Ajoneuvotietojärjestelmän käyttöönotto ja sen tuomat hyödyt sisäisessä laskutuksessa

Abstract

Tämä opinnäytetyö kuvaa ajoneuvotietojärjestelmän käyttöönoton sekä sen tuomat hyödyt sisäisessä laskutuksessa. Toimeksiantajana opinnäytetyölle toimii julkishallinnon organisaatio, joka toivoo pysyvänsä anonyyminä. Nykyisissä liiketoimintaympäristöissä organisaatiot ovat yhä riippuvaisempia tietojärjestelmistä, jotka tarjoavat tarkkaa tietoa ja mahdollistavat tehokkaan toiminnan eri osa-alueilla. Erityisesti julkishallinnon organisaatioissa tämä tarve korostuu, sillä kulut ovat jatkuvasti julkisen tarkastelun kohteena, mikä tekee tarkasta ja oikeasta tiedosta välttämätöntä.

Tutkimuskysymyksinä oli selvittää, miten sisäisen laskutuksen prosessi toimi ilman ajoneuvotietojärjestelmän käyttöä, ja eritellä prosessin heikkouksia ja vahvuuksia. Työssä haluttiin tarkastella, miksi järjestelmä kannatti ottaa käyttöön ja miten sitä tullaan hyödyntämään. Lisäksi haluttiin saada selvitettyä konkreettiset hyödyt. Teoriaosuus työssä käsitteli teoriaa sekä keskeisiä käsitteitä niin sisäisestä laskutuksesta, tiedosta ja sen hallinnasta, kuin ajoneuvotietojärjestelmästä. Opinnäytetyön tutkimuksellisessa osassa käytettiin teemahaastatteluja sekä laadullista sisällönanalyysiä. Teoria pohjautuu ajantasaiseen kirjallisuuteen sekä erilaisiin julkaisuihin teeman ympäriltä.

Toteutus sekä arviointi käy läpi tarkan kuvauksen ajoneuvotietojärjestelmästä, sekä sen hyödyntämisen sisäisessä laskutuksessa. Ajoneuvotietojärjestelmän avulla sisäinen laskutus perustuu ajantasaiseen ja tarkkaan tietoon, mikä vähentää virheitä ja nopeuttaa prosessia. Lisäksi järjestelmän tarjoama reaaliaikainen data on parantanut resurssien kohdentamista ja kustannusten seurantaa, mikä tukee organisaation taloudellista tehokkuutta. Haasteina ilmeni käyttäjien sitouttaminen järjestelmän käyttöön sekä jatkuva tarve järjestelmän ja käyttäjäkoulutuksen kehittämiselle. Järjestelmän täysimittainen hyödyntäminen vaatii panostusta tietojen päivitykseen ja jatkuvaan parantamiseen. Opinnäytetyö toteutettiin työelämälähtöisesti, ja siitä koettiin olevan merkittävää hyötyä toimeksiantajaorganisaatiossa.

Yhteenvetona käyttöönotetun ajoneuvotietojärjestelmän voidaan todeta olevan arvokas työkalu myös sisäisen laskutuksen tueksi, mutta sen käyttöön liittyvät haasteet on tunnistettava ja ratkaistava, jotta kaikki potentiaali saadaan käyttöön