Team formation and management responsabilities of project manager

Abstract

The aim of the this thesis is to define the responsabilities and duties of project manager. It is based on team formation and management levels, and springs from the goal of defining the traits of a good project manager. What are the things that have an effect on human behavior in work life, and how can a manager affect it. The major science fields used are organizational behavior and human resource management.

The thesis startpoint is from three aspects. The theory part is of team formation and management of organizational structure. The example projects chosen for this thesis were both event planning and implementation, in which the author worked as project manager. The theory is used to analyse the projects and their traits.The third and last point was a survey among business professionals that are closely tied with team work.

The survey points focus on project managers responsabilities and individual members behavior and factors that can affect both. They were implemented on four professionals that have many years of expertise from their field and are familiar with the author. The project management is a daily occurance for them. In team formation and management the responsibility of project manager differs creatly.

The major results of the thesis were that the project manager is not all powerful leader, but a guiding personnel. The project manager needs to be a person who can relate and understand other people and see situations from their perspective. This person does not have to be charismatic or socially prepared, but a person who can see the situation clearly and act accordingly. The communication channels between workers and top brass is the management, and the management is responsible of their team members. The team itself can not be lead only with a good project manager, but needs motivated and involving team members as well.

Keywords project manager, project management, project, teamwork, organizational behav-ior, human resource management, organizational structure, management

Projektipäällikön vastuu tiimin muodostumisessa ja hallinnassa

Opinnäytetyön tavoite on määritellä projektipäällikön vastuualue ja tehtävät. Se pohjautuu työryhmän muodostumisen ja hallintavastuuseen, ja kumpuaa tavoitteesta määritellä hyvä projektipäällikkö. Opinnäytetyössä selvitetään, mitkä asiat vaikuttavat projektipäällikön kykyyn ohjata ihmisten käyttäytymiseen. Keskeisiä tieteen aloja ovat organisaatiokäyttäytyminen ja henkilöstöhallinto.

Opinnäytetyössä on kolme näkökantaa. Teoriaosuus on työryhmän muodostumisesta ja hallinnasta organisaationrakenteena. Kaksi projektia toimi lähtökohtana teorian esittelyyn, analysointiin ja vertailuun. Molemmissa projekteissa kirjoittaja toimi projektipäällikkönä. Kolmas ja viimeinen näkökanta on kysely ammattilaisille, jotka työskentelevät työryhmissä tai niiden kanssa.

Tutkimuksen pohjana toimii projektipäällikön vastuualueet ja yksittäisten jäsenten käyttäytyminen, ja niiden vaikutus työryhmään. Kyselyyn vastasi neljä ammattilaista, joilla on vuosien asiantuntemus alalta ja jotka ovat kytköksissä kirjoittajaan. Projektinhallinta on heille jokapäiväistä. Kuitenkin, työryhmän muodostuminen ja hallinta eroavat paljon toisistaan.

Tärkeimmät tulokset työssä olivat, että projektipäällikkö ei ole voimakas johtaja, vaan neuvova henkilö. Projektipäällikön on oltava henkilö, joka kykenee asettumaan toisen asemaan ja ymmärtää tilanteita toisten näkökulmasta. Tämän henkilön ei ole pakko olla karismaattinen tai sosiaalinen, vaan henkilö, joka näkee tilanteen selkeästi ja toimii sen mukaisesti. Työryhmän vetäjä toimii kanavana työläisten ja johdon välillä, ajaen työläisten asemaa. Työryhmä ei toimi ainoastaan hyvän projektipäällikön kanssa, vaan vaatii myös motivoituneita ja osallistuvia jäseniä.

Keywords: projektipäällikkö, projektinhallinta, projekti, työryhmä, organisaatiokäyttäytyminen, henkilöstöhallinto, organisaatiorakenne, hallinto