Dokumentinhallinnan haasteet : tutkimus virheellisen ja puutteellisen metadatan hallinnasta
Lähderanta, Kristeri (2024)
2024
All rights reserved. This publication is copyrighted. You may download, display and print it for Your own personal use. Commercial use is prohibited.
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2024122338096
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2024122338096
Tiivistelmä
Tämän opinnäytetyön tavoitteena oli tutkia virheellisen ja puutteellisen metadatan syitä. Tutkimuksen päälähde tulee kolmesta haastattelusta. Tutkimalla ja löytämällä epäkohtia dokumentinhallinnan prosessista, annetaan lähtökohdat metadatan hallinnan kehitykselle saumattomaksi ja johdonmukaiseksi. Hyödyn saaja on Neste Oyj ja dokumentinhallinnassa työskentelevät tiimit. Opinnäytetyö ottaa myös kantaa siihen miten huonolaatuinen metadata vaikuttaa organisaation toimintaan.
Työn teoriaosuudessa käydään läpi metadatan määritelmää ja sen roolia dokumentinhallinnassa. Käydään läpi myös mitä on laadukas metadata, ja mitä haasteita ja ongelmia metadata tuo. Keskitytään myös dokumentinhallinnan periaatteisiin, sen käytäntöihin ja prosesseihin. Järjestelmien merkitys dokumentinhallinnassa ja eri hallintajärjestelmien esittelyt. Lopuksi vielä miten huonolaatuinen hallinta vaikutta dokumentinhallintaan ja mitä siitä voi seurata.
Tutkimus toteutettiin laadullisena tutkimuksena suorittamalla kolme aiheeseen liittyvää haastattelua. Haastattelujen avulla selvisi paljon epäkohtia liittyen metadatan hallintaan sekä työtavoissa, ohjeistuksissa, järjestelmissä että säännöissä. Haastattelujen analysoinnissa perusteltiin myös kehitysehdotuksia, kuten prosessin automatisointi ja yksinkertaistaminen. Kokonaisuudessa tutkimus toimii hyvänä lähtökohtana tai perustana kehityshankkeille liittyen metadatan hallintaan.
Työn teoriaosuudessa käydään läpi metadatan määritelmää ja sen roolia dokumentinhallinnassa. Käydään läpi myös mitä on laadukas metadata, ja mitä haasteita ja ongelmia metadata tuo. Keskitytään myös dokumentinhallinnan periaatteisiin, sen käytäntöihin ja prosesseihin. Järjestelmien merkitys dokumentinhallinnassa ja eri hallintajärjestelmien esittelyt. Lopuksi vielä miten huonolaatuinen hallinta vaikutta dokumentinhallintaan ja mitä siitä voi seurata.
Tutkimus toteutettiin laadullisena tutkimuksena suorittamalla kolme aiheeseen liittyvää haastattelua. Haastattelujen avulla selvisi paljon epäkohtia liittyen metadatan hallintaan sekä työtavoissa, ohjeistuksissa, järjestelmissä että säännöissä. Haastattelujen analysoinnissa perusteltiin myös kehitysehdotuksia, kuten prosessin automatisointi ja yksinkertaistaminen. Kokonaisuudessa tutkimus toimii hyvänä lähtökohtana tai perustana kehityshankkeille liittyen metadatan hallintaan.