Kajaanin kaupungin koulutusliikelaitoksen myyntilaskutusprosessin kehittäminen

Abstract

Opinnäytetyö toteutettiin tutkimuksellisen kehittämistehtävänä, toimeksiantona Kajaanin kaupungille. Tar-ve tutkimukselle sai alkunsa toimeksiantajan tarpeesta kehittää koulutusliikelaitoksen myyntilaskuprosessia. Tutkimuksellisen kehittämistyön tarkoituksena oli myyntilaskuprosessin nykytilan havainnollistamista ja eri vaihtoehtoja tutkimalla selvittää, miten koulutusliikelaitoksen nykyistä myyntilaskuprosessia voitaisiin kehit-tää sekä tuottaa uusia kehitysehdotuksia koulutusliikelaitoksen myyntilaskuprosessin toteuttamiselle. Opin-näytetyön tavoitteena oli saada koulutusliikelaitoksen myyntilaskuprosessista tuottavampaa ja tulokselli-sempaa sekä saavuttaa säästöjä Kajaanin kaupungin taloudelle. Opinnäytetyön aihe rajattiin koskemaan Kajaanin kaupungin koulutusliikelaitoksen myyntilaskutusprosessia. Opinnäytetyön tietoperustassa käsitel-tiin kuntatalousteoriaa, kuntien toimintaan vaikuttavia lakeja ja asetuksia. Lisäksi opinnäytetyössä käsiteltiin prosesseja, prosessien johtamisesta ja kehittämistä organisaatiossa sekä myyntilaskuprosessia kokonaisuu-dessaan ja siihen vaikuttavista tekijöistä. Opinnäytetyö toteutettiin ja laadittiin tutkimuksellisena kehittämis-työnä hyödyntämällä laadullisen tutkimuksen menetelmää, työpajoja sekä nykytilan kartoittamista ja mallin-tamista. Työn käytetyimmäksi tiedonkeruumenetelmäksi valikoitui työpajoissa pidettävät teemahaastattelut koska kyseistä metodia hyödyntämällä on mahdollista saada monipuolisesti tietoa koulutusliikelaitoksen myyntilaskuprosessin nykytilanteesta. Työpajatoiminta tutkimukselliselle kehittämistyölle valikoitui myös siksi, että kyseinen tutkimus ja kehittämismenetelmä mahdollisti yhteistyön, jonka avulla voitiin tehdä yh-teistyötä tietyn, määritellyn työryhmän kesken käytännön kokemuksien vaihtamiseksi ja tietyn osa-alueen ongelmien havainnoimiseksi ja ratkaisemiseksi sekä kehitysehdotuksien ideoimiseksi. Muita opinnäyteyössä olevia tiedonkeruumenetelmiä olivat havainnointi, valmiit aineistot ja dokumentit. Kaikki tiedonkeruume-netelmät yhdessä toisiensa kanssa tukivat muun muassa nykytilanteen kartoitusta ja mallintamista sekä tut-kimuksen tuloksista saatavaa analyysia. Työpajoissa pidettyjen haastatteluista tehdyn sisällönanalyysin tu-loksena saatiin kuvaukset koulutusliikelaitoksen nykytilanteesta, havaittiin prosessista löytyvät haasteelliset osa-alueet ja kehittämistarpeet. Tämä työvaihe toteutettiin tarkastelemalla myyntilaskuprosessin ja sen osa-alueet mahdollisimman tarkasti läpi. Haastatteluista saatujen tuloksista saatujen johtopäätöksien perusteella voitiin laatia kehitysehdotukset ja ratkaisuvaihtoehtoja koulutusliikelaitoksen myyntilakuprosessin kehittä-miseksi sekä jatkokehitysehdotukset, miten koulutusliikelaitoksen myyntilaskuprosessi voitaisiin jatkossa toteuttaa. Kehitettävää löytyi mm. organisaation sisäisen viestinnän parantamisesta ja yhteisien toiminta-mallien kehittämisestä, taloushallinnon järjestelmien päivityksestä ja yhtenäistämisestä, laskutuspyyntöjen vastaanottamisesta, työskentelymenetelmistä, sijaisien puutteesta ja laskujen lähetystavoista. Kehitysehdo-tuksia saatiin toimeksiantajalle mm. laskutuspyyntöjen vastaanottamiseen, laskutus menetelmiin, järjestel-mien käyttöönottamiseen ja yhtenäistämiseen sekä sisäisen viestinnän parantamiseen. Kehittämällä näitä toimintoja ja toimintamalleja mm. edistettäisiin organisaation yhteisiä toimintatapoja, voitaisiin saavuttaa halutut säästötavoitteet ja vähennettäisiin manuaalisesti tehtävien työvaiheiden määrää. Opinnäytetyön lopputuotoksena syntyi kehitysehdotukset koulutusliikelaitoksen myyntilaskuprosessin kehittämiseksi koko Kajaanin kaupungin organisaation yhteinen etu huomioiden. Lisäksi toimeksiantajalle annettiin jatkokehit-tämisehdotukset. Ensimmäinen jatkokehitysehdotus koskee myyntilaskuprosessille halutun tavoitetilanteen määrittämistä ja mallintamista, joka saadaan hyödyntämällä opinnäytetyössä laadittua myyntilaskuprosessin nykytilankuvausta. Toisena jatkokehitysehdotuksena on myyntilaskuprosessin nykytilan kartoittaminen ja mallintaminen myös toisissa Kajaanin kaupungin yksiköissä.

The thesis was conducted as a research and development task for the City of Kajaani. The need for the research originated from the need to develop the sales invoicing process of the educational enterprise. The purpose of the research and development work was to illustrate the status of the sales invoicing pro-cess and by studying different alternatives, to discover how the current sales invoicing process of the edu-cational enterprise could be developed and to produce new development proposals for its implementa-tion. The aim of the thesis was to make the educational enterprise's sales invoicing process more produc-tive and efficient and to achieve savings for the City of Kajaani's finances. The topic of the thesis was nar-rowed down to the invoicing process of the Kajaani City's educational enterprise. The theoretical part pre-sents the theory of municipal economy and the laws and regulations affecting the operation of municipali-ties. In addition, the thesis discusses processes, the management and development of organizational pro-cesses, the sales invoicing process as a whole and the factors affecting it. The thesis was implemented and prepared as research development work using the qualitative research method, workshops, and mapping and modeling of the current state. The themed interviews conducted in the workshops were chosen as the most used data collection method for the work, because with the help of that method it was possible to receive versatile information about the current situation of the educational enterprise's sales invoicing process. Workshop activity was also chosen for the research development work because the research and development method in question enabled cooperation between a specific, defined work group to ex-change practical experiences and to observe and solve problems in a specific area and to make develop-ment proposals. Other data collection methods used in the thesis were observation, ready-made materials, and documents. All data collection methods supported each other in e.g. mapping and modeling the cur-rent situation and analyzing research results. As a result of the content analysis of the interviews conduct-ed in the workshops, a description of the current situation of the educational institution was obtained, the challenging areas were found in the process and development needs were observed. This work phase was implemented by examining the sales invoice process and its parts as closely as possible. Based on the con-clusions obtained from the interviews, development proposals and solution options for the development of the educational enterprise's sales invoice process could be prepared, as well as further development proposals on how the sales invoice process could be implemented in the future. Development areas were, e.g. improving the organization's internal communication, developing common operating models, updating and unifying financial management systems, receiving invoicing requests, working methods, lack of substi-tutes and methods of sending invoices. Development proposals were received for the client, e.g. for re-ceiving invoicing requests, invoicing methods, implementing and connecting systems, and improving inter-nal communication. By developing these functions and operating models, e.g. the organization's common operating methods would be promoted, the desired savings goals would be achieved, and the number of manual work steps would be reduced. The final product of the thesis resulted in development proposals for the development of the educational enterprise's sales invoice process, considering the common inter-est of the entire organization of the City of Kajaani. In addition, further development proposals were given to the client. One further development proposal is to determine and model the desired target situation of the sales invoicing process, which is obtained by utilizing the current status description of the sales invoic-ing process prepared in the thesis. Another proposal for further development is the mapping and model-ing of the current status of the sales invoice process also in other units of the City of Kajaani.