Operatiivisen hankinnan kehittäminen

Abstract

Erään suomalaisen yrityksen toimeksiannosta toteutetun opinnäytetyön tavoitteena oli kehittää yrityksen operatiivisia hankintaprosesseja ja tehostaa niiden kustannustehokkuutta. Yrityksen nykyisissä hankintakanavissa ja ostoprosesseissa havaittiin kehitystarpeita, jotka ilmenivät lisääntyneenä työmääränä ja prosessien epäselvyytenä. Työn tavoitteena oli löytää konkreettisia kehitysehdotuksia, joilla ostoprosesseihin liittyvää työaikaa voidaan vähentää, parantaa hankintaprosessien laatua ja selkeyttää toimintamalleja.

Työn tietoperustassa käsiteltiin hankintatoimen keskeisiä periaatteita, kuten prosessiautomaatiota, sähköistä taloushallintoa ja operatiivista hankintaa. Teoreettinen osuus sisälsi myös hankintakanavien ja ostoprosessien organisoinnin ja kategorisoinnin tarkastelua sekä kustannustehokkuuden parantamista. Työ toteutettiin laadullisin menetelmin hyödyntäen teemahaastatteluja, joihin osallistui yrityksen eri liiketoimintayksiköissä työskenteleviä työntekijöitä. Haastattelut tarjosivat näkökulmia hankintaprosessien haasteisiin ja työntekijöiden kokemuksiin hankintakanavien käytöstä.

Tulosten perusteella ehdotettiin kehitystoimia, kuten selkeämpää ohjeistusta hankintakanavien käyttöön, automaation lisäämistä ostotilauksiin ja hyväksyntäprosesseihin. Näillä toimenpiteillä pyrittiin vapauttamaan työaikaa ydintehtäviin, vähentämään virheiden määrää ja sujuvoittamaan ostoprosesseja. Kehitysehdotusten odotetaan parantavan yrityksen kustannustehokkuutta ja työntekijöiden tyytyväisyyttä. Opinnäytetyö tarjoaa yritykselle perustan hankintatoimen jatkokehitykselle.

This thesis, commissioned by a Finnish company, aimed to enhance the company’s operational procurement processes and improve their cost efficiency. Areas for improvement were identified within current procurement channels and purchasing processes, which were found to increase the workload and create ambiguities in usage. The objective of the study was to provide concrete development suggestions to reduce the time needed for procurement-related tasks, improve the quality of procurement processes, and clarify operational models.

The theoretical framework reviewed the key principles of procurement, such as process automation, electronic financial management, and operational purchasing. It also included an analysis of organizing and categorizing procurement channels and purchasing processes, along with strategies for increasing cost efficiency. This study was conducted using qualitative methods, specifically thematic interviews with employees across various business units within the company. The interviews offered insights into the challenges of procurement processes and employees' experiences with the procurement channels.

Based on the findings, the study proposed development actions, including clearer guidelines in using procurement channels and increasing automation in purchase orders and approval processes. These measures aim to free up time for core tasks, reduce errors, and streamline purchasing processes. The recommended improvements are expected to boost the company’s cost efficiency and employee satisfaction. This thesis provides a foundation for further development of the company's procurement functions.