Toimintatapamuutoksen vakiinnuttaminen organisaatiossa – Case tilausvetoiseen toimintamalliin siirtyminen

Abstract

Tässä opinnäytetyössä perehdyttiin muutosjohtamiseen ja ennen kaikkea uuden toimintatavan vakiinnuttamiseen organisaatiossa. Opinnäytetyö toteutettiin toimeksiantona kaupanalan yrityksen keskusorganisaatiolle. Yrityksessä X on siirrytty epäsuorissa hankinnoissa tilausvetoiseen toimintamalliin, missä hankinnat hyväksytetään etukäteen hankintajärjestelmässä, jolloin laskujen käsittely tehostuu ja läpinäkyvyys ostoihin paranee, kun kaikki tilaukset ja laskut löytyvät yhdestä paikasta, hankintajärjestelmästä.

Opinnäytetyön tarkoituksena oli selvittää, mitä haasteita alueorganisaatioilla on 3-4 kuukautta kestävän muutosprojektin jälkeen uuden toimintamallin vakiinnuttamisessa käytäntöön. Tavoitteena oli kehittää konkreettisia keinoja, joilla uusi tilausvetoinen toimintamalli saadaan vakiinnutettua alueorganisaation jokapäiväiseen toimintaan.

Opinnäytetyön päätutkimuskysymyksenä oli: Millä keinoilla uusi tilausvetoinen toimintamalli voidaan vakiinnuttaa osaksi jokapäiväistä tekemistä? Tutkimuskysymykseen etsittiin vastausta apututkimuskysymysten avulla, jotka olivat: Mitkä juurisyyt hidastavat alueorganisaatioiden tilauksellisten laskujen osuuden kehittymistä jalkautusprojektin jälkeen? Miten keskusorganisaatio pystyy tukemaan alueorganisaatioita toimintatapamuutoksessa, jossa tilauksellinen toimintatapa vakiinnutetaan epäsuoran hankinnan ostoihin? Mitä alueorganisaatioissa voidaan tehdä, jotta tilauksellinen toimintatapa vakiinnutetaan epäsuoran hankinnan ostoihin?

Opinnäytetyön tietoperustan muodosti muutosjohtamiseen ja erityisesti muutosten vakiinnuttamiseen keskittyvä kirjallisuus. Opinnäytetyö toteutettiin tutkimuksellisena kehittämistyönä ja siinä on hyödynnetty kolmea eri tutkimus- ja kehittämismenetelmää. Juurisyyanalyysillä pyrittiin löytämään ne esteet, jotka hidastavat toimintatapamuutoksen vakiintumista käyttöön. Löydetyille juurisyille haettiin vahvistusta tai kumoamista kyselytutkimuksen avulla, mikä lähetettiin alueorganisaatioihin kaikille toimintatapamuutoksen jalkautusprojektin läpikäyneille henkilöille. Kyselytutkimuksella haluttiin myös kysyä alueorganisaatioiden näkemystä siitä, miten keskusorganisaatio pystyisi tukemaan heitä paremmin toimintatapamuutoksessa. Kehittämismenetelmäksi valikoitui kehittämistyöpaja, missä konkreettisten toimenpiteiden ideointiin hyödynnettiin 8x8 -ideointimenetelmää.

Tutkimuksen ja kehittämistyöpajan tuloksena tunnistettiin kahdeksan ylätason kokonaisuutta, joihin jokaiseen kehitettiin konkreettisia toimenpide-ehdotuksia, joiden avulla tilausvetoinen toimintamalli saadaan vakiinnutettua käyttöön. Nämä kahdeksan kokonaisuutta olivat: viestintä, mittaaminen, tavoitetilan määrittäminen ja vision kirkastaminen, roolien ja vastuiden määrittely, muutosverkoston perustaminen, osaamisen varmistaminen, sitouttaminen toimintatapamuutokseen sekä hankintajärjestelmän käytön helpottaminen ja kehittäminen.