Häiriötilanteisiin varautuminen kaupungin hankinnoissa
Jokinen, Juho (2024)
2024
All rights reserved. This publication is copyrighted. You may download, display and print it for Your own personal use. Commercial use is prohibited.
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2024100826229
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2024100826229
Tiivistelmä
Tämän opinnäytetyön tavoitteena oli tarkastella varautumisen nykytilaa Vantaan kaupungin Hankinta palveluyksikön tekemissä hankinnoissa, tunnistaa mahdollisia kehittämiskohteita ja tuottaa kehittämisehdotuksia palveluyksikön toimintaan. Opinnäytetyön ulkopuolelle rajattiin Vantaan kaupungin Kaupunkiympäristön toimialan tekemät urakkahankinnat sekä kaupungin Tietohallinnon tekemät ICT-hankinnat.
Opinnäytetyön teoreettinen viitekehys koostuu häiriötilanteisiin varautumisen käsitteistä, jatkuvuudenhallinnasta, riskienhallinnasta ja resilienssin perusteista sekä kuntien elintärkeistä toiminnoista ja niihin liittyvistä lakisääteisistä velvoitteista. Toinen teoreettinen osuus käsittelee yleisellä tasolla hankintaprosessia, kuntien varautumista sekä varautumista hankinnoissa.
Opinnäytetyön tutkimusosio suoritettiin laadullisena tutkimuksena. Tutkimusaineisto hankittiin teemahaastatteluiden avulla. Opinnäytetyötä varten haastateltiin seitsemää Vantaan kaupungin Hankinta palveluyksikön palveluksessa olevaa johto-, päällikkö- ja asiantuntijatasoista työntekijää, jotka tuntevat palveluyksikön hankinnat ja hankintaprosessien eri vaiheet. Haastattelut suoritettiin 26.2.-8.3.2024 Vantaalla. Kerätyn aineiston analysoinnilla saatiin muodostettua kokonaiskuva siitä, miten Hankinta palveluyksikkö huomioi häiriötilanteisiin varautumisen hankinnoissaan, mitä toimintatapoja havaittiin hyviksi, mitä puutteita löytyi toiminnassa ja mitä tulisi kehittää.
Johtopäätöksenä huomataan, että varautuminen tunnistetaan Hankinta palveluyksikössä tärkeäksi asiaksi. Varautuminen on yksi asia, jota käsitellään palveluyksikön hankintaprosessiin kuuluvassa arviointityöryhmässä. Yhteistyö näyttää toimivan palveluyksikössä ja eri substanssiosaajien tietotaitoa hyödynnetään hankinnoissa. Haastatteluissa selvisi kuitenkin puutteita prosesseissa, ohjeissa ja dokumentoinnissa. Kehitettävää löytyi henkilöstön koulutuksessa varautumiseen liittyen, sidosryhmäyhteistyössä sekä Vantaan kaupungin kriittisten toimintojen tunnistamisessa.
Hankinta palveluyksikkö saa opinnäytetyöstä käyttöönsä kehittämisehdotuksia, joiden avulla se voi kehittää niitä osa-alueita, joissa havaittiin puutteita tai kehittämisen tarvetta. Kehittämisehdotuksissa listataan käytännön toimenpiteitä mitä tehdä sekä mitä standardeja, julkisia ohjeita tai suosituksia voidaan hyödyntää toiminnan kehittämisessä.
Opinnäytetyön teoreettinen viitekehys koostuu häiriötilanteisiin varautumisen käsitteistä, jatkuvuudenhallinnasta, riskienhallinnasta ja resilienssin perusteista sekä kuntien elintärkeistä toiminnoista ja niihin liittyvistä lakisääteisistä velvoitteista. Toinen teoreettinen osuus käsittelee yleisellä tasolla hankintaprosessia, kuntien varautumista sekä varautumista hankinnoissa.
Opinnäytetyön tutkimusosio suoritettiin laadullisena tutkimuksena. Tutkimusaineisto hankittiin teemahaastatteluiden avulla. Opinnäytetyötä varten haastateltiin seitsemää Vantaan kaupungin Hankinta palveluyksikön palveluksessa olevaa johto-, päällikkö- ja asiantuntijatasoista työntekijää, jotka tuntevat palveluyksikön hankinnat ja hankintaprosessien eri vaiheet. Haastattelut suoritettiin 26.2.-8.3.2024 Vantaalla. Kerätyn aineiston analysoinnilla saatiin muodostettua kokonaiskuva siitä, miten Hankinta palveluyksikkö huomioi häiriötilanteisiin varautumisen hankinnoissaan, mitä toimintatapoja havaittiin hyviksi, mitä puutteita löytyi toiminnassa ja mitä tulisi kehittää.
Johtopäätöksenä huomataan, että varautuminen tunnistetaan Hankinta palveluyksikössä tärkeäksi asiaksi. Varautuminen on yksi asia, jota käsitellään palveluyksikön hankintaprosessiin kuuluvassa arviointityöryhmässä. Yhteistyö näyttää toimivan palveluyksikössä ja eri substanssiosaajien tietotaitoa hyödynnetään hankinnoissa. Haastatteluissa selvisi kuitenkin puutteita prosesseissa, ohjeissa ja dokumentoinnissa. Kehitettävää löytyi henkilöstön koulutuksessa varautumiseen liittyen, sidosryhmäyhteistyössä sekä Vantaan kaupungin kriittisten toimintojen tunnistamisessa.
Hankinta palveluyksikkö saa opinnäytetyöstä käyttöönsä kehittämisehdotuksia, joiden avulla se voi kehittää niitä osa-alueita, joissa havaittiin puutteita tai kehittämisen tarvetta. Kehittämisehdotuksissa listataan käytännön toimenpiteitä mitä tehdä sekä mitä standardeja, julkisia ohjeita tai suosituksia voidaan hyödyntää toiminnan kehittämisessä.