Etle-kaavio : Työkalu tapahtumien suunnitteluun

Abstract

Tapahtumat eivät vain tapahdu itsetään, vaan niiden takana piilee paljon työtä. Tarvitaan selkeitä visioita ja ymmärrys niiden hallinnasta. Tämä on elintärkeää onnistumisen kannalta, varsinkin jos toimintaa halutaan jatkaa myös tulevaisuudessa. Kokonaisuuksien takaa löytyy kuitenkin paljon seikkoja, joita ei aina tule ajateltua ja eri osa-alueiden tehokas hallitsemi-nen läpi suunnitteluprosessien vaatii panostusta. Projektista vastaavan on huomioitava kaikki osa-alueet tapahtumalleen, sekä pystyttävä hallitsemaan niitä. Tämä on tie onnistumiseen.

Tämän opinnäytetyön tarkoituksena on ollut luoda Yövuoro Ry:lle keino, jonka avuin yhdistyk-sen tapahtumien järjestäminen luonnistuisi entistä tehokkaammin. Työn hedelmänä syntyi Etle-kaavio, jonka avulla yhdistyksen toimijat pystyisivät seuraamaan tapahtuman järjeste-lyissä esille otettavia aspekteja graafisen työvälineen avuin. Kaavion prototyyppiä testattiin käytännön tasolla Case-projektin avuin. Projektina työssä on käytetty Yövuoro Ry:n, sekä sen yhteistyökumppaneiden järjestämää tapahtumaa Helsingissä, joka oli luonteeltaan pienikokoi-set elektronisen musiikin tanssiaiset. Tapahtuman toteutukseen hankittiin paljon apua yhdis-tyksen jäseniltä, talkootyöläisiltä, yhteistyökumppaneilta, ynnä muilta verkoistoilta.

Tietoa tapahtuman järjestämisestä opinnäytetyön teoreettiseen puoleen kerättiin alan kirjal-lisuudesta, aiheeseen liittyviltä Internet sivustoilta sekä haastatteluiden ja kyselyn keinoin. Työn teoreettinen osuus kirjoitettiin vahvistamaan projektiosuutta ja sen sisältöä sekä sel-keyttämään lukijalle käsiteltäviä asioita tapahtumatuotannosta. Ammatillista näkökulmaa työhön saatiin haastattelemalla alan vaikuttajia Suomessa. Työn analysointiosuuksissa käsitel-lään kaavion ja Case-projektin toimivuutta yhdessä sekä arvioidaan niiden yhteensopivuutta ja todennetaan kaavion hyödyllisyys.

Etle-chart Tool for event planning

Events do not just happen by themselves and a lot of the work is carried out behind the scenes to deliver the final product. To do this, we need clear visions and understanding for management. This is vital for the events success, especially if the idea is to keep on planning operations in the future. However, behind the entirety we can find many factors which re-quire great effort across various fields. These areas are not always thought out in full or planned effectively. The Project manager needs to consider all the aspects of his event and be able to control them. This is the way to success.

The Purpose of this study was to create a sustaining means for Yövuoro-association (NPO) for their event planning. The fruit born from this work is Etle-chart, which allows association op-eratives to follow all the arising aspects of events planning with a graphical tool. A Prototype of this tool has been tested with a practical level Case-project. This Case-project was Yövuo-ro’s, as well as its partner’s joint event in Helsinki, which nature was a small-sized electronic music dance party. This event has been implemented through great help from the members of association, volunteers, partners and other networks.

Information about event planning for this thesis’s theoretical part has been collected from the literature, topic related Internet sites, as well as by interviews and survey methods. The theoretical part has been written to strengthen the project and its contents, as well as clari-fying the issues to the reader about event production. Professional perspective to this work has been collected by interviewing industry leaders in Finland. The analysis sections treat Etle-charts and Case-projects functionality together, as well as evaluating their compatibility and verifies the usefulness of the chart.