Henkilöstöjohtaminen ja budjetointi voittoa tavoittelemattomissa vapaaehtoistapahtumissa
Salminen, Tiia (2024)
2024
All rights reserved. This publication is copyrighted. You may download, display and print it for Your own personal use. Commercial use is prohibited.
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2024121736772
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2024121736772
Tiivistelmä
Opinnäytetyön tavoitteena oli koostaa tietopankki, joka vastaa kysymyksiin voittoa tavoittelemattomien vapaaehtoistapahtumien järjestämisestä. Opinnäytetyö toimii vertaistukena erityisesti tapahtumajärjestäjille, jotka suunnittelevat uuden organisaation muodostamista tai nykyisen organisaation kehittämistä, sekä uuden tapahtuman budjetin suunnittelua, kun kyseessä on voittoa tavoittelematon vapaaehtoistapahtuma.
Työn toimeksiantajana toimi Kotae ry, ja yhdistyksen järjestämä suurtapahtuma Kotae Expo 2025. Kotae ry on yhdistys, jonka tarkoituksena on lisätä, kehittää ja ylläpitää mahdollisuuksia japanilaisen populaarikulttuurin harrastamiseen, erityisesti tapahtumajärjestämisen keinoin. Yhdistys on perustettu 2023, ja sen ensimmäinen tapahtuma Kotae Expo 2024 järjestettiin kesäkuussa 2024.
Opinnäytetyö tuotettiin päiväkirjamuotoisena opinnäytetyönä. Työssä seurattiin tapahtuman pääjärjestäjän mukana tapahtumasuunnittelun ja –tuotannon ensiaskelia. Kotae Expo 2025 järjestetään marraskuussa 2025, minkä johdosta 2024 vuoden lopulla käynnissä oli uuden organisaation muodostaminen ja koulutus, sekä uuden tapahtuman budjettisuunnittelu.
Kehitystyön tietoperusta pohjautuu Kotae Expo 2024 tapahtumasta kerätyn kyselytutkimusdatan ja kokemusperustan ohella muiden saman alan tapahtumaorganisaatioiden kokemuksiin ja asiantuntemukseen. Tukena organisaatiomuutoksen työstämisessä olivat myös aiheeseen liittyvä kirjallisuus ja artikkelit.
Opinnäytetyön seurantajakson aikana 23.9.-15.11.2024 yhdistyksen sekä tapahtuman järjestäjäorganisaation organisaatiorakennetta kehitettiin, ja johtamismalleja uudistettiin aikaisempaan toimintakauteen nähden. Koska kyseessä on nuori yhdistys, oli yhdistyksen ensimmäisen vuoden aikana ehditty löytää yhdenlaiset toimintamallit, ja kerätä paljon dataa siitä, mikä toimi, ja mitä tuleville vuosille tulee kehittää. Opinnäytetyön aikana toteutettiin myös tutkimus tapahtumanjärjestäjien motivaatiotekijöistä, jonka tuloksia esitellään opinnäytetyössä.
Organisaatiomuutosten lisäksi opinnäytetyössä käsitellään vapaaehtoistapahtuman budjettisuunnittelua, ja sivutaan voittoa tavoittelemattomaan toimintaan liittyviä budjetoinnin erityispiirteitä. Tavoitteena oli, että uudistusten myötä Kotae ry ja Kotae Expo seisoisivat entistäkin vakaammalla alustalla, ja Kotae toimisi ketterästi yhteistyössä eri sidosryhmien ja yhteistyökumppaniensa kanssa. Organisaation kehittymisen ja opinnäytetyön koostamisen aikana kehityin myös itse ammatillisesti paitsi puhujana ja esiintyjänä, myös johtajana, joka ymmärtää syvemmin myös työstä palautumisen merkityksen luovassa työym-päristössä.
Työn toimeksiantajana toimi Kotae ry, ja yhdistyksen järjestämä suurtapahtuma Kotae Expo 2025. Kotae ry on yhdistys, jonka tarkoituksena on lisätä, kehittää ja ylläpitää mahdollisuuksia japanilaisen populaarikulttuurin harrastamiseen, erityisesti tapahtumajärjestämisen keinoin. Yhdistys on perustettu 2023, ja sen ensimmäinen tapahtuma Kotae Expo 2024 järjestettiin kesäkuussa 2024.
Opinnäytetyö tuotettiin päiväkirjamuotoisena opinnäytetyönä. Työssä seurattiin tapahtuman pääjärjestäjän mukana tapahtumasuunnittelun ja –tuotannon ensiaskelia. Kotae Expo 2025 järjestetään marraskuussa 2025, minkä johdosta 2024 vuoden lopulla käynnissä oli uuden organisaation muodostaminen ja koulutus, sekä uuden tapahtuman budjettisuunnittelu.
Kehitystyön tietoperusta pohjautuu Kotae Expo 2024 tapahtumasta kerätyn kyselytutkimusdatan ja kokemusperustan ohella muiden saman alan tapahtumaorganisaatioiden kokemuksiin ja asiantuntemukseen. Tukena organisaatiomuutoksen työstämisessä olivat myös aiheeseen liittyvä kirjallisuus ja artikkelit.
Opinnäytetyön seurantajakson aikana 23.9.-15.11.2024 yhdistyksen sekä tapahtuman järjestäjäorganisaation organisaatiorakennetta kehitettiin, ja johtamismalleja uudistettiin aikaisempaan toimintakauteen nähden. Koska kyseessä on nuori yhdistys, oli yhdistyksen ensimmäisen vuoden aikana ehditty löytää yhdenlaiset toimintamallit, ja kerätä paljon dataa siitä, mikä toimi, ja mitä tuleville vuosille tulee kehittää. Opinnäytetyön aikana toteutettiin myös tutkimus tapahtumanjärjestäjien motivaatiotekijöistä, jonka tuloksia esitellään opinnäytetyössä.
Organisaatiomuutosten lisäksi opinnäytetyössä käsitellään vapaaehtoistapahtuman budjettisuunnittelua, ja sivutaan voittoa tavoittelemattomaan toimintaan liittyviä budjetoinnin erityispiirteitä. Tavoitteena oli, että uudistusten myötä Kotae ry ja Kotae Expo seisoisivat entistäkin vakaammalla alustalla, ja Kotae toimisi ketterästi yhteistyössä eri sidosryhmien ja yhteistyökumppaniensa kanssa. Organisaation kehittymisen ja opinnäytetyön koostamisen aikana kehityin myös itse ammatillisesti paitsi puhujana ja esiintyjänä, myös johtajana, joka ymmärtää syvemmin myös työstä palautumisen merkityksen luovassa työym-päristössä.