Toiminnanohjausjärjestelmän hankinta ja käyttöönotto : case: Toimenpidesuunnitelma kohdeyrityksen tietovaraston valmistelulle ERP-järjestelmän vaihtoon

Abstract

Toiminnanohjausjärjestelmien (tietojärjestelmä, joka yhdistää yrityksen eri toiminnot yhtenäiseen tietojärjestelmään mahdollistaen esimerkiksi reaaliaikaisen tiedonkulun, toiminnan yksinkertaistumisen ja työn tehostumisen) käyttö on yleistynyt yritysmaailmassa. Ne korvaavat manuaaliset toiminnot ja mitä useamman osa-alueen järjestelmästä käyttöönottaa sitä suuremman hyödyn siitä saa irti. Järjestelmät ovat nykyään kaikkien yritysten saatavilla jo hinnan alentumisenkin kautta. Niiden etu on, että siihen voidaan liittää eri sovelluksia, jolloin ei tarvita kuin yksi järjestelmä liiketoiminnan harjoittamiseen ja Internet ratkaisun myötä yhteydet laajentuvat entisestään. Järjestelmän kehittyneempi versio hyödyntää Internetiä esimerkiksi mahdollistaen tiedonkulun yrityksen yhteistyökumppaneiden välillä sijainnista riippumatta sekä yrityksen pääsyn osaksi maailmanlaajuista kaupankäyntiä.

Järjestelmän hankinta ja käyttöönotto on aikaa ja resursseja vievä projekti, johon ei pidä lähteä ilman tarkkaa harkintaa ja kunnollista valmistautumista. Yrityksen resurssit, tietotaito sekä muutostarve ratkaisevat muutoshankkeen laajuuden. Riskeihin on varauduttava. Ulkopuolista apua, malleja ja menetelmiä on tarjolla, ja niitä on hyvä hyödyntää prosessissa. Projektin onnistumisen kannalta on tärkeintä, että henkilöstö johdosta lähtien on motivoitunut ja ovat osana projektia sekä tähtäävät yhteiseen, realistiseen tavoitteeseen. Sillä käyttöönotto on monivaiheinen prosessi lähtien tilanne- ja tarveanalyysien laadinnasta, läpi hankintapäätöksen, järjestelmävaatimuksien ja tavoitteiden määrityksen kautta tarjonnan vertailuun, järjestelmän valintaan ja tarpeellisten muutosten tekoon yrityksen toimintatavoissa ja itse järjestelmässä. Käyttöönotto tapahtuu testauksien, muokkausten, aikataulun laadinnan ja koulutuksen jälkeen. Kun järjestelmä on käytössä, ei projekti ole vielä ohi. Ikuinen järjestelmän hyödyntäminen ja kehittäminen liiketoiminnassa jatkuu läpi valitun järjestelmän käyttöhistorian.

Tehtäväni oli laatia toimenpidesuunnitelma kohdeyrityksen henkilökunnalle siitä mitä heidän tulee tehdä yrityksen tietovarastolle, jotta ne ovat siirrettävissä uuteen järjestelmään. Tiedot on läpikäytävä, korjattava ja määritettävä niille konsernitason koodi vertaamalla omia tietoja konsernin tietokantaan sekä mietittävä mitkä tiedot halutaan uuteen järjestelmään siirtää. Sanallisesti työmäärä ei tunnu paljolta, mutta yrityksen tietovarasto on erittäin laaja ja aikaa vievä työ on tehtävä omien arkirutiinien rinnalla.

The usage of enterprise resource planning system (systems that combine different functions of the company into unified information system and which enables for example real time flow of information and makes business simpler when double work is cut out and makes work more effective) has increased. With these systems the company will no longer need to work manually. The more modules company adopt the more benefit they get. Already by decreased prices of these systems every companies have possibility to utilize these systems. Advantage of these systems is that it's possible to connect different applications into it and due to Internet comections expand more. That's why company don't need more than one system to work with. Advanced version of these systems utilize Internet for instance making information flow possible with co-operation partners no matter where they are and also give a chance for a company to go for global business.

Getting the system is long-term process that requires recourses. Company should not start this process before serious consideration and reasonable preparing. Resources that company have, the knowledge and the need of the change affects into size of the change they have to do. They need to be prepared for risks. There is help, models and methods to use, company just have to utilize those through the process. To have successful project is crucial that all the work force from the management unit are motivated and are part of the project and aiming into same realistic goal. Because implementation is long process with many steps. It starts from making analyses of the need and the situation, making decision of getting the system, requirements analysis and define the goals. Next the company has to compare options available, decide which system they will take and make required changes into system and their working style. Before company is able to use the system it has to go through testing, customizing, decide the timetable and educate their workforce. Project is not over even if the system is on use. Eternal utilisation and developing in the business keeps going for the whole history of the system.

As a case study I made plan for the company of what they should do into their data storage to be able to transfer those into the new system. They need to go through all the information, make changes when needed, define corporation codes by comparing their inforrnation with corporation database as well as consider which information they want to fransfer into new system. Verbally workload may not sound so bad but their data storage is very wide and this effortful work has to be done beside their dail routine.