Sujuva muutosprosessi henkilöstön näkökulmasta : case: Hämeen ELY-keskus

Abstract

Opinnäytetyön tavoitteena oli selvittää henkilöstön näkemyksiä ja toiveita sujuvaan muutosprosessiin monipaikkaisessa organisaatiossa. Tarkoituksena oli tuottaa esihenkilöille opas, johon on koottu tärkeimmät onnistuneessa muutosprosessissa huomioitavat asiat. Opinnäytetyön toimeksiantajana toimi Hämeen elinkeino-, liikenne- ja ympäristökeskus (Hämeen ELY-keskus). Taustan toimeksiantajan tarpeelle muodosti tuleva aluehallinnon uudistus, organisaation monipaikkainen rakenne sekä aiemman muutosjohtamisen materiaalin vähäisyys.

Opinnäytetyön tietopohja käsittelee henkilöstövoimavarojen johtamista monipaikkaisessa organisaatiossa. Tietoperusta on rakennettu monipaikkaisen organisaatiorakenteen, henkilöstövoimavarojen johtamisen, muutosjohtamisen ja työhyvinvoinnin käsitteiden ympärille. Osatekijöinä on tarkasteltu henkilöstövoimavaroissa sisäistä motivaatiota ja sen johtamista, työhön sitoutumista ja työtyytyväisyyttä, muutosjohtamisessa muutosjohtamista ja muutoksessa johtamista, yksilöä muutoksessa, esihenkilöä muutoksen johtajana ja muutosviestintää ja sen merkitystä. Työhyvinvoinnin alla tarkasteltiin työhyvinvointiin vaikuttavia tekijöitä, henkilökohtaista hyvinvointia ja työstressiä.

Opinnäytetyö toteutettiin kehittämistyönä ja tutkimusmenetelmänä käytettiin määrällistä tapaustutkimusta. Kyselytutkimuksen tavoitteena oli selvittää, mikä on kohdeorganisaation henkilöstön muutoksen tietoisuuden taso ja miten se on sisäistetty, mitä vaikutusta muutos on jo tuonut ja mitä sen ennakoidaan tuovan jatkossa. Mitä viestinnän osalta toivotaan muutosprosessissa, mitä tukea toivotaan esihenkilöiltä sekä työyhteisöltä, mitkä ovat muutoksen työhyvinvoinnilliset vaikutukset ja miten edellä mainittuja asioita tulisi seurata organisaatiossa.

Kyselytutkimuksen tulokset osoittivat, että kolme tärkeintä asiaa henkilöstön mielestä muutoksen läpiviemisessä ovat avoimuus, osallistaminen ja viestintä. Avoimuudella tarkoitettiin jatkuvaa ja avointa tiedottamista, myös silloin, kun ei ole uutta tiedotettavaa. Osallistamisella tarkoitettiin henkilöstön mukaan ottamista jo muutoksen suunnitteluvaiheessa sekä erilaisten kyselyjen tekemistä muutosprosessin aikana. Viestinnällä tarkoitettiin oikea-aikaista, monikanavaista, avointa ja riittävää viestintää. Hämeen ELY-keskuksessa monipaikkaisuus on ollut arkipäivää, eikä sen uskottu juurikaan vaikuttavan muutoksen läpivientiin. Kehitysehdotuksina esitettiin yhteisöllisyyden rakentamisen tärkeyttä ja käytännön järjen kuulemista muutosvaiheessa. Muutosviestinnässä toivottiin avoimuutta, ajantasaisuutta, selkeyttä ja muutosten vaikutusten ennakointia. Luotettavuus ja luottamus nähtiin tärkeinä psykologisen turvallisuuden ja huhujen ehkäisemiseksi. Esihenkilöiden roolissa korostuivat kuuntelu, positiivisen hengen luominen, terveisten vieminen johdolle, esimerkin näyttäminen, läsnäolo, auttaminen, tasapuolinen kohtelu ja avoimuus.

Opinnäytetyön lopputuloksena valmistui muutosjohtamisen opas esihenkilöille, joka tarjoaa tiivistetysti sekä teoriaan perustuvaa tietoa että kyselytutkimuksesta esiin nousseita toiveita, jotka auttavat pitämään työhyvinvointia yllä muutoksen keskellä.