ERP-järjestelmän kehityksen vaikutukset käyttäjäkokemukseen
Salmi, Jenni (2025)
2025
All rights reserved. This publication is copyrighted. You may download, display and print it for Your own personal use. Commercial use is prohibited.
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2025050910338
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2025050910338
Tiivistelmä
Tämän opinnäytetyön tutkimuksen tavoitteena on tarkastella, miten ERP-järjestelmän (Tuotannonohjausjärjestelmän) kehityksen tuomat muutokset, erityisesti versiopäivitys ja laaja kehitysprojekti ovat vaikuttaneet käyttäjäkokemuksiin. Toimeksiantaja, Bluefors Oy, on kokenut haasteita ERP-järjestelmän käytössä, kuten prosessiomistajuuden puutteita, käyttäjien vastarintaa järjestelmän päivityksiä kohtaan ja organisaatiokulttuuriin liittyviä ongelmia. Tämä tutkimus keskittyy tutkimaan näiden ilmiöiden juurisyitä ja aiheuttajia.
ERP-järjestelmät alkoivat yleistyä liiketoiminnassa vasta 1990-luvulla, joten aiheesta on saatavilla vain vähän kirjallisuutta ja teoreettista viitekehystä. Suoria esimerkkejä tai vastaavia tutkimuksia ei juuri ole tehty, mutta tieteelliset viitekehykset, kuten ERP-järjestelmien käyttötarkoitukset ja ketterä kehitys, tarjoavat pohjan. Tutkimuksessa hyödynnettiin käyttäjäkyselyitä tiedon tueksi.
Gioia-menetelmää käytettiin opinnäytetyön laadullisena tutkimusmenetelmänä käyttäjäkokemusten analysoinnin tukena. Menetelmä auttaa ymmärtämään monimutkaisia sosiaalisia prosesseja ja jäsentämään tutkimusdataa teemoihin, konsepteihin ja kategorioihin. Käyttäjäkyselyiden kautta tuotiin esiin organisaation eri kerrosten näkökulmia, jotka Gioia-menetelmällä muotoiltiin tutkimuskehykseksi. Näin voitiin tarkastella haasteita ja löytää tapoja vahvistaa työntekijöiden kokemaa tukea.
Keskeiset tutkimushavainnot käsittävät ERP-järjestelmän SaaS-malliin siirtymisen tuomat visuaaliset ja rakenteelliset muutokset, jotka vaikuttivat käyttäjien kokemuksiin. Kehitysprojektissa parannettiin ja haastettiin muun muassa datan laadunhallintaa ja operatiivisia prosesseja, mutta projektin toteutuksessa ilmeni merkittäviä haasteita viestinnän ja prosessikurin kanssa. Käyttäjäpalautteet paljastivat sekä merkittäviä negatiivisia kokemuksia, että vähäisiä, mutta tärkeitä positiivisia näkökulmia, kuten tehokkaammat tietokantakyselyt ja VPN-tarpeiden poistuminen.
Lopputulemana onnistuneen ERP-kehityksen kannalta keskeisiä tekijöitä ovat selkeä data-arkkitehtuuri, organisaatiotason sitoutuminen ja käyttäjäystävälliset prosessit. Organisaatiolla ei kuitenkaan ole vielä kattavaa Data Management -pohjaa tai dokumentoitua data-arkkitehtuuria, eikä osastojen toiminnalle ole määritelty selkeää omistajuutta. Tämä on vaikuttanut ERPjärjestelmän käyttöönottoon, prosessien kehittämiseen ja järjestelmän toiminnallisuuksien hyödyntämiseen.
Lisäksi järjestelmä koetaan monimutkaiseksi, ja automaation puute on haastanut erityisesti kokemattomia työntekijöitä. Kulttuurimuutoksen ja jatkuvan koulutuksen merkitys korostuu tässä kontekstissa. Key Userien roolit ja vastuut ovat jääneet osin epäselviksi, mikä on osaltaan vaikuttanut osaamisen tasoon ja järjestelmän tehokkaan käytön toteutumiseen. Työntekijöiden ja osastojen vastuunotto prosesseista nähdään tärkeänä osana ERP:n optimaalista hyödyntämistä ja yrityksen toiminnallisten tavoitteiden tukemista. The objective of this Bachelor’s thesis study is to examine how changes brought about by ERP (Enterprise Resource Planning) system development, particularly version upgrades and a large-scale development project, have impacted user experiences. The Commissioner, Bluefors LLC, has faced challenges in using the ERP system, such as a lack of process ownership, user resistance to system upgrades, and issues related to organizational culture. This study focuses on investigating the root causes and contributing factors behind these phenomena.
ERP systems only began to gain traction in business operations in the 1990s, resulting in limited literature and theoretical frameworks on the subject. While direct examples or comparable studies are scarce, scientific frameworks, such as ERP use cases and agile development, provide a foundation. User surveys were utilized to support the research findings.
The Gioia method was employed in this thesis as a qualitative research approach to support the analysis of user experiences. This method helps understand complex social processes and organizes research data into themes, concepts, and categories. Through user surveys, perspectives from various organizational levels were identified and structured into a research framework using the Gioia method. This allowed the study to examine challenges and discover ways to strengthen employee support.
Key findings of the research comprise of the effects from transition to SaaS-based ERP system, introducing visual and structural changes that influenced the user experiences. The development project improved and challenged areas such as data quality management and operational processes, but also significant challenges in communication and process discipline during implementation. User feedback revealed both notable negative experiences and minor, but valuable positive aspects such as improved database queries and the elimination of VPN requirements.
In conclusion, the key elements for successful ERP development include a clear data architecture, organizational commitment, and user-friendly processes. However, the organization currently lacks a comprehensive Data Management foundation or documented data architecture, and process ownership within departments has not been clearly defined. These factors have impacted ERP system adoption, process improvement, and the utilization of system functionalities.
Additionally, the system is perceived as complex, and the lack of automation has posed challenges, particularly for inexperienced employees. Cultural change and continuous training are highlighted as critical in this context. The roles and responsibilities of Key Users remain somewhat undefined, contributing to skill gaps and hindering effective system use. Active process ownership by employees and departments is considered essential for the optimal utilization of the ERP system and the achievement of the organization’s operational goals.
ERP-järjestelmät alkoivat yleistyä liiketoiminnassa vasta 1990-luvulla, joten aiheesta on saatavilla vain vähän kirjallisuutta ja teoreettista viitekehystä. Suoria esimerkkejä tai vastaavia tutkimuksia ei juuri ole tehty, mutta tieteelliset viitekehykset, kuten ERP-järjestelmien käyttötarkoitukset ja ketterä kehitys, tarjoavat pohjan. Tutkimuksessa hyödynnettiin käyttäjäkyselyitä tiedon tueksi.
Gioia-menetelmää käytettiin opinnäytetyön laadullisena tutkimusmenetelmänä käyttäjäkokemusten analysoinnin tukena. Menetelmä auttaa ymmärtämään monimutkaisia sosiaalisia prosesseja ja jäsentämään tutkimusdataa teemoihin, konsepteihin ja kategorioihin. Käyttäjäkyselyiden kautta tuotiin esiin organisaation eri kerrosten näkökulmia, jotka Gioia-menetelmällä muotoiltiin tutkimuskehykseksi. Näin voitiin tarkastella haasteita ja löytää tapoja vahvistaa työntekijöiden kokemaa tukea.
Keskeiset tutkimushavainnot käsittävät ERP-järjestelmän SaaS-malliin siirtymisen tuomat visuaaliset ja rakenteelliset muutokset, jotka vaikuttivat käyttäjien kokemuksiin. Kehitysprojektissa parannettiin ja haastettiin muun muassa datan laadunhallintaa ja operatiivisia prosesseja, mutta projektin toteutuksessa ilmeni merkittäviä haasteita viestinnän ja prosessikurin kanssa. Käyttäjäpalautteet paljastivat sekä merkittäviä negatiivisia kokemuksia, että vähäisiä, mutta tärkeitä positiivisia näkökulmia, kuten tehokkaammat tietokantakyselyt ja VPN-tarpeiden poistuminen.
Lopputulemana onnistuneen ERP-kehityksen kannalta keskeisiä tekijöitä ovat selkeä data-arkkitehtuuri, organisaatiotason sitoutuminen ja käyttäjäystävälliset prosessit. Organisaatiolla ei kuitenkaan ole vielä kattavaa Data Management -pohjaa tai dokumentoitua data-arkkitehtuuria, eikä osastojen toiminnalle ole määritelty selkeää omistajuutta. Tämä on vaikuttanut ERPjärjestelmän käyttöönottoon, prosessien kehittämiseen ja järjestelmän toiminnallisuuksien hyödyntämiseen.
Lisäksi järjestelmä koetaan monimutkaiseksi, ja automaation puute on haastanut erityisesti kokemattomia työntekijöitä. Kulttuurimuutoksen ja jatkuvan koulutuksen merkitys korostuu tässä kontekstissa. Key Userien roolit ja vastuut ovat jääneet osin epäselviksi, mikä on osaltaan vaikuttanut osaamisen tasoon ja järjestelmän tehokkaan käytön toteutumiseen. Työntekijöiden ja osastojen vastuunotto prosesseista nähdään tärkeänä osana ERP:n optimaalista hyödyntämistä ja yrityksen toiminnallisten tavoitteiden tukemista.
ERP systems only began to gain traction in business operations in the 1990s, resulting in limited literature and theoretical frameworks on the subject. While direct examples or comparable studies are scarce, scientific frameworks, such as ERP use cases and agile development, provide a foundation. User surveys were utilized to support the research findings.
The Gioia method was employed in this thesis as a qualitative research approach to support the analysis of user experiences. This method helps understand complex social processes and organizes research data into themes, concepts, and categories. Through user surveys, perspectives from various organizational levels were identified and structured into a research framework using the Gioia method. This allowed the study to examine challenges and discover ways to strengthen employee support.
Key findings of the research comprise of the effects from transition to SaaS-based ERP system, introducing visual and structural changes that influenced the user experiences. The development project improved and challenged areas such as data quality management and operational processes, but also significant challenges in communication and process discipline during implementation. User feedback revealed both notable negative experiences and minor, but valuable positive aspects such as improved database queries and the elimination of VPN requirements.
In conclusion, the key elements for successful ERP development include a clear data architecture, organizational commitment, and user-friendly processes. However, the organization currently lacks a comprehensive Data Management foundation or documented data architecture, and process ownership within departments has not been clearly defined. These factors have impacted ERP system adoption, process improvement, and the utilization of system functionalities.
Additionally, the system is perceived as complex, and the lack of automation has posed challenges, particularly for inexperienced employees. Cultural change and continuous training are highlighted as critical in this context. The roles and responsibilities of Key Users remain somewhat undefined, contributing to skill gaps and hindering effective system use. Active process ownership by employees and departments is considered essential for the optimal utilization of the ERP system and the achievement of the organization’s operational goals.