Verkkolaskujen käyttöönotto taloushallinossa : case Outotec Oyj

Abstract

Outotec Oyj kehittää ja myy teknologiaa kaivos- ja metalliteollisuudelle sekä muulle prosessiteollisuudelle. Outotecin osaaminen kattaa koko tuotantoketjun malmeista metalleiksi ja Outotec on markkinajohtaja useilla markkina- ja tuotealueilla. Outotec Oyj:ssä työskentelee noin 2500 henkilöä 21 maassa.

Tässä opinnäytetyössä oli teemana toiminnanohjausjärjestelmän tai siihen lisäksi kytkettävän lisäosien käyttöönotto taloushallinnon näkökulmasta. Julkaistujen tutkimusten avulla selvennettiin teollisuusyritysten toiminnanohjausjärjestelmien tilannetta, sekä tarkasteltiin niitä osa-alueita tai sovelluksia, joita voi olla kytkettynä toiminnanohjausjärjestelmään. Samalla tarkasteltiin syitä mitkä ovat johtaneet ithankkeiden myöhästymiseen ja millä keinoin näiltä voitaisiin välttyä.

Käytännön esimerkkinä opinnäytetyössäni toimi verkkolaskujen vastaanoton mahdollistaminen SAP W3-toiminnanohjausjärjestelmään Outotec Oyj:ssä. Tutkimme miten ostolaskujen käsittely toimi ennen verkkolaskujen vastaanottamista ja miten työ tulee helpottumaan verkkolaskujen käyttöönoton myötä. Samalla seurasimme verkkolaskujen vastaanottoprojektin edistymistä aina alkusuunnittelusta käyttöönottoon tuotannossa saakka.

Siirtyminen verkkolaskujen vastaanottamiseen Outotec Oyj:ssä onnistui. Seuraavaksi kehittämislistalle jäi tilauksellisten laskujen vastaanotto sekä myyntiverkkolaskujen lähettäminen asiakkaille. Tilauksettomien verkkolaskujen vastaanotto on vähentänyt työtaakkaa ja nopeuttanut ostolaskujen kiertoon saamista SAP R/3toiminnanohjausjärjestelmässä.

Outotec Ltd. develops and supplies technologies for mining and metal industries as well as other processing industries. Outotec's expertise covers the whole process chain from mine to metal. Outotec is the market leader in several markets and segments. Outotec has over 2500 employees in 21 countries around the world.

This thesis has the theme of enterprise resource planning as well as connecting other software applications to ERP from the point of view of accounting. With the help of published research work the current situation of ERP softwares and the applications connected to it was revealed. In addition to that I examined reasons that have lead to the delay of IT projects and ways this could be avoided.

The case example utilized in my thesis was how receiving E-invoices in Outotec Ltd was made possible through the SAP R/3 program. I also examined how purchasing invoices were handled prior to e-invoices and how the work has now been simplified through using e-invoices. This entire process of introducing e-invoices in Outotec was followed from beginning to the end in this thesis.

The change to e-invoices was successful for Outotec Ltd. Next on the list of projects to develop include connecting purchase orders created in SAP to e-invoice and also building an application to send e-invoices to customers. The usage of e-invoices has already reduced workloads and speeded up the process of sending invoices to workflow in SAP R/3.