Ostolaskujen käsittelyn tehostaminen sääntöautomaation avulla

Abstract

Opinnäytetyön tavoite oli luoda yleinen sääntöpohja ostoreskontraohjelman sääntötyökalulla sekä tietopaketti sääntöjen toiminnallisuuksista nimettömänä pysyttelevän toimeksiantajan Yritys X:n ostoreskontranhoitajia varten. Tarkoituksena oli kasvattaa automaatiota ja nopeuttaa sekä yhtenäistää Yritys X:n asiakasyritysten ostolaskujen esitiliöintiä ja käytäntöjä. Kehittämistyöstä hyötyivät erityisesti Yritys X:n ostoreskontranhoitajat, mutta automaation lisääntyminen hyödyttää niin Yritys X:ää kuin Yritys X:n asiakkaita toimintojen tehostumisen ja laadunhallinnan kannalta.

Opinnäytetyön teoriaosuudessa käsiteltiin yleisesti taloushallinnon kehitystä älykkään taloushallinnon suuntaan, sekä tarkemmin ostoreskontran ja ostolaskuprosessin näkökulmasta. Viitekehyksessä tarkasteltiin myös kiinteistöalan erityispiirteitä ja niiden vaikutusta automaatioon. Työn alkukartoitus toteutettiin ostoreskontranhoitajille jaetulla kyselyllä, johon vastasi yksitoista henkilöä. Tietoa ostolaskujärjestelmän toiminnoista kerättiin Yritys X:n dokumenttien sekä työn havainnoinnin avulla. Ideoita ja havaintoja toiminnoista esiteltiin ja pohdittiin aivoriihien avulla.

Sääntöpohjaan tehtiin sääntöjä, jotka tuovat kaikille Yritys X:n yhtiöille yleisluontoisia ja muista arvoista riippumattomia tietoja tiliöintikenttiin esitiliöinnin nopeuttamiseksi. Ostoreskontranohjelmiston toiminnallisuuksista, erityisesti virtuaalitason sääntöjen osalta muodostettiin tietopaketti, joka esitettiin ostoreskontratiimille. Kehitystyön aikana ostoreskontraohjelmistosta löydettiin muuttuneita sekä uusia toimintoja, joiden avulla automaatiota on parempi hyödyntää. Luotu sääntöpohja koettiin hyödyllisenä ja tietopakettia pidettiin kattavana ja informatiivisena.

The objective of this Bachelor’s thesis was to create a general rule base with the rule tool of the accounts payable (AP) program and an information package on the functionalities of the rules for the anonymous commissioner Company X’s AP specialist team. The purpose of this thesis was to increase automation, and speed up and unify the preliminary handling process of the purchase invoices of Company X’s customers. The development work will benefit mostly the AP team, but also Company X and its customers in terms of increased efficiency and quality management.

In the theoretical background, the topic of discussion was the development of financial management towards more intelligent one, more specifically from the viewpoint of AP and the purchase invoice process. The special characteristics of the real estate industry and how they affect automation were also discussed. The preliminary survey was conducted as a questionnaire that was sent out to the AP team and received eleven responses. The functionalities were surveyed by using Company X’s documentation and observing the functionalities of the program in everyday work. Brainstorming was used with presenting found ideas and functionalities.

In the rule base that affects all of Company X’s customer organizations, rules were created that bring values to the posting fields to make preliminary handling of invoices faster and more automated. The information package was created to increase the knowledge that the AP team has of the rule tool’s functionalities. The information package was presented to the AP team. New and improved functionalities were discovered in the AP program during the development work which will make automation easier to utilise. The created rule base was considered useful and the information package received praise for being comprehensive and informative.