Tietohallintomallin soveltaminen yrityksessä : Case Suomen Sokeri Oy

Abstract

Tietohallinnon toiminta on muuttunut ATK-osaston ajoista suuntaan, jossa tietohallinnon toiminta on välttämätön osa liiketoimintaa ja ilman tietojärjestelmiä liiketoiminta ei menesty. Tätä varten on tietohallinnon työtä helpottamaan kehitetty erilaisia parhaiden käytäntöjen kirjastoja ja viitekehyksiä. Viitekehysten avulla toimintaa voidaan kehittää jatkuvasti eteen-päin ja sitoa tietohallinnon prosesseja liiketoiminnan prosesseihin saumattomammin.

Suomalainen ICT Standard Forum on kehittänyt Tietohallintomallin, jonka tehtävänä on aut-taa tietohallintoa kertomaan sen tehtäväkentästä riittävän selkeästi ja helposti ymmärrettävissä olevassa muodossa yrityksen liiketoimintajohdolle. Tietohallintomalli lähtee liiketoimintakeskeisestä ajatuksesta, jossa toiminnan ytimessä on liiketoiminta. Tietohallinnon tehtävä on tuottaa palveluita mitattavasti ja sovitusti.

Opinnäytetyön toteuttamisen menetelmäksi valikoitui toimintatutkimuksen ja konstruktiivisen tutkimuksen yhdistelmä. Prosessin aikana pyrittiin muuttamaan yrityksen toimintatapoja vastaamaan valitun viitekehyksen suosituksia ja lopuksi tuottamaan organisaatiolle yhteenveto ja toimintamalli tämän pohjalta. Prosessin aikana rakentui myös konkreettinen dokumentti, mikä nimettiin tietohallinto-oppaaksi.

Kehitysehdotusten ja toiminnan kehittämiseksi tehtyjen analyysien ja haastatteluiden perusteella syntynyttä tilannekuvaa verrattiin ICT Standard Forumin julkaisemaan Tietohallintomalli-viitekehykseen. Kerätyn tiedon pohjalta luotiin kehitysehdotukset kullekin osa-alueelle parhaiden käytäntöjen käyttöönottoa varten organisaatiossa. Tietohallinnon nykytilaa selvitettiin runsaalla sadalla tarkentavalla haastattelukysymyksellä ja kypsyysanalyysillä. Samalla laadittiin kehityssuunnitelmaa varten konkreettiset toimenpiteet, joiden avulla pystytään parantamaan tietohallinnon toimintaa.

The Role of IT department has changed over years from a group of technically oriented persons managing servers to the direction where it is mandatory to have cooperation between IT and business, as it is not possible to make successful business without information technology. For this purpose there are multiple different frameworks and best practice libraries which help companies to develop their processes and tie business processes to IT processes.

The Finnish ICT Standard Forum has developed an ICT Standard for Management, whose purpose is to help IT departments to tell clearly about their field of expertise and in an easily understandable way to business management. The ICT Standard is based on a business centered framework in which the business is in the center and IT provides services in agreed and measurable way.

The method for the thesis was a mix of constructive and action-based methods. During the process there was a target to change the way how things are done according to best practices described in the ICT Standard. The target for the thesis was to create a summary with suggestions and an IT-guide to IT management-related situations. The Structure of the guide was based on the best practices of the ICT Standard.

An analysis of the current situation was made and also multiple interviews were performed to find out the current status and this was compared to best practices of the ICT Standard. Based on this, a list of suggestions was made for each category to give the possibility of implementation of best practices to daily work. The status was acquired with over hundred questions and with a maturity analysis. The improvement suggestions were based on the results of these questionnaires and the results from the interviews.