Toimintamallin kehittäminen virtuaalisessa projektitiimissä

Abstract

Tämä opinnäytetyö käsittelee virtuaalisen projektitiimin toimintaa ja sen keskinäistä vuorovaikutusta. Virtuaalisen tiimin yhteistyön tapahtuessa pääosin tekno-logiavälitteisessä työympäristössä edellyttää se sujuakseen yhteisiä ja selkeitä toimintamalleja. Tämän tutkimuksen tavoitteena on tuottaa tietoa siitä, millainen tämä toimintamalli voisi olla ja miten se rakennetaan.

Tutkimuksen teoreettinen osuus rakentuu työnteon ja työympäristön muutoksista, virtuaalitiimistä ja sen toiminnasta sekä teknologiavälitteisestä viestinnästä ja viestintätyökaluista. Tutkimusmenetelminä tässä opinnäytetyössä on käytetty survey-tutkimusta, jossa aineisto on kerätty standardoidusti kyselylomakkeella, sekä osallistuvaa havainnointia.

Tutkimuksessa saatujen tulosten perusteella virtuaalisen projektitiimin toiminnassa tulee kiinnittää erityisesti huomiota viestintään, sen rooleihin, selkeyteen ja oikea-aikaisuuteen. Viestinnän tapahtuessa pääasiassa teknologiavälitteisesti tulee huolehtia viestintävälineiden teknisestä toimivuudesta ja siitä että tiimin jäsenet osaavat näitä käyttää.

Tutkimustuloksen johtopäätöksenä voidaan todeta, että keskeisiksi tekijöiksi toimintamallin kehittämisessä nousevat tiimin tavoitteiden ja päämäärien sekä roolien ja vastuiden selkeys, työsuunnitelmien ja viestintämallien laadinta sekä viestintätyökalut. Vaikka virtuaalisuus on tätä päivää, on kasvokkain tapaamisilla silti suuri rooli tiimin yhteistyön onnistumisessa. Verkkokokouksien tehokkuudesta huolimatta virtuaalisen projektitiimin ehdotetaan edelleen tapaavan toisensa edes kerran kasvokkain tiimin olemassaolon aikana.

This thesis deals with the activities and interactions of virtual project teams. Virtual teams mainly operate in technologically mediated work environments. To operate effectively virtual teams need clear and common operating models. The aim of this study is to provide information on such operating models and how these models could be created.

The theoretical part of the study discusses changes in working life and work environments, virtual teams and their activities, technology-based communication and the related tools. The data was obtained by a questionnaire presented to a project team and by participant observation.

The result show that the virtual project team activities should pay attention to communication, its roles, clarity and timeliness. It is also important to ensure that communication tools function and team members know how to use them.

Based on the results, it can be concluded that the key factors in developing an operating model are team goals and objectives, the clarity of roles and responsibilities, work plans and communication models and tools. Although work in virtual environments is common nowadays, face-to-face meetings still have an important role in the success of team collaboration. In spite of the efficiency of online meetings the member of a virtual project team should meet each other face to face at least once during the team’s existence.