Tiedonhallinnan ohjaus ja kehittäminen Imatran kaupungissa

Abstract

Tiedon prosessointi ja hallinta on tärkeä osa nykyorganisaatioiden toimintaa, myös julkisella sektorilla. Opinnäytetyön aiheena oli tiedonhallinnan ohjaus ja kehittäminen Imatran kaupungissa, tavoitteena tarkastella kohdeorganisaation tiedonhallinnan nykytilaa ja kehittämistarpeita tulevaisuutta silmällä pitäen sekä kehittää ohjeistus, joka koordinoi lainsäädännön ja muiden säädösten velvoitteet sekä toimii mallina tiedonhallinnan toteutuksessa kaikissa kaupungin asiakirjallista tietoa käsittelevissä yksiköissä. Tarkoituksena on selkeyttää tiedonhallinnan, asiakirjahallinnan ja arkistotoimen yleisiä ja yhteisiä tavoitteita, antaa toimintaohjeita yksiköille sekä varmistaa tasalaatuinen, lakien ja oikeusperiaatteiden sekä hyvän hallinnon periaatteiden mukainen ja kehityksessä mukana pysyvä tiedonhallintakäytäntö Imatran kaupungin toimintaympäristössä.

Opinnäytetyön tietoperustana hyödynnettiin kirjallisuutta, artikkeleita ja julkaisuja sekä Imatran kaupungin sisäisiä aineistoja (intranet, asianhallintajärjestelmä ja muut tietojärjestelmät, Teams-kanavat, verkkolevyt). Tutkimuksessa selvitettiin haastatteluja, kyselytutkimusta ja havainnointia käyttäen, miten kaupungin johto ja muu henkilökunta hyödyntävät tietoa ja mitä toiveita heillä on tiedonhallinnan kehittämisen suhteen. Opinnäytetyö toteutettiin laadullisena toimintatutkimuksena ja sen lähestymistapa oli pääosin deduktiivinen.

Tutkimuksen tulokset ja johtopäätökset mahdollistavat henkilökunnalle järjestelmien, asiakirjojen ja käsiteltävän tiedon oikeanlaisen hyödyntämisen – sitä kautta koko kaupungin toiminta tehostuu, tiedonhallintalain vaatimuksiin vastataan ja muutos näkyy positiivisesti myös kuntalaisten ja muiden sidosryhmien suuntaan. Opinnäytetyön ohessa syntyi tiedonhallintalain ja muiden säännösten velvoitteet täyttävä tiedonhallinnan toimintaohje kaupungille.

Information processing and management are an important part of the operations of modern organizations, including in the public sector. The topic of the thesis was the guidance and development of information management in the city of Imatra, with the aim of examining the current state of the target organization's information management and development needs with an eye on the future, and developing guidelines that coordinate the obligations of legislation and other regulations and serve as a model for the implementation of information management in all units of the city that handle documentary information. The purpose is to clarify the general and common goals of information management, document management and archival activities, provide operating instructions to the units, and ensure uniform information management practices that are in accordance with laws and legal principles and the principles of good governance and that are constantly evolving in the operating environment of the city of Imatra.

The thesis used literature, articles and publications as well as internal materials of the City of Imatra (intranet, case management system and other information systems, Teams channels, online boards) as the knowledge base. The research examined, using interviews, surveys and observations, how the city's management and other staff utilize information and what their wishes are regarding the development of information management. The thesis was carried out as qualitative action research and its approach was mainly deductive.

The results and conclusions of the study enable the staff to make the correct use of systems, documents and the information being processed – this will make the entire city's operations more efficient, meet the requirements of the Information Management Act and the change will also be seen positively by the residents and other stakeholders. The thesis was accompanied by information management guidelines for the city that meet the obligations of the Information Management Act and other regulations.