Kehitystoiminnan vaikutus hakemuskäsittelyn tehokkuuteen Työllisyysrahastossa
Bergman, Anna (2024)
Bergman, Anna
2024
All rights reserved. This publication is copyrighted. You may download, display and print it for Your own personal use. Commercial use is prohibited.
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2024061823680
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2024061823680
Tiivistelmä
Tässä opinnäytetyössä oli tavoitteena kehittää keinoja Työllisyysrahaston aikuiskoulutustuen hakemuskäsittelyn sujuvoittamiseksi ja tehostamiseksi. Työssä keskityttiin erityisesti aikuiskoulutustuen hakemuskäsittelyn työprosessien muutosten ja automaation vaikutuksiin hakemuskäsittelyssä. Työn tavoitteena oli tuottaa tietoa Työllisyysrahastossa tehdyn kehitystyön tuloksellisuudesta ja siihen vaikuttavista tekijöistä. Tarkoituksena oli selvittää, miten toimeksiantajan tekemät järjestelmä- ja prosessikehityksen muutokset vaikuttivat käsittelytyön tuloksellisuuteen ajanjaksolla 1.1.2022 – 31.12.2023. Yleisemmällä tasolla pyrkimyksenä oli hahmottaa, miten jatkuvan kehittämisen malli vaikutti työntekijöiden tehokkuuteen.
Kehittämistyö tehtiin opinnäytetyön tekijän työnantajalle, Työllisyysrahastolle, jonka yhtenä tehtävänä on myöntää aikuiskoulutusetuuksia Suomessa asuville työssä käyville aikuisopiskelijoille. Kehittämistehtävä nousi tarpeesta löytää keinoja parantaa hakemuskäsittelyä tekevien työntekijöiden tehokkuutta ja pienentää työntekijöiden välisiä eroja tuloksellisuudessa. Kohdeorganisaatiota ja kehitystoiminnan vaikutuksia tarkasteltiin julkishallinnon digitalisaation ja ketterän kehittämisen näkökulmasta. Työntekijän kokemusta ja toimintaa jatkuvan muutoksen keskellä puolestaan sosiaalisten normien, ryhmäpaineen ja päätöksenteon sujuvuuden teorioiden kautta.
Opinnäytetyössä käytettiin Työllisyysrahaston omaa tilastotietoa etuuspalvelun työsuoritteiden kehittymisestä ryhmätasolla. Kerättyyn tutkimustietoon perustuen ja osana etuuspalvelun muuta kehitystoimintaa suunniteltiin interventio, jolla pyrittiin vaikuttamaan myönteisesti työn tekemisen tehokkuuteen. Pilottijakson vaikutuksia tutkittiin suhteessa rekisteriaineistosta parittaisesti poimittuun vertailuryhmään ja tuloksia arvioitiin difference-in-difference menetelmällä. Interventioon osallistuneille tehtiin suppea kysely, jolla haluttiin kartoittaa heidän näkemyksiään pienryhmässä työskentelystä.
Intervention vaikutukset olivat mitattavissa kokeilun keston ajan. Ryhmän päätösmäärät kasvoivat tuolla ajalla merkittävästi. Lisäksi työntekijät kokivat mielekkääksi mahdollisuuden keskittyä yhteen tiettyyn työtehtävään pitkäaikaisesti. Kerätyn aineiston pohjalta ohjelmistokehityksen vaikutuksia ensihakemusten päätösmääriin ei voitu arvioida, sillä tehdyt muutokset vaikuttivat pääosin epäsuorasti kyseisen hakemustyypin käsittelyyn. Prosessimuutoksien vaikutus työn järjestelyihin jäi myös epäselväksi muiden muuttujien takia.
Työllisyysrahaston aikuiskoulutusetuuksissa käynnissä olleen jatkuvan kehittämisen mallin myötä erityisesti työprosessit ovat muuttuneet paljon vuosien 2022 ja 2023 aikana. Pienryhmätyöskentelyllä ja tehtävien eriyttämisellä voi olla positiivinen vaikutus myös hakemuskäsittelyn tehokkuuteen. Ryhmäpaineella ja keskinäisellä viestinnällä voidaan vähentää työssä vitkuttelua. Lisäksi aktiivisesti toimiva ryhmä voi toimia itsekurin välineenä työntekijöille, joilla on taipumusta viivyttelyyn tai tehtävien lykkäämiseen.
Kehittämistyö tehtiin opinnäytetyön tekijän työnantajalle, Työllisyysrahastolle, jonka yhtenä tehtävänä on myöntää aikuiskoulutusetuuksia Suomessa asuville työssä käyville aikuisopiskelijoille. Kehittämistehtävä nousi tarpeesta löytää keinoja parantaa hakemuskäsittelyä tekevien työntekijöiden tehokkuutta ja pienentää työntekijöiden välisiä eroja tuloksellisuudessa. Kohdeorganisaatiota ja kehitystoiminnan vaikutuksia tarkasteltiin julkishallinnon digitalisaation ja ketterän kehittämisen näkökulmasta. Työntekijän kokemusta ja toimintaa jatkuvan muutoksen keskellä puolestaan sosiaalisten normien, ryhmäpaineen ja päätöksenteon sujuvuuden teorioiden kautta.
Opinnäytetyössä käytettiin Työllisyysrahaston omaa tilastotietoa etuuspalvelun työsuoritteiden kehittymisestä ryhmätasolla. Kerättyyn tutkimustietoon perustuen ja osana etuuspalvelun muuta kehitystoimintaa suunniteltiin interventio, jolla pyrittiin vaikuttamaan myönteisesti työn tekemisen tehokkuuteen. Pilottijakson vaikutuksia tutkittiin suhteessa rekisteriaineistosta parittaisesti poimittuun vertailuryhmään ja tuloksia arvioitiin difference-in-difference menetelmällä. Interventioon osallistuneille tehtiin suppea kysely, jolla haluttiin kartoittaa heidän näkemyksiään pienryhmässä työskentelystä.
Intervention vaikutukset olivat mitattavissa kokeilun keston ajan. Ryhmän päätösmäärät kasvoivat tuolla ajalla merkittävästi. Lisäksi työntekijät kokivat mielekkääksi mahdollisuuden keskittyä yhteen tiettyyn työtehtävään pitkäaikaisesti. Kerätyn aineiston pohjalta ohjelmistokehityksen vaikutuksia ensihakemusten päätösmääriin ei voitu arvioida, sillä tehdyt muutokset vaikuttivat pääosin epäsuorasti kyseisen hakemustyypin käsittelyyn. Prosessimuutoksien vaikutus työn järjestelyihin jäi myös epäselväksi muiden muuttujien takia.
Työllisyysrahaston aikuiskoulutusetuuksissa käynnissä olleen jatkuvan kehittämisen mallin myötä erityisesti työprosessit ovat muuttuneet paljon vuosien 2022 ja 2023 aikana. Pienryhmätyöskentelyllä ja tehtävien eriyttämisellä voi olla positiivinen vaikutus myös hakemuskäsittelyn tehokkuuteen. Ryhmäpaineella ja keskinäisellä viestinnällä voidaan vähentää työssä vitkuttelua. Lisäksi aktiivisesti toimiva ryhmä voi toimia itsekurin välineenä työntekijöille, joilla on taipumusta viivyttelyyn tai tehtävien lykkäämiseen.