Digitaalinen esiperehdytys uudelle työntekijälle – Case Nordic Sales Crew Oy

Abstract

Opinnäytetyössä kehitettiin digitaalista esiperehdytysprosessia Nordic Sales Crew Oy:lle Design Sprint -menetelmän avulla. Esiperehdytysprosessi kattaa työn hyväksymisen ja sen aloittamisen välisen ajanjakson. Tällä ajalla yrityksellä on ainutlaatuinen mahdollisuus vaikuttaa uuden työntekijän ensimmäisiin kokemuksiin yrityksestä ja sitouttaa yrityksen toimintaan.

Työn tavoitteena oli suunnitella ainutlaatuinen ja käyttäjälähtöinen digitaalinen alusta esiperehdytykseen. Alustan suunnittelu toteutettiin Design Sprint -menetelmää käyttäen, joka on viiden päivän mittainen intensiivinen työpaja. Sprinttiviikon aikana ratkaistaan tehokkaasti ja nopealla päiväkohtaisella aikataululla ongelma, johon tuotetaan konkreettinen ratkaisuehdotus, asiakasymmärryksellä testattu prototyyppi.

Työssä perehdyttiin ensin yrityksen nykyiseen esiperehdytysjärjestelmään. Uuden digitaalisen alustan kehitystyössä käytettiin menetelminä haastattelua, vertaisanalyysiä ja aivoriihtä. Suunnitteluvaiheessa tavoitteena oli valittujen menetelmien avulla hankkia syvällinen ymmärrys käyttäjien tarpeista ja odotuksista esiperehdytysvaiheessa.

Ratkaisuehdotukseksi luotu ja testattu prototyyppi esitettiin yritykselle sprinttiviikon päätteeksi. Prototyyppi sisälsi pelillisiä elementtejä ja interaktiivisia videoita, joiden avulla luotiin osallistava ja motivoiva esiperehdytyskokemus uusille työntekijöille. Lisäksi pohdittiin yleisesti käyttöjärjestelmän kyberturvallisuutta.

Tulosten perusteella voitiin päätellä, että kehitetty esiperehdytysjärjestelmä vastasi tehokkaasti sukupolvi Z:n tarpeisiin ja odotuksiin, mikä omalta osaltaan vaikutti lisäävän uusien työntekijöiden sitoutumista ja työhyvinvointia Nordic Sales Crew'n palveluksessa. Uusi digitaalinen perehdytysalusta osallistuttaa perehdytysvaiheessa uudet työntekijät ja antaa yritykselle mahdollisuuden hyödyntää uusia ja innovatiivisia video- sekä pelimateriaaleja.

The thesis developed a digital onboarding process for Nordic Sales Crew Oy using the Design Sprint method. The onboarding process covers the period between accepting the job and starting it. During this time, the company has a unique opportunity to influence the new employee's first experiences with the company and commit them to the company's operations.

The goal of the work was to design a unique and user-centered digital platform for preliminary training. The design of the platform was implemented using the Design Sprint method, which is a five-day intensive workshop. During the sprint week, the problem was solved efficiently and with a fast daily schedule, for which a concrete solution proposal was produced, a prototype tested with customer understanding.

The work first familiarized itself with the company's current onboarding system. Interviews, peer analysis and brainstorming were used in the development of the new digital platform. In the planning phase, the goal was to use the selected methods to gain a deep understanding of the users' needs and expectations during the preliminary training phase.

The prototype created and tested as a solution proposal was presented to the company at the end of the sprint week. The prototype contained game-like elements and interactive videos, which were used to create an inclusive and motivating onboarding experience for new employees. In addition, the cybersecurity of the operating system was considered in general.

Based on the results, it could be concluded that the developed onboarding system effectively met the needs and expectations of generation Z, which in turn seemed to increase the commitment and well-being of new employees at Nordic Sales Crew. The new digital onboarding platform involves new employees in the orientation phase and gives the company the opportunity to utilize new and innovative video and game materials.