Muotoillaan työyhteisön muutoskyvykkyyttä : esimerkkinä kaupungin asiointipalvelut

Abstract

Tämän opinnäytetyön tavoitteena oli kehittää työyhteisön muutoskyvykkyyttä. Opinnäytetyössä pyrittiin keräämään ymmärrystä muutoskyvykkyyteen vaikuttavista tekijöistä kahden näkökulman kautta, ennen muutosta liittyvän muutosvalmiuden sekä muutoksen aikaisen resilienssin. Tarkoituksena oli luoda kerätyn ymmärryksen pohjalta resilienssiä tukeva malli tai työkaluja toimeksiantaja organisaation, Espoon kaupungin asiointipalvelujen henkilöstön muutoskyvyn tueksi.

Opinnäytetyön teoreettinen viitekehys käsittelee työyhteisön muutoskyvykkyyttä, keskittyen yksilön ja yhteisön resilienssiin, johon sisältyvät myös psykologinen turvallisuus ja resilienssiominaisuudet. Toinen keskeinen teoriaosio käsittelee organisaatiokulttuuria ja johtamista, jotka puolestaan tukevat yksilön ja tiimien muutoskyvyn muotoutumista. Tässä teoriaosiossa syvennytään myös tunteet huomioivan vuorovaikutuksen- ja viestintäkulttuurin sekä sitoutumisen käsitteisiin. Tietoperustassa käsitellään lisäksi sitä, miten PERMA-hyvinvointimallia voidaan hyödyntää resilienssin tarkastelussa, peilaten näihin aihioihin läpi tietoperustan.

Opinnäytetyö toteutettiin tutkimuksellisena kehittämistyönä, jonka prosessin kulkua ohjasi palvelumuotoilun tuplatimanttimalli. Ymmärrystä työntekijöiden muutoskyvykkyydestä kerättiin vuoden 2024 loppukeväästä kyselyn, teemahaastatteluiden sekä päiväkirjaluotaimien avulla. Kerättyä aineistoa analysoitiin sisältöanalyysin mukaisesti ja siitä visualisoitiin neljä persoonakorttia sekä sitaateista koostuva muutospolku. Tuloksista selvisi työntekijöiden resilienssin olevan vahva, joten kehittämiskohteeksi muotoutui viestinnän ja osallisuuden kokemuksen lisääminen. Näihin haasteisiin luotiin ratkaisuja yhteiskehittämisen työpajassa, jonka pohjalta syntyi muutoksen aikaiseen viestintään liittyvä prototyyppi. Tätä prototyyppiä jatkojalostettiin toisessa työpajassa, ja lopputuloksena syntyi paranneltu muutospolun konsepti Service blueprint prosessikuvauksena.

Kehittämistyön tulokset osoittivat, että työyhteisön muutosvalmiutta tukee neljä keskeistä tekijää: avoin vuorovaikutus, kehittymismahdollisuudet, tiimin tuki ja yhteistyö sekä arvostava johtaminen. Muutoksen aikana korostuvat osallistava muutosjohtaminen ja avoin viestintä, jotka tukevat toisiaan. Tiedonkeruun ja pajojen pohjalta syntyi kaksi virtuaalista tuotosta muutoksen vetäjille. Toinen on opas, joka kuvaa muutoskyvykkyyden tukipilareita ja korostaa jatkuvaa muutoskyvyn ylläpitoa. Toinen tuotos on resilienssiä tukeva muutosjohtamisen ja -viestinnän malli, joka tarjoaa käytännönläheisiä työkaluja ja ohjeistuksia, jokaiseen mallin vaiheeseen.

Kehittämistyön tulokset ovat linjassa aiempien resilienssitutkimusten kanssa, mutta tässä työssä muutosvalmius ja resilienssi nähtiin erillisinä kokonaisuuksina. Tulokset ovat suoraan hyödynnettävissä työelämässä, ja toimeksiantaja piti niitä erittäin hyödyllisinä. Jatkokehittämiseksi suositellaan psykologisen turvallisuuden vahvistamista muotoiluajattelun periaatteita hyödyntäen, mikä lisää työyhteisön rohkeutta, luovuutta ja hyvinvointia. Toinen kehittämiskohde on perehdytyksen ja tiimiyttämisen tasalaatuisuuden parantaminen, jotta resilienssin kannalta tärkeät sosiaaliset suhteet kehittyvät ja sitoutuminen työyhteisöön vahvistuu. Työyhteisön muutoskyvykkyyden ydin onkin luoda ympäristö, jossa voidaan hyvin, halutaan antaa parastaan ja auttaa työkaveria läpi hankaluuksien.