ERP-järjestelmän uudistaminen : järjestelmäanalyysi, uudelleensuunnittelu ja teknologioiden valinta

Abstract

Opinnäytetyön aiheena on SharePoint-pohjaisen ERP-järjestelmän nykytilan analysointi, uudelleensuunnittelu ja dokumentointi sekä korvaavien teknologioiden etsiminen ja vertailu.

Ensimmäisessä vaiheessa suoritetaan järjestelmäanalyysi, jossa selvitetään nykyisen järjestelmän toiminnallisuuksia, sisältöä, teknisiä ratkaisuja, käyttäjäkokemuksia ja -vaatimuksia. Analyysin avulla pyritään tunnistamaan ehdottomat lakisääteiset vaatimukset sekä ongelmakohdat ja pullonkaulat, jotka vaikuttavat järjestelmän tehokkuuteen ja käyttäjätyytyväisyyteen. Yrityksen ja käyttäjien tarpeiden, liittyvän lainsäädännön vaatimusten sekä velvollisuuksien perusteellinen ymmärtäminen on keskeisessä asemassa uuden järjestelmän suunnittelussa, jotta se tukisi liiketoimintaa edellistä järjestelmää paremmin.

Toisessa vaiheessa ratkaistaan selvityksessä ilmenneitä ongelmia, selvitettyjen vaatimusten rajoissa. Ratkaisujen perusteella suunnitellaan uudet järjestelmän ominaisuudet ryhmähaastatteluiden ja käyttöliittymähahmotelmien avulla. Suunnitelmassa pyritään domainkeskeiseen suunnitteluun, loogisiin, helposti raportoitavaan tietorakenteeseen sekä selkeään ja intuitiiviseen käyttöliittymään, joka vastaa tarkemmin käyttäjien mielikuvaa työskentelyprosesseista ja siten helpottaa käyttäjien työskentelyä ja parantaa järjestelmän käytettävyyttä.

Viimeisessä vaiheessa selvitetään ja vertaillaan erilaisia toteutusvaihtoehtoja, sekä esitetään suunnitelmat toteutettavaksi parhaiten käyttötapauksia palvelevilla teknologioilla. Valintoihin vaikuttavat uuden ohjelmiston tulevaisuudennäkymät, esimerkiksi jatkokehitys-, päivittämis- ja integraatiotarpeet sekä ohjelmiston elinkaaren arvioitu pituus.

The topic of the thesis is the analysis, redesign, and documentation of the current SharePoint-based ERP system, as well as the search for and comparison of different technologies to replace the current system.

In the first phase, a system analysis is conducted to examine the functionalities, content, technical solutions, and user experiences and requirements of the current system. The analysis aims to identify mandatory legal requirements, as well as pinpoint issues and bottlenecks that affect the system's efficiency and user satisfaction. A thorough understanding of the company's and users' needs, relevant legislative requirements, and obligations is crucial in designing a new system that better supports business operations compared to the previous system.

In the second phase, problems identified in the analysis are addressed within the constraints of mandatory requirements. Based on the solutions to the problems, new system features are designed using group interviews and user interface mockups. The design aims for a domain-driven design, logical and easily reportable data structures, and a clear and intuitive user interface that more accurately reflects users' perceptions of work processes. Thus, improving the usability of the system.

In the final phase, I examine and compare various implementation options and propose plan to implement the system using the technologies that best serve the use cases. The choices are influenced by the future of the new software, such as further development, update, and integration needs, as well as the estimated lifespan of the software