Laskutusprosessin kehittäminen : Case: Kouvolan kaupunki, Aluepalvelut

Abstract

Tässä toiminnallisessa opinnäytetyössä haettiin ratkaisumallia toimeksiantajan laskutusprosessiin. Toimeksiantajana työssä on Kouvolan kaupungin Teknisen tuotannon liikelaitos ja sen alaisuuteen kuuluvan Aluepalveluiden palveluyksiköt. Näiden laskutus tilaajaorganisaatiolta aiheutti ongelmia budjetoinnissa ja talouden seurannassa. Tavoitteena oli löytää syyt ongelmiin nykyisessä laskutusprosessissa sekä keinot ongelmien korjaamiseen toimintatapoja tai prosessia muuttamalla.

Nykyistä prosessia tutkittiin lähinnä tapaustutkimuksena ja uutta prosessia kehitettiin muun muassa toimintatutkimuksen keinoin. Aineiston hankinnassa käytettiin työtehtäviin ja - kokemukseen perustuvaa havainnointia sekä haastatteluja ja keskusteluja. Kerättyä aineistoa analysoitiin vertaamalla raportteihin ja järjestelmistä saataviin tietoihin sekä vertaamalla käytännön kokemukseen perustuen haastateltujen toimijoiden näkemysten yhtenevyyttä.

Tutkimuksen tuloksena havaittiin ongelmakohtia laskutusprosessissa, joihin voitiin antaa toimenpide-ehdotuksia. Kehittämistyön tuloksena päädyttiin ratkaisuun, jossa laskutusprosessia ja käytännön toimia muutetaan. Tuloksena syntyi uusi laskutusprosessi, jota sovelletaan käytäntöön toimeksiantajalla vuoden 2015 alusta lähtien.

Johtopäätöksenä voidaan todeta, että laskutusprosessin muutoksella saavutetaan keskeiset tavoitteet. Sen käyttöönotolla on kuitenkin vaikutuksia palveluyksiköiden ja muun organisaation toimintaan, jotka tulee käytännön työssä huomioida.

The objective of the thesis was to find new solutions for invoicing processes of commissioner. The starting point for a study was a postulate that current process was more or less faulty. First objective was to find out the details of the process that cause problems for budgeting. Based on those details the main objective was to develop an invoicing process meeting budgeting standards by fixing founded problems.

The objectives were reached by using methods of case study such as interviews and observation. Based on those methods the problems were pointed out and discussed through with persons in charge. Based on these discussions and meetings it was possible to present a few alternative development versions of invoicing process.

As a result of this study City of Kouvola is implementing a new invoicing process in some units. By evaluating alternatives the version presented in this study was selected as the best one to use in current organization. Presented new process took into account the need for personnel, current budgeting structure and other details that were important for commissioner. The new invoicing process solves the most significant problems of the old one. Initialization of the process must be done very carefully because changing into new process has an influence for several units of public utility and other units of City of Kouvola as well.