Puheeksi ottaminen esihenkilötyössä : miten esihenkilö voi kohdata työyhteisön haastavat tilanteet onnistuneesti?

Abstract

Puheeksi ottaminen on yksi johtamisen työkalu. Sillä tarkoitetaan rakentavan keskustelun aloittamista jonkin työyhteisössä havaitun huolen tai ongelman herättämänä. Puheeksi ottaminen voi tarkoittaa varhaista tukemista, ohjeistamista, palautekeskustelua tai eriasteista puuttumista tai väliintuloa. Puheeksi ottamisella pyritään ymmärtämään, käsittelemään ja ratkaisemaan asia yhdessä.

Opinnäytetyön tarkoituksena oli selvittää, miten esihenkilö voi kohdata työyhteisön haastavat tilanteet onnistuneesti. Tarkoituksena ei ollut tehdä opasta tai käsikirjaa puheeksi ottotilanteisiin, vaan tavoitteena oli reflektoida tietoperustaan ja haastatteluihin perustuen johdonmukaisen prosessin, tuen saamisen ja avoimen vuorovaikutuksen merkitystä puheeksi ottotilanteissa.

Opinnäytetyön tietoperustan pääteemoina olivat esihenkilötyön monimuotoisuus, sen erilaiset roolit, velvollisuudet, vastuut, työkykyasiat, työsuhteen pelisäännöt, viestintä sekä puheeksi ottamisen prosessi. Tietoperusta koottiin näitä aihealueita käsittelevistä teoksista, artikkeleista, tutkimuksista, e-kirjoista ja nettisivustoilta.

Opinnäytetyöhön sisältyi laadullinen tutkimus, joka toteutettiin avoimina yksilöhaastatteluina. Haastattelukysymykset laadittiin tietoperustan teemoja mukaillen. Tutkimuksen tulokset osoittivat, että puheeksi ottamisen onnistumiseen vaikutti erityisesti yhtenäinen ja johdon-mukainen prosessi sekä avoin, rakentava ja luottamuksellinen vuorovaikutus. Myös työyhteisön yhteiset pelisäännöt, viestintä sekä esihenkilön saama tuki eri sidosryhmiltä olivat merkittäviä tekijöitä vaikeiden tilanteiden käsittelyssä.

Lopputuloksena laadittiin toimialariippumaton varhaisen puuttumisen malli toimeksiantajayritys X:lle. Sen avulla esihenkilöt voivat jo varhaisessa vaiheessa puuttua työkykyä uhkaaviin tekijöihin ja käynnistää puheeksi ottamisen. Tavoitteena on mahdollistaa sujuva keskustelu työkykyyn vaikuttavista asioista ja löytää konkreettisia ratkaisuvaihtoehtoja tilanteen korjaamiseksi.

Early intervention is one of the management tools and it means starting a constructive discussion around some concern or problem in the workplace. It can mean early support, guidance, feedback or varying degrees of intervention. The aim of bringing up the issue is to understand, process and resolve the problem together.

The purpose of the thesis was to find out how a supervisor can successfully handle challenging situations in the workplace. The purpose of the thesis was not to be a guide or manual for discussion situations but based on theory and research, to reflect the importance of a consistent process, support and interaction in early support.

The main themes of the thesis were the diversity of supervisory work, its different roles, duties, responsibilities, common rules, communication in the workplace and the process of early intervention. The theory was compiled from books, articles, studies, e-books and websites.

In addition to the theory, the thesis included qualitative research, which was carried out as open individual interviews. The questions were prepared according to the themes of the theory. The results of the study showed that the success of the early support was particularly influenced by a coherent and consistent process and open, constructive and confidential interaction. Common rules, communication and different stakeholders’ support were also important factors when dealing with difficult situations.

The outcome of the study is industry-independent early support guidelines, developed for the client company X. It enables supervisors to address work-related threats and ensure smooth initiation of discussion. The aim is to identify concrete solutions to fix the situation.