Exploring the lean portfolio management adoption : a case study in a Finnish company

Abstract

Opinnäyte on toteutettu ison suomalaisyrityksen projektinhallintaorganisaation kanssa. Opinnäytteellä oli useita tavoitteita, joista keskeisimpiä ovat selvittää, mitä yrityksessä oli tapahtunut sen pyrkiessä omaksumaan käyttöönsä Scaled Agile For Enterprises (SAFe) kehyksen lean-portfolionhallinnan, ja miten yritys oli tässä organisaationa menestynyt. Yritykselle oli tärkeä myös opinnäytteen sivutyönä syntyvä kuvaus portfolionhallinnan osista ja niiden suhteista. Koska lean-portfolionhallinnan käyttöönottoa on tutkittu verrattain vähän, muodostui opinnäytetyölle lisätavoitteeksi tunnistaa aiheeseen mahdollisesti liittyviä kiinnostavia tutkimusongelmia, ja tätä kautta myös laajempi tutkija- ja ammatinharjoittajayhteisö voi hyötyä siitä.

Opinnäytetyö tarvitsi kontekstistaan johtuen kattavan tietopohjan, joka sisälsi lean-portfolionhallinnan taustalla vaikuttavien ketterän ohjelmistokehityksen ja lean-ajattelun kuvauksen sekä sen, miten niitä on sovellettu SAFe-kehyksessä. Portfolionhallinnan suhde yritysstrategiaan vaati yritysstrategian käsittelyä ilmiönä. Tietopohjan rakentamiseen käytettiin SAFe:n tietämyskantaa sekä tutkimus- ja ammattikirjallisuutta. Opinnäyte on toteutettu deskriptiivisenä ja eksploratiivisena tapaustutkimuksena, ja sen pääasiallisena metodina on käytetty tulkitsevaa dokumenttianalyysia. Dokumenttiaineiston tulkinnassa havaintoja on myös reflektoitu osallistuvasta havainnoinnista nousseihin löydöksiin. Aineiston koodaus ja teemoittelu näyttelivät työssä merkittävää osaa.

Opinnäytetyön deskriptiivisessä ulottuvuudessa onnistuttiin selvittämään taustaongelmat ja portfolionhallinnan ratkaisut, joilla nämä ongelmat oli yrityksessä haluttu ratkaista. Käytännössä kyseessä oli kaksivaiheinen SAFe:n lean-portfolionhallinnan käyttöönotto. Työssä pystyttiin myös selvittämään se, miltä osin tämä käyttöönotto oli toteutunut. Suunnitellun ja toteutuneen lähestymistavan väliltä löytyi työssä niin huomattavia eroja, että valittuun lähestymistapaan oli selkeästi sitouduttu hyvin heikosti. Yrityksen strategiasta selvitettiin se, miltä osin se olisi voinut portfolionhallintaa ohjata, ja strategia todettiin tähän tarkoitukseen todennäköisesti huonosti soveltuvaksi.

Analyysityössä syntyi myös joukko käsitteellisiä työkaluja, jotka voivat palvella tähän aihepiiriin perehtyviä tutkijoita ja ammatinharjoittajia. Nämä työkalut koostuvat portfoliosisältöä ja strategiamateriaalia koskevista koodauksista ja ryhmittelyistä sekä niiden tulkintaan liittyvistä typologioista. Työn eksploratiivisessa ulottuvuudessa keskeiseksi tulevaksi tutkimusaiheeksi nousi löydettyjen työkalujen validointi laajemmalla yritysjoukolla (n≥5). Kohdeyrityksen strategian laadun vertaaminen sen menestykseen nosti esiin myös alkuperäistä aihetta laajemman tutkimusongelman eli kysymyksen siitä, missä määrin yrityksen strategian laatu korreloi yrityksen menestyksen kanssa.

Opinnäytetyön perusteella voi yleisesti suositella, että käytäntöjä omaksuttaessa tulee tarkistaa, että niiden vaatimat toimintaedellytykset ovat olemassa, ja välttää osittaisia käyttöönottoja. Kohdeyritykselle on erityisen suositeltavaa, että se arvioi valitun lähestymistavan huolella ja päättää halutaanko sitä todella käyttää sitoutuen johdonmukaisesti tehtyihin päätöksiin. Yrityksessä on myös syytä varmistaa, onko sen strategia riittävän laadukas tukemaan valittua käytäntöä ja mahdollisesti hankittava muutosjohtamiskyvykkyyttä käyttöönoton tukemiseksi.

This thesis was conducted in collaboration with the project management organization of a large Finnish company. The primary objectives of the thesis were to investigate the adoption process and events related to it when the company sought to adopt the lean portfolio management from Scaled Agile for Enterprises (SAFe) framework and to determine how the company had succeeded in this endeavour. The thesis also aimed to provide the company with a comprehensive document of the components of portfolio management and their relationships. Furthermore, given the limited research on the adoption of lean portfolio management, the thesis also sought to identify potential research questions that could benefit the broader research and practitioner community.

Because of its context, this study required a comprehensive theoretical and conceptual framework covering the agile software development and lean thinking underlying lean portfolio management and how they have been applied in the SAFe framework. Understanding the relationship between portfolio management and corporate strategy required including corporate strategy as a phenomenon to the framework. The theoretical framework was built using the SAFe knowledge base and combining it with research and professional literature. The thesis was conducted as a descriptive and exploratory case study and it primarily utilised interpretive document analysis. When interpreting the document material, findings from participatory observation were also reflected on. Encoding and theming of data played a key part in the study.

In the descriptive dimension of the thesis, the underlying problems and the portfolio management solutions that the company sought to address them with were identified. Essentially, the company sought a two-phase adoption of SAFe's lean portfolio management. The study was also able to determine to what extent the adoption had been achieved. There were significant differences between the planned and actual approaches, thus indicating a very weak commitment to the original choice of approach. The company's strategy was examined to determine to what extent it could serve as a foundation for portfolio management. The strategy was found to be likely inadequate for the purpose.

The analysis also generated a set of conceptual tools that can serve researchers and practitioners in this field. These tools consist of encodings and groupings of portfolio content and strategy material, as well as typologies related to their interpretation. In the exploratory dimension of the study, a key research question that emerged was the scientific validation of the found tools with a larger group of companies (n≥5). Comparing the quality of the company’s strategy to its success also produced a new research question: to what extent does the quality of a company's strategy correlate with its success.

Based on the study, verifying that the required preconditions exist when adopting practices and avoiding partial adoptions is generally recommended. Particularly for case company, it is recommendable to review the chosen approach and to decide whether it is truly desired. If it is, the approach must be decisive. The company should also ensure that the quality of its strategy is sufficient to support the chosen practice and if necessary, acquire change management capabilities to support the adoption.