Työntekijätietojen hallinta työsuhteen muutoksissa : Tiedonkulkuprosessien yhtenäistäminen organisaation hallinnossa

Abstract

Tässä opinnäytetyössä tutkittiin työntekijää koskevan tiedon tiedonkulkuprosesseja työsuhteen muutoksissa. Opinnäytetyön toimeksiantajana toimi anonyymina pysyttelevä teollisuusalan yritys, jossa oli hiljattain tapahtuneen yritysfuusion myötä havaittu tarve yhtenäistää tiedonkulun prosesseja. Opinnäytetyö rajattiin käsittelemään organisaation hallinnon tiedonkulkuprosesseja työsuhteen muutoksissa eli työsuhteen alkaessa, päättyessä tai työsuhteen aikaisissa muutoksissa. Tavoitteena oli luoda toimeksiantajaorganisaatiolle yhtenäiset tiedonkulun prosessit, jotka palvelisivat organisaation hallinnon tiedontarpeita työsuhteen muutostilanteissa samalla täyttäen lain vaatimukset työntekijöiden henkilötietojen käsittelylle.

Työntekijöiden henkilötietojen käsittelyn lainmukaisuus oli opinnäytetyön keskeisimpiä näkökulmia. Opinnäytetyön teoriaosuudessa tarkasteltiin henkilötietojen käsittelyn yleisiä periaatteita sekä henkilötietojen käsittelyä työsuhteessa. Keskeisiä tarkasteltavia asioita olivat työnantajan oikeudet ja velvollisuudet työntekijöiden henkilötietojen käsittelylle. Teoriaosuudessa tutkittiin, mitä työntekijöitään koskevia henkilötietoja ja millä perustein työnantaja saa kerätä ja käsitellä.

Opinnäytetyön empiirinen osuus toteutettiin konstruktiivisena tutkimuksena. Konstruktiivisen tutkimuksen tavoitteena on konstruktio eli konkreettinen tuotos, joka on hyödynnettävissä reaalimaailmassa. Tutkimusmenetelmänä käytettiin haastatteluja, joilla kartoitettiin organisaation hallinnon tiedontarpeita, tiedonlähteitä sekä toimenpiteitä, jotka edellyttävät työntekijätietojen käsittelyä. Haastatteluista saatua tutkimusaineista täydennettiin tutustumalla työntekijätietoja sisältäviin järjestelmiin sekä dokumentteihin. Tämän opinnäytetyötutkimuksen konkreettisena tuotoksena suunniteltiin toimeksiantajaorganisaation hallinnolle uudet yhtenäiset toimintamallit käytettäviksi työsuhteen muutostilanteissa. Toimintamalleissa huomioitiin lain asettamat rajoitteet ja vaatimukset henkilötietojen käsittelylle. Uusien toimintamallien mukaisista prosesseista laadittiin prosessikaaviot, joissa kuvattiin työsuhteen alkuun ja loppuun liittyvät toimenpiteet hallinnossa sekä toimenpiteissä tarvittavien tietojen kulku eri tahojen välillä. Lisäksi laadittiin tiedonkulkua tukevia dokumentteja.