Tietojärjestelmäsopimusten teko ja hallinta : opas tietojärjestelmäsopimusten tekoon ja hallinnointiin

Abstract

Tämän opinnäytetyön tarkoituksena oli kehittää ohje tietojärjestelmäsopimusten tekemiseen ja hallintaan Pohjois-Pohjanmaan hyvinvointialueen Pohteen tietohallinnon tarpeisiin. Hyvinvointialueiden aloittaessa toimintansa vuonna 2023, siirtyi kunnista ja kaupungeilta suuri määrä tietojärjestelmiä ja niihin liittyviä sopimuksia hyvinvointialueiden vastuulle. Sopimusten hallinnassa havaittiin puutteita ja epäselvyyksiä, jotka vaikeuttivat sopimusten löytämistä ja tulkintaa.

Opinnäytetyön teoriaosuudessa käsiteltiin tietojärjestelmäsopimusten tekemiseen liittyviä yleisiä määritteitä ja käsitteitä. Työn tuloksena syntyi kattava ja selkeä sopimusohje, joka sisältää muun muassa sopijaosapuolten tiedot, sopimuksen taustan ja tavoitteet, sopimuksen kohteen ja sisällön, palvelun kehittämisen ja hallinnan, palvelun laadun, tietoturvan ja tietosuojan, vastuut ja velvollisuudet, raportoinnin, hinnat ja veloitusperusteet sekä sopimuksen voimassaoloajan ja päättämisen ehdot.

Ohjeeseen sisällytettiin myös tarkistuslista, joka auttaa varmistamaan, että kaikki tarvittavat dokumentit ja niiden sijainnit on otettu huomioon tietojärjestelmäprojektin aikana ennen kuin järjestelmä siirtyy tuotannon aikaiseen ylläpitoon. Tämä opinnäytetyö tarjoaa selkeän ja yhtenäisen pohjan tietojärjestelmäsopimusten tekemiseen ja hallintaan, mikä helpottaa sopimusten hallintaa ja parantaa niiden laatua.

The purpose of this thesis was to develop guidelines for creating and managing information system contracts for the needs of the IT administration of the Northern Ostrobothnia welfare area, Pohde. When the welfare areas started operating in 2023, a large number of information systems and related contracts were transferred from municipalities and cities to the responsibility of the welfare areas. Deficiencies and ambiguities were found in contract management, which made it difficult to find and interpret contracts.

The theoretical part of the thesis dealt with general definitions and concepts related to the creation of information system contracts. The result of the work was a comprehensive and clear contract guide, which includes, among other things, the information of the contracting parties, the background and objectives of the contract, the subject and content of the contract, service development and management, service quality, information security and data protection, responsibilities and obligations, reporting, prices and billing principles, as well as the validity period and termination conditions of the contract.

The guide also included a checklist that helps ensure that all necessary documents and their locations have been taken into account during the information system project before the system is transferred to production. This thesis provides a clear and unified basis for creating and managing information system contracts, which facilitates contract management and improves their quality.