Etätyöntekijöiden itseohjautuvuuden tukeminen valintamuotoilun keinoin

Abstract

Opinnäytetyön tarkoituksena oli selvittää toimeksiantajan työyhteisössä itseohjautuvuuteen vaikuttavia tekijöitä, ja tavoitteena tarjota itseohjautuvuuden lisäämiseksi toimivia kehitysehdotuksia, joita voivat halutessaan hyödyntää niin johto kuin osittaisessa etätyössä työskentelevät asiantuntijat. Toimeksiantaja oli henkilöstömäärältään pieni koulutuksen toimialalla toimiva yritys.

Tietoperusta pohjautuu itseohjautuvuusteoriaan sekä tutkimustietoon itseohjautuvuuteen vaikuttavista tekijöistä työssä, erityisesti asiantuntija- ja etätyön näkökulmasta. Viitekehys kuvaa niitä tekijöitä, jotka joko lisäävät tai vähentävät itseohjautuvuusteorian mukaisia perustarpeiden kokemuksia, joita ovat autonomia, kyvykkyys ja yhteisöllisyys. Näitä perustarpeita tuetaan hyvillä johtamis- ja vuorovaikutuskäytännöillä. Perustarpeiden täyttyminen vaikuttaa olennaisesti sisäiseen motivaatioon. Perustarpeiden lisäksi työskentelyyn vaikuttavat yrityksen taloudellinen tilanne sekä etätyön vuorovaikutusvälineinä toimivat järjestelmät.

Tietopohjan viitekehystä hyödyntäen kehittämistyössä selvitettiin yrityksessä työskentelevien työntekijöiden kokemuksia työskentelytavoista, itseohjautuvuudesta, motivaatiotekijöistä ja tuen tarpeesta. Aineisto kerättiin laadullisen tutkimuksen teemahaastatteluiden avulla seitsemältä yrityksen työntekijältä ja kahdelta johtajalta, ja se käsiteltiin sisällönanalyysin keinoin. Analyysissa havainnoitiin työntekijöiden ja johdon päätöksenteossa esiintyneitä heuristiikkoja ja kognitiivisia vinoumia. Niiden negatiiviset vaikutukset huomioon ottaen suunniteltiin valintamuotoilun menetelmän avulla tehokkaiksi arvioituja kehitysehdotuksia itseohjautuvuuden lisäämiseksi.

Tuloksissa ilmeni, että työntekijöillä on useimmiten mahdollisuus toimia autonomisesti omassa työssään, mutta kyvykkyyden kokemuksia on syytä lisätä. Kokemus yhteisöllisyydestä on tärkeä tukipilari ja sen merkitys korostuu etenkin etätyössä. Kuitenkin esimerkiksi etätyökäytäntöjen puute ja päätöksentekoprosessien sujumattomuus, perehdyttämisohjelman keskeneräisyys, oman työtehtävän laaja-alaisuus tai epäselvyys, koulutusmahdollisuuksien olemattomuus ja esihenkilöiden kiire heikensivät työntekijöiden itseohjautuvuutta. Saatujen tulosten perusteella annettiin valintamuotoilun EAST-mallia hyödyntäen kehitysehdotuksia, joiden avulla itseohjautuvuutta voidaan vahvistaa. Johtamisen ja työntekijöiden tueksi hahmoteltiin kaksi huoneentaulua kannustamaan ja tukemaan itseohjautuvuutta työpaikalla. Huoneentauluihin kiteytetyillä kehitysehdotuksilla haluttiin luoda itseohjautuvuutta mahdollistavaa struktuuria yrityksen käytäntöihin, perehdytykseen, osaamisen kehittämiseen ja palautteenantoon. Tarttumalla kehitysehdotuksiin yrityksessä voidaan lisätä työntekijöiden motivaatiota kohti tavoitteellisempaa itseohjautuvuutta ja näin samalla parantaa yrityksen tuloksellisuutta. Huoneentauluista voi olla hyötyä myös muille itseohjautuvuuden tukemisesta ja lisäämisestä kiinnostuneille, erityisesti pienemmille luovan työn asiantuntijaorganisaatioille. Kehitysehdotusten tehokkuutta ei kuitenkaan tässä työssä pystytty mittaamaan, sillä se olisi vaatinut pidemmän aikavälin seurantaa. Mielenkiintoisia jatkotutkimusaiheita olisivat työntekijöiden yksilölliset erot tuen tarpeissa sekä yrittäjyyden vaikutus organisaation itseohjautuvuuteen.

The purpose of this thesis is to examine the factors that influence self-determination aiming to provide suggestions to enhance self-determination in the client’s company. These suggestions can be utilized by both management and specialists working in partial remote work. The client is a small company in the education sector. The suggestions are based on the method of choice architecture, with the goal of increasing the self-determined behaviour of the work community. To find effective ways to support this, the thesis identifies heuristics and cognitive biases that influence decision-making in order to mitigate their effects.

The theoretical foundation is based on self-determination theory and research on factors affecting self-determination in the workplace, particularly from the perspective of specialists working remotely. The framework describes the factors that either increase or decrease the experiences of the basic needs outlined in self-determination theory: autonomy, competence, and relatedness. These basic needs are supported by good management and communication practices. Fulfillment of these needs significantly impacts intrinsic motivation. In addition to these basic needs, the company’s financial situation and the systems used as interaction channels for remote work also affect work.

Utilizing the theoretical framework, this thesis explored the experiences of employees regarding work methods, self-determination, motivational factors, and the need for support. The data were collected through thematic interviews with seven company employees and two directors and analyzed using content analysis. The analysis identified heuristics and cognitive biases present in the decision-making of both employees and management. Taking into account their negative effects, development suggestions deemed effective were designed to enhance self-determination.

The results showed that employees generally have the opportunity to work autonomously but there is a need to enhance experiences of competence. The sense of relatedness is an important pillar, particularly emphasized in remote work. However, factors such as lack of remote work practices and inefficiencies in decision-making processes, an incomplete onboarding program, the broad scope or ambiguity of one’s tasks, negligible learning opportunities and busyness of supervisors weakened employees' self-determination. Based on the findings, development suggestions were provided using the EAST framework of choice architecture to strengthen self-determination. Two visual guides were created to support management and employees in promoting and supporting self-determination at the workplace. The development suggestions summarized in the visual guides aimed to create a structure within the company’s practices, onboarding, skills development, and feedback processes that enables and supports self-determination. By adopting these suggestions, the company can enhance employee motivation toward more goal-oriented self-determination, thereby improving organizational performance. These visual guides could also benefit other organizations interested in supporting and increasing self-determination, especially smaller specialist organizations in creative fields. However, the effectiveness of the development suggestions could not be measured within this thesis, as it would require long-term follow-up. Interesting topics for future research could include individual differences in support needs among employees and the impact of entrepreneurship on organizational self-determination.