Matka- ja kululaskukäytäntöjen yhtenäistäminen kahden yrityksen sulautumisessa : opas matka- ja kululaskujen tekoon

Abstract

Tämän opinnäytetyön aiheena on matkalaskukäytäntöjen yhtenäistäminen kahden yrityksen sulautumisessa. Toimeksiantajana oli yritys x, joka muodostui kahden eri yrityksen sulautumisesta. Tavoitteena oli luoda yritykselle x opas, joka selkeyttää matkustus- ja kulukäytäntöjä uudessa yrityksessä, helpottaa työntekijöiden matkalaskujen tekoa ja hyväksyjien roolia sekä nopeuttaa matka- ja kululaskujen vientiä maksuun. Opinnäytetyö keskittyy matkustus- ja kulukäytäntöjen yhtenäistämiseen, ei järjestelmän toiminnallisuuteen.

Osana opinnäytetyötä toteutettiin kyselytutkimus, jonka tavoitteena oli kartoittaa yrityksen työntekijöiden kokemuksia ja lisätiedon tarvetta koskien matka- ja kululaskujen tekoa. Opasta tehdessä hyödynnettiin jo olemassa olevaa yrityksen sisäistä ohjeistusta matka- ja kululaskujen tekoon liittyen. Yrityksellä ei ollut vielä olemassa virallista ohjetta matka- ja kululaskujen käytäntöihin, mutta yksittäisiin osa-alueisiin, kuten edustuskuluihin, oli olemassa ohjeita. Ohjeiden ajantasaisuus tarkistettiin, sisältöä korjattiin tarvittaessa ja tieto lisät-tiin oppaaseen. Ohjetta luodessa on huomioitu myös verotukseen ja kirjanpitolakiin perustuvat säännöt ja ohjeet.

Teoreettisessa viitekehyksessä käsitellään matka- ja kululaskujen perusteita ja käsittelyä, arvonlisäverotusta ja arvonlisäverovähennystä sekä verovapaita matkakustannusten korvauksia. Teoreettisessa viitekehyksessä kuvataan yrityssulautumista, sulautumisen vaiheita ja toteuttamistapoja sekä yritysjärjestelyjä määritelmää yleisesti.

Opinnäytetyö toteutettiin laadullisena toimintatutkimuksena, jossa hyödynnettiin survey-kyselytutkimusta määrällisen tutkimuksen menetelmänä. Yrityksen x työntekijöille suunnatussa kyselylomakkeessa oli yhteensä 19 kysymystä ja viisi osa-aluetta. Monivalintakysymyksiä oli 14 ja avoimia kysymyksiä 5. Kyselyn alussa kysyttiin työntekijän tehtäväalueesta yrityksessä, työvuosien määrästä ja kuinka usein tekee matka- tai kululaskuja. Toisessa osa-alueessa aiheena oli matka- ja kululaskujen täyttäminen ja kolmannessa matka- ja kululaskuihin liittyvä lisätiedon tarve. Neljäs osa-alue oli suunnattu matka- ja kululaskuja hyväksyville henkilöille. Kyselytutkimuksen vastausprosentti oli 19,2.

Yrityksen x matka- ja kululaskukäytäntöjen oppaassa on 27 sivua ja yhdeksän pääotsikkoa. Koska opas sisältää yrityksen sisäistä tietoa, opasta ei ole sisällytetty opinnäytetyöhön vaan kuvattiin yleisesti, mitä opas sisältää. Saavutettavuuden maksimoimiseksi oppaasta tehtiin myös englanninkielinen versio. Yrityksen x opas matka- ja kululaskukäytäntöihin julkaistiin yrityksen sisäisellä viestintäkanavalla 28.8.2024. Linkit suomenkieliseen ja englanninkieli-seen ohjeeseen lisättiin matka- ja kululaskuohjelman etusivulle tiedotteisiin.