Talgraf-raportointijärjestelmän käyttöönotto : case: Keski-Pohjanmaan koulutusyhtymä

Abstract

Opinnäytetyön tarkoituksena oli avustaa Keski-Pohjanmaan koulutusyhtymää Talgrafraportointijärjestelmän käyttöönotossa. Keski-Pohjanmaan koulutusyhtymä on maakunnallinen kehittämisen ja koulutuksen emo-organisaatio, jossa on koulutusta muun muassa nuorille, aikuisille ja maahanmuuttajille. Tähän saakka koulutusyhtymä oli tehnyt lähes kaikki raportit Microsoft Office Excel -taulukko-ohjelmalla. Tavoitteena oli saada Talgrafiin ulkoasultaan ja sisällöltään samanlasia raporttipohjia, mitä koulutusyhtymä oli tehnyt Ex-

Teoreettinen viitekehys muodostuu taloushallinnon raportoinnista, sisäisen laskennan roolista, Talgraf-järjestelmästä sekä Keski-Pohjanmaan koulutusyhtymän esittelystä.

Laskentatoimi jakaantuu ulkoiseen ja sisäiseen laskentatoimeen. Ulkoinen laskentatoimi tekee laskelmia muun muassa yrityksen voitonjaosta ja toiminnasta kiinnostuneille ulkopuolisille. Sisäinen laskentatoimi puolestaan tuottaa laskelmia ja raportteja, joita käytetään yrityksen päätöksenteon tukena. Tiedot raportteihin tulevat esimerkiksi kirjapidosta ja tilinpäätöksestä. Yritys tarvitsee monia erilaisia raportteja riippuen niiden kohteesta ja käyttötarkoituksesta. Tämän vuoksi on tärkeää, että raportit vastaavat sisällöltään vastaanottajan tarvetta ja osoittavat olennaiset asiat. Talgraf on kirjanpito-ohjelmaan liitettävä raportointijärjestelmä, joka lukee kirjanpito-ohjelman tietokannasta kirjanpidon ja sisäisen laskennan saldotiedot ja tuottaa niiden perusteella automaattisesti halutut raportit. Talgrafin tarkoituksen on tuottaa helppolukuisia, selkeitä, muokattavia ja grafiikkaa sisältäviä raportteja.

Opinnäytetyön käytännön osuudessa tehtiin Talgraf-raportointijärjestelmään haluttuja raporttipohjia Pro Economican harjoitusympäristön tietojen pohjalta.

Onnistuimme luomaan viitekehyksen, joka mahdollistaa käyttökelpoisten raporttien luomisen. Koulutusyhtymä voi käyttää muokkaamiamme raporttipohjia joko sellaisenaan tai muokata niitä tarpeidensa mukaisesti.

The aim of this thesis was to help The Federation of Education in Central Ostrobothnia on introduction of Talgraf -reporting system. The Federation of Education in Central Ostrobothnia is a provincial organisation of development and education. The Federation of Education offers education for example to young people, adults and immigrants. The Federation of Education in Central Ostrobothnia has made almost every report with Microsoft Office Excel program so far. The target was to get the same outfit and contents like their reports in Excel program to the Talgraf reporting system.

The theoretical part of the thesis consists of reporting of financial administration, the role of managerial accounting, Talgraf -reporting system and presentation of The Federation of Education in Central Ostrobothnia.

Accountancy is divided into financial accounting and managerial accounting. Financial accounting makes calculations for example to interest groups who are interested in profit distribution and operation of the company. Financial accounting makes calculations and reports which help to make decisions in a company. Information comes for example from accounting and financial statement. The company needs plenty of various reports depending on the target and use. That's why it is important that reports correlate the receiver needs in contents and show the essential points. Talgraf -reporting system is attached to the accounting program. Talgraf reads balances of the accounting and managerial accounting from accountancy program. Using that information, Talgraf automatically makes the reports that are wanted. The purpose of Talgraf is to produce reports which are readable, clean, which can be edited and which include graphics.

In the practical part of the thesis the requested report bases to the Talgraf -reporting system were made with information from Pro Economica practise environment.

We managed to create a context that makes it possible to do usable reports. The Federation of Education can use those re ort bases as such or the can modif them as the see best.