Kokemukset tekoälyn hyödyntämisestä organisaatiossa elintarviketoimialalla: case M365 Copilot pilotointi

Abstract

Opinnäytetyö selvitti, miten tekoälyavusteinen työskentely ilmenee asiantuntijaorganisaatiossa, millaisia hyötyjä ja haasteita tekoälyn hyödyntämiseen liittyi sekä miten työntekijät kokivat tekoälyn vaikutukset työn tuottavuuteen ja mielekkyyteen. Tutkimuksessa keskityttiin erityisesti Microsoft Copilotin käyttöön asiantuntijatyön arjessa, sen käyttöasteeseen ja siitä saatuihin käyttäjäkokemuksiin.

Tutkimus toteutettiin kvantitatiivisena kyselytutkimuksena, ja aineisto kerättiin sähköisellä lomakkeella Microsoft 365 Copilotin pilotointiin osallistuneilta työntekijöiltä. Kysely sisälsi sekä monivalintakysymyksiä että avoimia vastausmahdollisuuksia. Aineisto analysoitiin tilastollisesti, ja taustamuuttujien vaikutuksia tarkasteltiin muun muassa Kruskal–Wallisin testillä ja ristiintaulukoinneilla. Tutkimusprosessi eteni vaiheittain aiheen määrittelystä ja tietoperustan kokoamisesta kyselylomakkeen laadintaan, aineiston analysointiin ja johtopäätöksiin.

Tulosten perusteella Copilotia käytettiin satunnaisesti ja lähinnä yksittäisiin tukitehtäviin, kuten tekstin muokkaukseen, tiedonhakuun ja muistiinpanojen laatimiseen. Käyttöaste vaihteli eri Microsoft 365 -sovellusten välillä. Eniten käytetyt sovellukset Copilotin kanssa ovat Chat, Teams ja Outlook. Merkittävimmiksi hyödyiksi koettiin ajansäästö, työn sujuvoittaminen ja monotonisuuden väheneminen. Haasteita aiheuttivat suomen kielen tuen puutteet, tekoälyn tuottaman sisällön laatu sekä koulutuksen vähäisyys. Koulutuksella todettiin olevan merkittävä vaikutus koettuun hyödyllisyyteen.

Tulokset tukivat laajempaa tutkimusnäkemystä, että tekoäly voi vapauttaa työntekijöiden aikaa vaativampiin tehtäviin ja toimia asiantuntijatyön tukena ns. tukiälynä. Tuloksia voitiin hyödyntää organisaation sisäisessä kehittämistyössä tekoälyn käyttöönoton suunnittelussa ja koulutuksen tarpeiden määrittelyssä. Copilotin tehokas hyödyntäminen edellyttää jatkokehitystä, koulutusta ja selkeitä ohjeita.

The thesis investigated how AI-assisted work manifests itself in an organization, what kind of benefits and challenges were associated with the use of AI, and how employees experienced the effects of AI on their productivity and meaningfulness of work. The research focused on the use of Microsoft Copilot in the everyday work of experts, its usage rate and user experiences.

The research was conducted quantitatively using an electronic questionnaire targeted at employees involved in the Microsoft 365 Copilot pilot. It included structured multiple-choice and open-ended questions. Data were statistically analyzed, with background variable effects examined using the Kruskal–Wallis’s test and cross-tabulations. The research progressed from topic definition and theoretical framework to questionnaire design, analysis, and conclusions.

Results showed that Copilot was used sporadically, mainly for text editing, information retrieval, and note-taking. Usage varied across Microsoft 365 applications. The most frequently used applications with Copilot were Chat, Teams, and Outlook. Key benefits included time savings, improved workflow, and reduced monotony. Challenges included limited Finnish language support, inconsistent content quality, and lack of training. Training significantly influenced perceived usefulness.

The results supported the broader research view that AI can free up employees’ time for more demanding tasks and serve as augmented intelligence in expert work. The findings could be utilized in internal organizational development, particularly in planning AI implementation and identifying training needs. Effective use of Copilot requires further development, training, and clear guidelines.