Ostolaskuprosessin tehostaminen hankintatoimessa
Wahlberg, Tytti (2024)
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2024120934056
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2024120934056
Tiivistelmä
Opinnäytetyön aiheena oli ostolaskuprosessin tehostaminen hankintatoimessa ja aiheeseen päädyttiin toimeksiantajan esittämästä toiveesta. Opinnäytetyön tekijä on ollut töissä toi meksiantajalla toukokuusta 2024, joten opinnäytetyön tulokset vaikuttavat omaan sekä työka vereiden työskentelyyn sekä konserni tasolla. Toimeksiantaja pysyi työssä nimettömänä, joten sitä kutsuttiin työssä nimellä Yritys X.
Keskeisenä tavoitteena oli kehittää ostolaskuprosessia hankintatoimessa, mutta vaikutus oli myös taloushallinnon ammattilaisten päivittäisissä tehtävissä. Löydöksillä toimeksiantaja sai arvokasta tietoa toiminnoistaan ja ratkaisuehdotuksista hyötyy koko konserni. Tutkimuskysymys opinnäytetyössä oli: Minkälainen on toimeksiantajan ostolaskuprosessi? Työn tavoitteena oli tutkia nykyinen ostolaskuprosessi, tunnistaa keskeiset haasteet ja löytää kehi tysehdotukset. Tutkimusmenetelmänä opinnäytetyössä käytettiin laadullisen tutkimusmene telmän tunnettuja tutkimustapoja, havainnointia sekä haastatteluita. Näiden lisäksi hyödyn nettiin toimeksiantajan toiminnanohjausjärjestelmän dataa. Opinnäytetyön tietoperustana käytettiin vakiintunutta taloushallinnon sekä hankinnan ammatillista kirjallisuutta ja teknolo gian kehitystä.
Keskeisimpiä ongelmia yrityksen nykyisessä ostolaskuprosessissa oli ostotilauksilta ja -laskuilta puutteelliset tiedot, jolloin hankintatoimella ja taloushallinnolla menee enemmän aikaa osto laskujen tarkistamisessa ja toiminnanohjausjärjestelmän automaatiota ei pystytä hyödyntä mään. Ulkomaalaisten toimittajien ostolaskuja ei pystytä vastaanottamaan verkkolaskuna ja ostolaskun kirjoituskieli ei ole englanti, jolloin laskujen tulkitsemiseen menee aikaa.
Ostolaskuprosessin tehostamiseksi kehitysehdotus toimeksiantajalle on hankintatoimen toi mintatapojen kehittäminen niin, että kaikki lähtötiedot ovat kirjattuna ostotilauksille oikein, jolloin toiminnanohjausjärjestelmän automaatiota pystytään hyödyntämään ja laskujen automaattinen tarkistaminen EIM Workflow-palvelun avulla pystyttäisiin ottamaan käyttöön.
Opinnäytetyön johtopäätöksenä toimeksiantajalla on hyvät työkalut ostolaskuprosessin tehos tamiseksi, mutta niiden aktiivinen käyttöönotto ja konsultointi palveluntarjoajan kanssa olisi maksimaalisen toiminnanohjausjärjestelmän hyödyntämisen suhteen suositeltavaa.
Keskeisenä tavoitteena oli kehittää ostolaskuprosessia hankintatoimessa, mutta vaikutus oli myös taloushallinnon ammattilaisten päivittäisissä tehtävissä. Löydöksillä toimeksiantaja sai arvokasta tietoa toiminnoistaan ja ratkaisuehdotuksista hyötyy koko konserni. Tutkimuskysymys opinnäytetyössä oli: Minkälainen on toimeksiantajan ostolaskuprosessi? Työn tavoitteena oli tutkia nykyinen ostolaskuprosessi, tunnistaa keskeiset haasteet ja löytää kehi tysehdotukset. Tutkimusmenetelmänä opinnäytetyössä käytettiin laadullisen tutkimusmene telmän tunnettuja tutkimustapoja, havainnointia sekä haastatteluita. Näiden lisäksi hyödyn nettiin toimeksiantajan toiminnanohjausjärjestelmän dataa. Opinnäytetyön tietoperustana käytettiin vakiintunutta taloushallinnon sekä hankinnan ammatillista kirjallisuutta ja teknolo gian kehitystä.
Keskeisimpiä ongelmia yrityksen nykyisessä ostolaskuprosessissa oli ostotilauksilta ja -laskuilta puutteelliset tiedot, jolloin hankintatoimella ja taloushallinnolla menee enemmän aikaa osto laskujen tarkistamisessa ja toiminnanohjausjärjestelmän automaatiota ei pystytä hyödyntä mään. Ulkomaalaisten toimittajien ostolaskuja ei pystytä vastaanottamaan verkkolaskuna ja ostolaskun kirjoituskieli ei ole englanti, jolloin laskujen tulkitsemiseen menee aikaa.
Ostolaskuprosessin tehostamiseksi kehitysehdotus toimeksiantajalle on hankintatoimen toi mintatapojen kehittäminen niin, että kaikki lähtötiedot ovat kirjattuna ostotilauksille oikein, jolloin toiminnanohjausjärjestelmän automaatiota pystytään hyödyntämään ja laskujen automaattinen tarkistaminen EIM Workflow-palvelun avulla pystyttäisiin ottamaan käyttöön.
Opinnäytetyön johtopäätöksenä toimeksiantajalla on hyvät työkalut ostolaskuprosessin tehos tamiseksi, mutta niiden aktiivinen käyttöönotto ja konsultointi palveluntarjoajan kanssa olisi maksimaalisen toiminnanohjausjärjestelmän hyödyntämisen suhteen suositeltavaa.