Ostolaskuprosessin kuvaus ja kehittäminen Itä-Suomen yliopistossa

Abstract

Opinnäytetyö tehtiin toimeksiantona Itä-Suomen yliopistolle. Yliopisto päätti ulkoistaa talouspalveluiden peruspalvelut Certia Oy:lle ja Certian asiakkuuden myötä yliopisto otti käyttöön SAP-pohjaisen Martti- ostolaskujen käsittelyjärjestelmän tammikuussa 2023. Opinnäytetyön aihe valikoitu toimeksiantajan tarpeen ja opinnäytetyön tekijän kiinnostuksen mukaan. Tavoitteena oli luoda uudistettu ja selkeä ostolaskuprosessinkuvaus sekä kerätä henkilöstön näkemyksiä ja kehitysideoita prosessin toimivuuden parantamiseksi lyhyelle ja pitkälle aikavälille. Opinnäytetyön teoriapohjassa käsitellään ostolaskuprosessin eri vaiheita, laskujen toimitustapoja, digitaalisen taloushallinnon hyötyjä ja haittoja sekä tekoälyn roolia ostolaskuprosessissa. Lisäksi tarkastellaan ostolaskuihin liittyviä lain vaatimuksia. Opinnäyte työssä on käytetty laadullista tutkimusmenetelmää. Tutkimusmateriaalia kerättiin havainnoimalla ja puolistrukturoitujen teemahaastattelujen avulla. Haastattelun tulosten perusteella voidaan todeta, että ostolaskuprosessin toimivuuteen ollaan pääosin tyytyväisiä ja prosessi toimii tällä hetkellä halutulla tavalla. Kehitysideoissa korostuvat perehdytyksen tärkeys ja henkilöstön sitouttaminen prosessiin, jotta ostolaskuprosessista saataisiin suurin mahdollinen hyöty ja tehokkuus irti. Lisäksi toivotaan selkeytystä yliopiston talouspalveluiden ja Certian asiantuntijoiden roolien jakoon, sillä Certia huolehtii ostoreskontran toteutumisesta yliopistolla. Toimeksiantajalle opinnäytetyö tarjoaa henkilöstön näkemyksen lisäksi realistisesti toteutettavia kehitysideoita ostolaskuprosessin tehostamiseksi.