Perehdytysopas taloushallinnon ohjelmisto Kitsaaseen

Abstract

Tämän opinnäytetyön toimeksiantaja oli työnantajani, helsinkiläinen taloushallinon palveluita tarjoava yritys DG Ezy Oy. Opinnäytetyön toimeksiantona ja tavoitteena oli tehdä kokonaisvaltainen perehdytysopas heidän uusille työntekijöillensä yrityksen käyttämään taloushallinnon ohjelmisto Kitsaaseen. Kitsas on helppokäyttöinen taloushallinnon ohjelmisto, joka on suunniteltu ihmisille, jotka eivät ole kokeneita taloushallinnon ammattilaisia. Tavoitteena oli tehdä perehdytysoppaasta niin yksityiskohtainen, että toimeksiantajan uudet työntekijät kykenisivät käyttämään sen avulla Kitsasta itsenäisesti. Opinnäytetyön tarkoituksena oli keventää toimeksiantajan roolia perehdyttämisprosessissa, jotta toimeksiantaja kykenisi pienentämään uuden työntekijän perehdyttämiseen kuluvia ajallisia ja rahallisia resursseja.

Tutkimuksen teoreettisessa viitekehyksessä tarkastellaan liiketoiminnan kehittämistä ja perehdyttämistä kokonaisuuksina. Teoriaa tarkastellaan opinnäytetyön aiheen kokonaiskuvan ymmärtämisen ja hahmottamisen näkökulmasta. Muiden tekemille perehdytysoppaille suoritettu benchmarking oli isossa roolissa perehdytysoppaan visiointi työtä. Opinnäytetyön tutkimusmenetelmäksi valikoitui kvalitatiivinen kehittämistutkimus. Tutkimus toteutettiin teemahaastatteluiden eli puolistrukturoitujen haastatteluiden avulla. Haastatteluiden kohteena oli kaksi Kitsaan asiantuntijaa. Haastattelukysymykset muodostettiin siten, että haastattelujen perusteella rakentuisi selvä näkemys siitä, minkälaisen perehdytysoppaan toimeksiantaja tarvitsee. Teemahaastattelurungon esitestaaminen oli olennaisessa roolissa onnistuneen tutkimustuloksen saavuttamiseksi.

Teoreettisen viitekehyksen aiheiden kokonaisuuden ymmärtämisen, benchmarkingin ja teemahaastattelujen tulosten pohjalta muodostui toimeksiantajan toiveiden mukainen perehdytysopas. Perehdytysoppaasta muodostui selkeä ja yksityiskohtainen kokonaisuus, jonka avulla toimeksiantajan uusi työntekijä kykenee käyttämään työtehtävissään Kitsasta itsenäisesti. Tutkimuksen tulos tulee olemaan jatkossa merkittävässä roolissa osana toimeksiantajan tulevia perehdyttämisprosesseja. Perehdytysopas toimii myös hyvänä oppaana ja tukena kaikille DG Ezy Oy:ssa työskenteleville.

The mandator for this thesis was my employer DG Ezy Oy, a Helsinki-based company providing financial management services. The assignment and objective of this bachelor's thesis was to create a comprehensive introduction guide for the company's new employees on the financial management software Kitsas used by the company. Kitsas is a user-friendly financial management software designed for people who are not experienced in financial management. The objective was to make the introduction guide so detailed that the mandator's new employees would be able to use Kitsas independently. The purpose of this thesis was to lighten the mandator's role in the introduction process, allowing them to reduce the time and financial resources spent on inducting new employees.

The theoretical framework of this research examines business process re-engineering and introduction as comprehensive entities. The theory is reviewed from the perspective of understanding and outlining the overall picture of the thesis topic. Benchmarking other introduction guides played a significant role in envisioning the introduction guide. The research method chosen for the thesis was qualitative development research. The research was conducted through theme interviews, so in other words, semi-structured interviews. The interviewees were two experts on Kitsas. The interview questions were formed to make clear what kind of introduction guide the mandator needs based on the interviews. Pre-testing the theme interview framework was crucial for achieving successful research results.

Based on the understanding of the theoretical framework topics, benchmarking, and the results of the theme interviews, an introduction guide was created according to the mandator’s wishes. The introduction guide became clear and detailed, enabling the mandator’s new employees to use Kitsas independently in their tasks. The research results will play a significant role in the mandator’s future introduction processes. The introduction guide also serves as a good guide and support for everyone working at DG Ezy Oy.