palvelukiinteistöt Oy:n kanssa, heidän tarpeidensa mukaisesti koskemaan jo ennalta sovittua lukitusmuutosta. Kehittämistehtävä rajattiin koskemaan käyttäjiä ja aulapalvelua, joiden jokapäiväiseen toimintaan tuleva lukitusmuutos oleellisesti vaikuttaa. Työssä keskityttiin vain valittuun lukitusjärjestelmään, ja muut mahdolliset lukitusvaihtoehdot jätettiin työstä pois.

Työn tietoperusta pohjautui menetelmäkirjallisuuteen ja jo olemassa olevaan tietoon lukitusturvallisuudesta. Tärkeimpinä lähteinä työssä käytettiin muun muassa Finanssialan Keskusliiton tarjoamia ohjeistuksia, standardeja, sekä lukitusliikkeiden tarjoamia tietoa. Opinnäytetyö oli tutkimuksellinen kehittämistyö, ja siinä käytettiin laadullisia kehittämismenetelmiä. Tiedonkeruumenetelminä käytettiin puolistrukturoitua haastattelua ja kyselyä, jossa oli suljettuja ja avoimia kysymyksiä. Haastatteluista saatu tallennettu videoaineisto ja transkriptio litteroitiin, ja analysoitiin teemoittelemalla. Myös kyselystä saadut tulokset analysoitiin teemoittelemalla.

Aulapalvelijoiden haastatteluihin osallistui kolme Toimistorakennuksessa satunnaisesti työskentelevää vartijaa, jotka kokivat nykyisen lukitusjärjestelmän ja kulunvalvontajärjestelmän poistumisen pääosin negatiivisesti. Huolta aiheutti erityisesti siitä mahdollisesti aiheutuvat lisätehtävät ja vartiointikierrokset, joiden sisällyttäminen kiireisiin työpäiviin koettiin haastavaksi. Uusi selkeämpi ja entistä turvallisempi lukitusjärjestelmä koettiin kuitenkin kaivattuna ratkaisuna. Kysely lähetettiin yhteensä 103 käyttäjälle, ja suurin osa vastaajista koki nykyisen lukitusjärjestelmän toimivana, mutta kehittämiskohteina nähtiin erityisesti kulkutunnisteiden tilaaminen ja toimitus. Osa avoimeen kysymykseen saaduista vastauksista ei liittynyt kysyttyyn, ja vain muutama jätti siihen täysin vastaamatta.

Lukitusalan ohjeistusten, riskienarvioinnin sekä toteutuneiden haastattelujen ja kyselyn perusteella voidaan sanoa, että Toimistorakennuksen lukitusjärjestelmän muutos on erittäin ajankohtainen ja toivottu uudistus. Kehittämistyön avulla saatiin selvitettyä selkeästi niin lukitusjärjestelmän vahvuudet kuin kehittämiskohteet. Näiden tietojen avulla toimeksiantajalle saatiin esitettyä lukitusjärjestelmiä ja lukitusmuutosta koskevat vahvuudet ja kehittämiskohteet, joiden avulla lukitusjärjestelmän muutos saadaan suoritettua mahdollisimman tehokkaasti. Kehittämisehdotuksina on erityisesti avainten tilaamiseen ja toimitukseen liittyvä selkeä ohjeistus ja toimintatapa, sekä aulapalvelun käytössä olevien järjestelmien ja käytänteiden riittävyyden varmistaminen.

The objective of this bachelor’s thesis was to produce the most comprehensive material for the client for the smooth implementation of the locking system change. The purpose of this thesis was to develop the physical security of the office building by changing the locking system. This thesis was commissioned by Tampereen Palvelukiinteistöt Oy, and the thesis focused on their previous decision of the upcoming locking system.

The theoretical framework of the thesis was based on methodological literature, research on the subject, other sources including guidelines and standards from the Federation of Finnish Financial Services and Finnish Standards and other sources such as lock companies. The thesis was conducted as a functional development project in which qualitative development methods were implemented, such as semi-structured interviews and surveys with closed and open-ended questions. Both the survey and interview recordings and transcriptions were analyzed thematically.

The interviews were conducted with three security guards who work in the office building occasionally, and their views on the topic were mostly negative, especially on the planned removal of the access control system. This caused concerns about possible additional tasks. On the other hand, the interviewees saw that a new and more secure lock system is a well-needed solution, and the new improved key management system will increase security. The survey indicated that the current lock system is functional, and the access control tags are easy to use. However, it was clear that there were multiple problems and need for development within the process of ordering and delivering new access tags. It was noted that some of the open-ended responses were irrelevant, and only a few were left unanswered.

Based on the theoretical framework, completed risk assessment, and the results from the interviews and survey, it is clear that the lock system change is a timely and desired update. The thesis clarified both strengths and areas for future development, providing the commissioner with clear recommendations on how to improve and ensure uninterrupted access and use of systems as well as practices in use by receptionists.