Osto- ja tarjoustietokannan kehittäminen Scanfil EMS Oy:lle

Abstract

Tämän opinnäytetyön tarkoituksena oli perehtyä yrityksen logistiikkaan; lähinnä hankintatoimintaan ja sen osa-alueeseen osto- ja tarjoustietokantaan, jolla käsitellään vuositarjouskyselyissä saatavaa tietoa. Näillä tiedoilla ohjataan yrityksen sisäänostoja.

Scanfil EMS Oy:llä ei ollut sovittuja standardeja osto- ja tarjoustietokantaan liittyvien tietojen käsittelyyn ja jakamiseen sekä tallentamiseen. Käytäntö oli siis melkoisen kirjavaa. Tavoitteena oli saada sekä elektroniikan, että mekaniikan kaikki tarjouspyyntökyselyt ja tarjoukset ym. samaan paikkaan, josta jokainen niitä tarvitseva löytää ne vaivatta.

Toinen ongelmakohta yrityksessä oli toimittajien arviointi; se ei antanut toivotunlaista kuvaa. Vuositarjouskyselyissä liikkuvaa tietoa (tarjouksia) arvioitiin lähinnä vain hintojen perusteella, muita tekijöitä ei otettu huomioon.

Opinnäytetyön toteutustapa on ongelmanratkaisurakenteinen. Aineisto on kerätty kirjallisuudesta ja haastattelemalla sourcing - henkilöstöä sekä ostoa. Tietoperustan jälkeen on kirjoitettu kyseiseen asiaan liittyviä käytännön malliesimerkkejä, joita tuli vastaan omassa työssäni proto - ostajana aiheen tarjonneessa yrityksessä.

Opinnäytetyön tuloksena oli ehdotuksia tietojen tallentamiseen, kuten myös toimittajien arviointiin FMEA:n avulla. Pohdinnat ja parannusehdotukset kuuluvat työn salaiseen osioon.

The purpose of this study was to get familiar with company's logistics, mostly acquisition operations and its sub area purchasing and quotation database, which is used as a tool for handling data from yearly quotation inquiry. This data is crucial for purchasing department.

In Scanfil there were no agreements how to handle and share infonnation considering purchasing and quotation database. There were also no standards for where to store all that information. Practise was quite miscellaneous. My goal was to get all, both electronics' and mechanic's requests of quotation and quotations etc. into same location, where they can be found when needed.

There were also problems in evaluation of suppliers; quotes have not been giving right kind of information because information that relates to yearly quotation inquiries is evaluated only by price. Other factors were not taken into account.

Method of implementation is problem solving. The research material has gathered from literature and by interviewing the sourcing- personnel and purchasing department. After every theory paragraph there is examples of practise which I got to know at my work as a proto- purchaser.

The result of this Thesis was suggestions for how to save the data, as well as ways to valuate suppliers with FMEA. Results are in the classified part of this work.