HubSpot CRM- ja markkinointijärjestelmien käyttöönotto strategian mukaisen viestinnän toteuttamiseen

Abstract

Viestintä on vaikuttavaa ja keskeinen osa organisaation strategiaa, jonka avulla voidaan muokata mielipiteitä ja rakentaa luottamusta. Strateginen viestintä ei rajoitu vain kanavien valintaan, vaan sen on tuettava organisaation pitkän aikavälin tavoitteita. Opinnäytetyössä toimeksiantajana toimi Humana arjessa Oy, joka käynnisti vuoden 2023 lopulla projektin uuden asiakkuudenhallinta- ja markkinointijärjestelmän käyttöönottamiseksi. Aiempi järjestelmä oli jäänyt vähälle käytölle sen vaikeakäyttöisyyden vuoksi.

Uudeksi järjestelmäksi valittiin HubSpot, moderni CRM- ja markkinointialusta, joka yhdistää asiakastiedon hallinnan ja viestinnän. Opinnäytetyön tavoitteena oli suunnitella toimiva ja helppokäyttöinen järjestelmä, joka tukee organisaation strategista viestintää ja viestinnän tavoitteita. Työssä selvitettiin myös, miten HubSpot voi parantaa kohdennettua viestintää. Tutkimusstrategiaksi valittiin toimintatutkimus ja tutkimusmenetelminä käytettiin kvalitatiivisia ja kvantitatiivisia lähestymistapoja. Aineistoa kerättiin kyselyiden ja työpajojen avulla.

Järjestelmän käyttöönotto alkoi vaiheittain vuoden 2024 alussa. Lisäksi laadittiin kattavat ohjeet järjestelmän käyttöön. Opinnäytetyön tulokset tarjosivat arvokasta tietoa jatkokehitysehdotuksille ja järjestelmän käytölle. Tuloksista nousi myös esiin kuinka laajasti hyödynnettävissä oleva työkalu HubSpot on, ja miten se tukee sekä viestinnän strategista suunnittelua että operatiivista toteutusta organisaation eri osa-alueilla.

Communication is impactful and a key component of an organization's strategy, enabling the shaping of opinions and the building of trust. Strategic communication goes beyond just selecting channels; it must also support the organization's long-term goals. This thesis was commissioned by Humana arjessa Oy, which initiated a project at the end of 2023 to implement a new customer relationship management (CRM) and marketing system. The previous system had fallen into disuse due to its complexity.

The new system selected was HubSpot, a modern CRM and marketing platform that integrates customer data management and communication. The aim of the thesis was to design a functional and user-friendly system that supports the organization’s strategic communication and its goals. The study also explored how HubSpot can enhance targeted communication. A participatory action research approach was chosen as the research strategy, utilizing both qualitative and quantitative methods. Data was collected through surveys and workshops.

The implementation of the system began gradually in early 2024, and comprehensive guidelines for its use were developed. The results of the thesis provided valuable insights for further development suggestions and the usage of the system. The results also highlighted how widely usable a tool HubSpot is and how it supports both the strategic planning and operational execution of communication across various areas of the organization.