Työkalu yleisötapahtumien järjestämiseen kauppakeskusympäristössä

Abstract

Tämä opinnäytetyö käsittelee yleisötapahtumien järjestämistä kauppakeskusympäristössä, erityisesti tapahtumien lupaprosessien selkeyttämistä ja keskitetyn tiedon saatavuutta. Työ toteutettiin yhteistyössä Suomen Kauppakeskusyhdistys ry:n kanssa, jonka jäsenet ovat tunnistaneet tarpeen systemaattiselle ja helposti saavutettavalle tiedolle viranomaisluvista ja ilmoitusvelvollisuuksista. Opinnäytetyön tavoitteena on kehittää malli työkalusta, joka tukee tapahtumanjärjestäjiä varmistamaan tarvittavien lupien ja ilmoitusten täyttymisen.

Työn viitekehys pohjautuu tapahtumatuotannon ja kauppakeskusliiketoiminnan tutkimuksiin sekä viranomaisohjeistuksiin, joiden perusteella lupa- ja ilmoitusprosessien hajanaisuus tunnistettiin keskeiseksi haasteeksi. Tiedon hajanaisuus vaikeuttaa tapahtumien järjestämistä ja voi aiheuttaa viivästyksiä sekä epävarmuutta lupakäytännöissä. Opinnäytetyö pyrkii vastaamaan tähän haasteeseen tarjoamalla keskitetyn ja käytännönläheisen ratkaisun tapahtumien järjestämistä varten.

Tutkimus toteutettiin hyödyntämällä Design Sprint -menetelmää, joka mahdollisti käyttäjälähtöisen kehitysprosessin ja nopean prototyypin luomisen. Tuloksena syntyi verkkopohjainen työkaluprototyyppi, jonka tarkoituksena on helpottaa tapahtumajärjestäjiä kokoamalla olennaiset lupa- ja ilmoitusvaatimukset yhteen paikkaan. Työn aikana saadut havainnot vahvistivat, että tapahtumien järjestämiseen liittyvät tiedot ovat sirpaleisia ja keskitetty ratkaisu voisi merkittävästi tehostaa järjestelyprosessia.

Tulosten arvioinnissa todettiin, että kehitetty työkalu vastasi toimeksiantoa ja tarjoaa vankan perustan jatkokehitykselle. Palautteen perusteella kehitystyötä voidaan jatkaa erityisesti automatisoinnin, käyttäjäystävällisyyden ja toiminnallisten laajennusten osalta. Työn jatkokehitys voisi mahdollistaa esimerkiksi automaattisen tapahtumailmoitusdokumentin luomisen ja sen suoran toimituksen viranomaisille, mikä sujuvoittaisi prosesseja entisestään.