Digitalisaation vaikutukset organisaatioon : case: Kela

Abstract

Opinnäytetyön tarkoituksena on tarkastella digitalisaation vaikutuksia ja siihen liittyviä valintoja Kansaneläkelaitoksen (Kela) näkökulmasta. Tavoitteena on ymmärtää digitalisaatiota strategisen tason ilmiönä julkishallinnon kontekstissa ja organisaatioteorioiden valossa. Painopiste on organisaation sisäisissä ja ulkoisissa, yhteistyön mahdollistavissa, rakenteissa. Opinnäytetyö auttaa Kelaa digitalisaation edistämisessä tarjoamalla aihepiiristä kattavan läpileikkauksen. Kehittävässä osuudessa pyritään tunnistamaan, minkälaisilla kehityskuluilla ja rakenteisiin liittyvillä valinnoilla Kelan digitalisaatiota voidaan tukea.

Digitalisaatiossa on kyse toiminnan kokonaisvaltaisesta uudistamista digitaalista tietoa ja teknologiaa hyödyntämällä. Sosiaaliturvauudistus sekä EU:ssa ja kansallisesti määritellyt suuntaviivat luotsaavat tulevaisuuden palveluiden kehittämistä ja digitalisaatiota Kelassa. Samaan aikaan työelämän digimurros muuttaa ammattirakennetta ja työn sisältöä. Tässä opinnäytetyössä näitä muutoksia tarkastellaan organisaatioteorioiden läpi. Näkökulmina ovat rakenteet ja prosessit, ihmiset ja kulttuuri, toimintaympäristö, päätöksenteko ja tavoitteet sekä innovaatiot.

Opinnäytetyö on luonteeltaan kuvaileva tapaustutkimus. Teoriaosuudessa tarkastellaan kuvailevan kirjallisuuskatsauksen muodossa digitalisaation piirteitä ja vaikutuksia julkishallinnon organisaatioihin ja Kelaan. Kirjallisuuskatsauksen menetelmänä käytetään narratiivista yleiskatsausta. Vertailupohjaa Kelan toiminnalle on haettu esikuva-analyysin eli benchmarkingin avulla. Empiirisessä osuudessa kuvaillaan, miten digitalisaation vaikutukset voivat ilmetä Kelan toiminnassa. Menetelmänä käytetään dokumenttianalyysiä, joka kohdistetaan digitalisaation kannalta keskeisiin nykytilan ja tavoitetilan kuvauksiin.

Digitalisaatio vaikuttaa kaikkiin organisaatioihin lukuisin eri tavoin. Muutos vaatii myös Kelalta kykyä innovoida sekä integroida uudet resurssit, prosessit ja kyvykkyydet olemassa olevaan toimintaan. Opinnäytetyön esiin nostamat mukautuvat ja verkostomaisesti toimivat rakenteet tukevat organisaatioiden innovatiivisuutta ja auttavat niitä sopeutumaan toimintaympäristöönsä. Ehdotettu asiakasperustainen organisoitumisen tapa ei poistaisi kaikkia rakenteista johtuvia ongelmia, mutta se auttaisi Kelaa asiakaslähtöisten palveluiden luomisessa. Muutos on suuri Kelan kaltaisille organisaatioille, jotka ovat toimineet vakaissa ja ennustettavissa toimintaympäristöissä ja joiden toiminta usein nojaa mekaanisiin organisaatiorakenteisiin. Kelan toiminnassa on jatkossakin mekaanisuutta vahvistavia piirteitä, mutta mukautuvuutta on väistämättä lisättävä. Rakenteiden muutos etenee todennäköisesti vaiheittain esimerkiksi automatisointiasteen kasvaessa.

Opinnäytetyö tarjoaa hyödyllistä tietoa Kelan ennakointi-, strategia- ja kehitystyön tueksi. Monet digitalisaation vaikutuksia koskevat havainnot ovat yleistettävissä muihin julkishallinnon organisaatioihin, minkä lisäksi ne palvelevat kaikkia digitalisaatiosta ja organisaatioista kiinnostuneita. Opinnäytetyön tarjoaman holistisen katsauksen lisäksi Kelassa tarvitaan jatkossakin työtä, joka luotaa ilmiön vaikutuksia syvällisemmin eri osa-alueilla.